排版是让很多人头疼的问题，尤其到了写毕业论文的时候，文档内容多、篇幅长。这里给大家提供一份word排版使用技巧。
当然，论文的排版其实不算太难，难的是排版时的顺序，先做什么再做什么，才能尽量避免无用功。
本文档从写→修→审→存→辅这一过程教你排版的技巧，并且是经过我亲自使用过的。
第一部分、 写
一、保存设置
设置自动保存
避免因停电、电脑突然卡死等情况，让Word一定时间保存一次
文件选项卡——>选项——>保存（重大修改时：手动保存ctrl+s）
自动保存.jpg
[ 注：时间要控制好，太长起不到保护的作用，太短影响正常使用，推荐10分钟左右 ]
云盘同步
自动同步到云端（如：OneNote，百度云，坚果云）
百度云.jpg
坚果云.jpg
分章节保存
将各个章节保存在不同文件中，最后写完后合并文档
插入选项卡——>文本——>对象下拉选项：文件中的文字
插入文件中的文字.jpg
[ 注：养成良好的文件命名顺序很关键 ]
二、选项设置
文件——>选项——>高级（包括但不限于）
选项高级设置.jpg
[ 注：这些选项的设置可以使你的效率大大提高 ]
下图的HTML显示如果勾上，文章的缩进单位等都会统一为像素，建议不勾选
HTML像素.jpg
三、页面设计
布局选项卡——页面设置扩展小三角
页面设置扩展三角.jpg
根据要求设置页边距、纸张方向
页边距设置.jpg
纸张设置.jpg
四、格式清除（有图片的先粘贴后清除格式）
- 选择性粘贴——>只保留文本
只保留文本.jpg
- 或粘贴后在开始选项卡——>字体中单击清除所有格式
清除所有格式.jpg
- 删除多余空行替换：^P ^P 为 ^p；
- 删除手动换行符：替换^|为空（详见参考文献）
五、常用标点符号
| 名称 | 符号 | 按键 |
|---|---|---|
| 省略号 | …… | shift+6 |
| 间隔符 | · | tab上方的键 |
| 中国钱币符 | ￥ | shift+4 |
| 顿号 | 、 | Backspace键周围 |
[ 在中文输入状态 ]
键盘.jpg
注：其他符号可用插入选项卡——>符号中选择或用输入法的符号来代替，如下
插入符号.jpg
其他符号.jpg
搜狗符号.jpg
六、图片
打开选择窗口，更好的选择图片（ALT+F10）
开始选项卡——>编辑——>选择——>选择窗口
选择窗口.jpg
七、公式
插入选项卡——>符号——>公式，在公式工具选项卡——>工具——墨迹公式，手动书写，自动识别（识别率不是很好）
墨迹公式.jpg
八、表格
插入选项卡——>表格——>插入表格（或插入excel表格）
插入表格.jpg
复制excel的表格，粘贴时选择链接与保留原格式
表格保留原格式.jpg
跨页重复标题行：
表格属性设置文字环绕为无，然后选中第一行，单击重复标题行
附：光标定位于表格最后一个单元格，按tab键新建一行
光标定位于表格某一行最后的换行符后，按enter键在下面插入一行
光标定位于某一单元格，按ctrl+shift+enter键，可将表格拆分
九、标题、参考的位置（如：参考文献、图的引用）醒目
可以利用加粗、增大文本，给文本设置背景、边框、阴影等效果
开始选项卡——>字体
文本醒目效果.jpg
十、（附）善用分节
善用分节可以很好的将文章分为几部分，各部分不会相互影响，便于之后的设置页眉页脚
布局选项卡——>分隔符——>分节符——>下一页（通常用于各部分相接位置，如封面、摘要、目录、正文、附录之间）
分节下一页.jpg
注：将目录、参考文献页空出且参考文献页位于文件最后（后期自动生成）
第二部分、 修
一、样式、多级列表
- 开始选项卡——>样式——>下拉列表——>创建样式
创建样式.jpg
样式命名.jpg
- 给样式命名后点击修改（或在某种样式上右击，选择修改，推荐）
样式修改.jpg
- 这里可以更具体地设置字体、段落、编号等样式
样式格式.jpg
具体如下图，注意图中框选的地方，是论文常常要求更改的
字体设置.jpg
段落设置.jpg
编号与项目符号.jpg
编号格式.jpg
注：当然,也可以设置好格式后在需要更改的样式右击，选择更新以匹配
- 对于多级列表的设置也可在开始选项卡——>段落——>多级列表中设置
段落多级列表.jpg
定义新的多级列表，调整各级列表的链接样式，注意以下框选的位置的设置，一般将编号之后选择为空格
定义多级列表.jpg
- 应用各样式（可用快捷键）
注：摘要、封面使用不同于文章的正文样式（防止正文修改样式后所带来的灾难性后果，因为所有的样式都是基于正文样式所作出的更改）
二、图表
- 插入题注
引用选项卡——>题注——>插入题注
插入题注.jpg
- 新建标签（图）
题注新建标签.jpg
新建标签.jpg
- 题注编号
题注编号.jpg
-
引用
-
引用选项卡——>题注——>交叉引用
题注交叉引用.jpg
或插入选项卡——>链接——>交叉引用
链接交叉引用.jpg
- 设置交叉引用
设置交叉引用.jpg
[ 注：快速定位图片如下 ]
视图选项卡——>显示——>勾选导航窗格后，如图单机放大镜后面的下拉三角，选择对应的即可
快速定位图片.jpg
三、公式
需求：公式位于行中心，公式题注与公式同行，居右对齐，为“（2-1）”样式，包括圆括号，且需要引用处只引用“公式（3-1）”字样
- 单击左侧制表位对齐方式按钮，然后在标尺上合适位置单击插入制表位
标尺.jpg
单击tab键，使其跳转到制表位位置
-
回车换行后插入题注，同图表（这里可设置标签为“（”，然后在样式示例最后加上“）”）
-
返回公式所在行的最后位置，按ctrl+alt+enter（既命令中的样式分隔符）键，完成题注插入
-
重复使用时可以使用自动图文集工具，操作如下：
注：图片与文本也可以使用自动图文集 -
文件选项卡—→选项—→快速工具栏—→不在功能区中的命令—→添加自动图文集
添加自动图文集.jpg
- 在已设置好公式格式的位置，单击快速工具栏中刚才插入的自动图文集工具，将所选保存为新的图文库
保存为新的图文集库.jpg
- 在需要插入公式的位置，单击快速工具栏中的自动图文集工具，单击应用刚才的样式
应用自动图文集.jpg
- 对公式部分进行修改
修改公式部分.jpg
- 引用方法同图表交叉引用
四、参考文献
- 在需要插入参考文献的地方插入尾注
首次：引用选项卡——>脚注扩展小三角
脚注扩展三角.jpg
脚注和尾注.jpg
注：如果参考文献后还有新的节，这里必须选择节的结尾
再次：引用选项卡——>脚注——>插入尾注即可
- 输入所参考的文献资料名称
- 重复步骤（1）（2），直到所有要参考的文献（不包含重复引用）全部插入
- 将尾注置于参考文献节
将鼠标定位于前面不是参考文献的节中的某一段，在布局选项卡—→单击页面设置扩展三角，在打开的对话框中切换到版式，勾选“取消尾注”，这样尾注内容会移动到下一节中，重复该操作，直到所有的尾注均移动到参考文献节中。
版式设置.jpg
- 格式替换
- 开始选项卡——>编辑——>替换（ctrl+h）
编辑替换.jpg
- 查找与替换，按照图片所示，输入查找与替换内容，全部替换
查找和替换.jpg
注：e表示尾注，&表示查找栏中的文字，[ ]是设置格式，这些也可以通过图片框线右侧的特殊格式选择实现
- 去除尾注分隔符横线
- 视图选项卡—→视图—→草稿
视图草稿.jpg
- 引用选项卡——>脚注——>显示备注，选择查看尾注区，确定
显示尾注.jpg
- 依次选择尾注分隔符、尾注延续分隔符，然后删除
删除尾注.jpg
- 返回页面视图可以点击右下角的页面视图标志
页面视图标志.jpg
- 对于重复引用参考文献的地方，使用如图交叉引用，引用内容为“尾注编号”
尾注交叉引用.jpg
注：修改，全选文章后右键更新域（或F9快捷键）；双击文档最后的尾注，可返回标记的位置。
五、目录生成
- 引用选项卡——>目录——>目录下拉列表——>自定义目录
自定义目录.jpg
- 注意以下框选的位置
目录设置.jpg
- 点击修改，为各级别标题修改样式
标题样式修改.jpg
六、页眉和页脚
- 插入页眉（可双击页面上方或插入选项卡——>页眉和页脚——>页眉，双击页面内区域退出）
注意：当当前页面页眉不同于以上页面页眉时，取消链接到前一条页眉，这时一定要分节，一般调整图中框选的位置
页眉页脚设置.jpg
- 当页眉要插入该章节标题时，在页眉和页脚设计选项卡——>插入——>文档信息——>域（文档部件中的域同理）
文档信息域.jpg
文档部件域.jpg
- 选择域名如图，注意图中框选位置设置
域设置.jpg
- 在插入页码中，设置页码格式
设置页码格式.jpg
- 注意以下位置的设置
页码格式.jpg
- 设置样式同普通文本设置方法一致
- 选中后进行字体设置（ctrl+d）
- 注：如果要求没有页眉横线时，只要选择文本（包括回车符），然后在开始选项卡——>段落中找到边框，选择无边框即可
七、全选（ctrl+a）后右键更新域(F9)
八、满足页面美观，可适当增加、减少文字（这部应应用于“修”的全部过程）
第三部分、 审
一、图、表错位
二、样式未应用
三、页眉、页脚格式
四、链接失效
第四部分、 存
多版本
上交浏览的电脑可能不是编辑文档时所用的office版本，建议另存为一个兼容版本（.doc）
PDF版
打印时使用，避免因软件或软件版本不同造成的排版错乱
压缩文件
上交Word及其他相关文件电子版
第五部分、 辅
一、快捷键
ctrl快捷键
| 快捷键 | 操作 |
|---|---|
| ctrl | 不连续选择 |
| ctrl+A | 全选 |
| ctrl+B | 字符变为粗体 |
| ctrl+C | 复制 |
| ctrl+D | 设置字体 |
| ctrl+E | 段落居中 |
| ctrl+F | 查找 |
| ctrl+G | 定位 |
| ctrl+H | 替换 |
| ctrl+I | 字符变为斜体 |
| ctrl+J | 两端对齐 |
| ctrl+K | 插入超链接 |
| ctrl+L | 左对齐 |
| ctrl+M | 段落缩进 |
| ctrl+N | 新建文档 |
| ctrl+O | 打开新文档 |
| ctrl+P | 打印预览 |
| ctrl+Q | 删除段落格式 |
| ctrl+R | 右对齐 |
| ctrl+S | 保存 |
| ctrl+T | 悬挂缩进 |
| ctrl+U | 为字符添加下划线 |
| ctrl+V | 粘贴 |
| ctrl+W | 关闭窗口 |
| ctrl+X | 剪切 |
| ctrl+Y | 反撤销 |
| ctrl+Z | 撤销 |
| ctrl+[ | 逐磅缩小字号 |
| ctrl+] | 逐磅放大字号 |
| ctrl+0 | 在段前添加一行间距 |
| ctrl+1 | 单倍行距 |
| ctrl+2 | 双倍行距 |
| ctrl+5 | 1.5倍行距 |
| ctrl+6 | 清除超链接 |
| ctrl+F10 | 最大化窗口 |
| ctrl+F12 | 打开文档（资源管理器界面） |
| Ctrl+enter | 分页符 |
| Ctrl+= | 下标 |
| Ctrl+shift+= | 上标 |
Shift快捷键
| 快捷键 | 操作 |
|---|---|
| shift | 选择光标所在位置到光标移动到的位置（该过程按住shift键） |
| Shift+↓ | 下一行 |
| Shift+↑ | 上一行 |
| Shift+← | 下一行 |
| Shift+→ | 上一行 |
| Shift+PageDown | 下一屏 |
| Shift+PageUP | 上一屏 |
| Shift+End | 行尾 |
| Shift+Home | 行首 |
| shift+F3 | 切换已输入字母大小写 |
| shift+F5 | 定位到上次编辑的位置（总共可使用三次） |
| shift+enter | 手动换行符 |
| shlft+space | 半角/全角切换（输入法） |
组合快捷键
| 快捷键 | 操作 |
|---|---|
| ctrl+shlft+. | 增大字号 |
| ctrl+shlft+, | 减小字号 |
| ctrl+shlft+C | 复制文本格式 |
| ctrl+shlft+V | 粘贴文本格式 |
| [ 注 ] | 以上两种相当于使用格式刷 |
| ctrl+shlft+B | 放大加粗字体 |
| ctrl+shlft+D | 增加双下划线 |
| Ctrl+ Shift+J | 分散对齐 |
| Ctrl+ Shift+N | 应用“正文”格式 |
| Ctrl+ Shift+F9 | 清除超链接 |
| Alt+Ctrl+1 | 应用“标题1”样式 |
| Alt+Ctrl+2 | 应用“标题2”样式 |
| Alt+Ctrl+3 | 应用“标题3”样式 |
| Ctrl+ Shift+W | 只给字、词加下划线、不给空格加下划线 |
| ctrl+shift+home | 选中光标到文档开头的所有文字 |
| ctrl+shift+end | 选中光标到文档末尾的所有文字 |
| ctrl+shift+up | 选中光标所在的向上的一个段落（可连续选择） |
| ctrl+shift+down | 选中光标所在的向下的一个段落（可连续选择） |
| Ctrl+ Shift+↑ | 段首 |
| Ctrl+ Shift+↓ | 段尾 |
| Ctrl+ Shift+← | 单词开始 |
| Ctrl+ Shift+→ | 单词结尾 |
| ctrl+shift+= | 上标 |
| ctrl+= | 下标 |
| ctrl+shift+8 | 显示/隐藏编辑标记 |
其他快捷键
| 快捷键 | 操作 |
|---|---|
| F2 | 重命名 |
| F4 | 重复上一次的操作 |
| F5 | 定位 |
| F12 | 另存为 |
| Home | 一行开始 |
| End | 一行末尾 |
| Alt | 按住，选择矩形区域 |
| Alt+tab | 切换应用程序 |
| Alt+Ctrl+1 | 应用“标题1”样式 |
| Alt+Ctrl+2 | 应用“标题2”样式 |
| Alt+Ctrl+3 | 应用“标题3”样式 |
| Ctrl+ Shift+N | 应用“正文”格式 |
| Alt+Ctrl+V | 选择性粘贴 |
| Alt+Shift+D | 插入当前系统日期 |
| Alt+Shift+T | 插入当前系统时间 |
二、格式刷
单击使用一次，双击使用多次，按Esc键退出格式刷
三、标尺
视图选项卡——>显示——>勾选标尺
可设置制表位对齐方式、首行缩进、悬挂缩进、对其位置等
四、自动图文集（详见公式样式修改）
五、查找与替换
格式查找与替换
特殊格式
通配符
详见另一篇文档
六、快速定位（F5）
快速定位.jpg
还有查找功能的定位
七、上下窗口浏览修改
视图选项卡——>窗口——>拆分
八、并排查看
视图选项卡——>窗口——>并排查看（需打开两个以上文件，如：论文与论文的要求）
九、大纲视图
快速调整大纲级别
视图选项卡——>视图——大纲
十、宏
重复多个步骤，可录制多个宏
视图选项卡——>宏——>宏下拉选项或开发选项（需要自己在选项卡中开启）或程序底部文档信息区（如果没有可以在底部右击选择宏录制）
宏录制.jpg
应用：如本文的插入题注部分
十一、插入、改写状态
注意在打字后如果后面的字变没了，则应用了改写状态（按ins键切换）
在程序最低端右击，选择改写
插入改写状态.jpg
插入改写切换.jpg
十二、历史记录
在快速工具栏中单击撤销下拉箭头
历史记录.jpg
十三、表格法对齐文本
对于有绝对对齐关系的文字，可以使用表格，然后选择无边框
十四、其他
Ctrl+鼠标滚轮 调整页面显示比例
选中图片、形状等对象，按住ctrl+方向键可进行微调
本手册一直更新，并补充一些新内容
最后更新时间： 2018-07-19
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