举办一场大型活动，通常会涉及到成百上千的人员与事务，其中纷繁复杂、环环相扣，难怪在《红楼梦》中，王熙凤凭借办好了宁国府的白事，树立了能当家办事的形象。要办好大型活动，得在心里织一张网，将所有的人与事，按照逻辑主线串联起来。
逻辑的纵向线是时间轴，根据时间，将整个活动分为事前筹备、事中服务和事后总结三部分。逻辑的横向线是事务类别，最基本的就是分成对物与对人两大类。下面就从这两条逻辑线路展开，去具体分析如何织好一张大型活动的网。
用时间轴规划好一场活动
顺着时间轴线往前构思一场活动，有利于理顺活动的各个环节，并做好进度安排。事前筹备环节如同建筑的地基，是最需要周密安排，也是最花时间的一环，需要想清楚每一个要做的步骤，以及该步骤涉及的所有2级、3级等更细致的工作。
事前筹备阶段
1. 制定活动方案
这是整个活动的大框架，一切后续活动及进度安排，都是基于活动的方案。在这一步，需要定下活动的时间、地点、参会人员、拟邀请嘉宾、人数、主要议程、预算等内容。方案的制定，通常需要多次开会讨论，一点点明确，如涉及多个部门的，还需要召集跨部门会议，并明确每个部门的职责。
2. 活动的申报
根据活动性质的不同，有些大型活动涉及到审批问题，因此需明确举办该活动之前，需要向哪些部门提请申报，并在规定时间内通过制定渠道申请报批，并拿到所有涉及部门的有效批复。
3. 活动的通知
这个步骤不是单纯的发一条消息，告知有某个活动。通知属于信息的外向传导，信息传导需明确传导途径、接受对象与反馈效果。因此在这一步骤需先根据活动主题，起草能吸引受众的通知。然后，制定拟邀请参会人员名单，如有特邀嘉宾，应为其制作专属邀请函及对接方案。接着要根据邀请人员的不同类型，决定是采用网络、纸媒、电话、传真、信函或是微信进行邀请。需要注意的是，除了面向大众的网络和纸媒，其余具有定向性的途径，都需要和受邀对象确认反馈信息，在有效期内得到明确正面反馈的，才是真正参与活动的对象。最后，根据接受者的回复，落实参与活动人员，仔细核对名单，以备后续使用。
4. 确定活动场地与布置
大型活动通常需要专用的举办场地，应根据活动类型提前挑选合适的场地，并到实地去做场地及服务确认和费用的协商。确定场地后，则要根据活动需求，设计合适的现场布景，安装好配套设备。特别要注意，如果活动有发言环节，要合理布置主席台位置、大小、出入路径等，还需要留意话筒、灯光、电源、电脑等设备；如有涉及到名卡摆放，摆放的位次顺序，最好和相关人员确认。
5. 准备活动材料
一般大型的活动，都会准备相应的活动指南、活动简介、活动配套物品等。一些专业性较强的活动，还会准备专业的会议材料、行业资料等。这些文件，在筹备阶段，都应搜集、整理、设计制作成相应的册子或是汇编，更进一步的，可以设计活动专属的文件袋，附上纪念小礼品，搭配成套，以备在活动现场进行发放。
6. 制作会务材料
这里的会务材料分为2类，一类是会场用的，一类是供进出会场用的。首先是会场内用到的会务材料，包括纸笔文具、桌卡议程、签到表格、现场座位图等，应事先准备好后，按顺序放置在对应的位置。其次是进出会场需要用到的材料，如参会证件、邀请函件、车辆通行证等证件。
7. 安排食宿交通接待
有较多外来人员参与的活动，尤其要安排好每个人的吃住行问题，一个小的疏忽，影响的是一个人的完整活动体验。在这个步骤需要做2件事，一是提供信息选择，二是明确对方需求。住宿方面需先提供活动现场附近可选的酒店信息，告知价位与交通等信息供选择，部分特邀的人员或是有特殊情况的人员，还可以协助其预定；餐饮方面要确定是安排集体用餐还是分批用餐，桌餐还是自助餐，了解对方的饮食忌口等；出行方面，要告知各类交通方式抵达活动场地的途径、时间和费用，了解对方采用何种出行方式，必要时做好统一的车辆安排与调度。在明确每个活动参与者的需求后，应做好相应的登记和分类工作，以便对应接待好每个人。
8. 安排媒体宣传
提前联系好宣传部门及相关的媒体人员，在活动前提供相关活动背景材料及通稿，在现场安排好媒体人员专座。有人物采访环节的，需做好人员协调衔接。
事中服务阶段
事中，是一项活动在准备多时后的绽放阶段，它最大的特点就是井然有序中暗藏种种不确定因素。
井然有序是指，活动设置的各个环节，即日程安排，引导着所有人在同一时间、地点做着相同的事。事中的各环节通常包括以下几项：
1. 活动人员的报到与接待。在人员抵达活动地点后，应迅速接待、引导，做好签到登记，并发放相关的活动材料，在活动开始后要汇总统计到场人数，记录情况，做好未到场人员的联络。特邀嘉宾应有专人接待引导到指定的位置。
2. 活动各环节的衔接。在同一场地进行的活动，需要做好各项议程的衔接、嘉宾上下场的衔接、茶歇及午晚餐的衔接；在不同场地进行的活动，还需要做好不同场地间中转、引导与接待的衔接。
种种不确定是指，即便大方向是按照事先设定的程序在走，难免会出现各类意向不到的状况，有些状况甚至会改变原定流程，此时就需要有特定的人员负责专项事务的应急处理。这个在逻辑的第二轴线再详谈。
事后总结阶段
一场活动进行到日程的最后一个环节，并不意味着活动的完结。事后的阶段同样重要。事后除了协助一些滞留人员的行程安排之外，更重要的是做好自身的总结工作。
1. 做好活动各方面材料的整理、归类、汇总，以便留档。
2. 分析梳理本次活动中的成功经验和不足之处，为后续活动提供借鉴。
3. 保持好和活动各方面协助人员和商家、媒体人员的沟通联系，为下次活动做好资源和人员的储备。
以对物和对人的视角去办好一场活动
用时间轴线将活动由始至终进行梳理后，活动的“形”已清晰可见，但要让活动真正“动起来”，则需要配备好物和人。
一场活动会需要哪些“物”？
一场好的活动办下来，离不开各种像模像样的“物”。表面上我们谈及的是各种活动物料，实际上我们是在协调所有和会议举办相关的物料供应商。一场活动会涉及到各类不同的供应商，如下：
1. 场地提供者。有的是室内的场所，有的需要现场搭台；有的会配套提供现场服务人员，有的则组员自行组织人员候场。
2. 餐食提供者。有的出租活动场所的供应商会配套提供饮用水、茶歇、餐食，有的需要自行购置或另行安排用餐地点。
3. 会场物料提供者。一方面是文传公司，负责设计会场背景、邀请函、桌签、证件、横幅等，有特殊活动环节的，还需要设计相关活动。另一方面是物料制作公司，通常文传公司会有合作的制作公司来完成设计方案，如果没有合作公司，则需要另行找人来制作与安装布置会场。
4. 车辆出行提供者。大型活动中人员的接送需要联系好大巴车，而特邀嘉宾的接送则需安排专人专车。
5. 活动材料制作者。活动的册子、须知、简介、汇编等需要打印、装订、制作、包装的材料，需要专业的文印工作承接。
6. 摄影摄像提供者。活动现象的影像留存、活动人员的集体合照、活动的宣传报道，都需要专业的传媒工作者给予配合。
一场活动会需要哪些“人”？
活动环节理顺了，物料也备齐了，万事俱备，就差人员了。一场活动在策划上周密详尽，还得依靠人员将其落到实处，才算是真的尽善尽美。这里提到的人，不详述活动的决策者和管理者，要讨论的是完成活动需要用到的人。根据活动的需求，一般可以将协助活动开展的人员分为以下几大类：
1. 物料协调人员。负责与给类提供物料的供应商沟通需求，确保物料到位。
2. 信息材料整理人员。负责整理参会人员的信息、制作会议材料需要的资料。
3. 活动接待人员。负责与参加活动的人员对接沟通，确定其行程安排和需求，做好事前对接、事中接待指引和事后的送行咨询等事务。
4. 会场人员。会场人员应根据需要，各司其职，做好物资搬运、接待、签到、引导入座、秩序维护、设备调试、话筒递送、现场咨询与提示等等在现场可能会发生的各类事情，保障活动高效、顺利开展。
办一场活动，就是在一个时间段内完整地经历了某件事从发生到结束。一张活动的大网，有千千结、有环环扣，需要参与人员的统筹组织、灵活处理，最关键的是，保持一颗大大的责任心，把握每个环节，做好每个细节。
网友评论