作为研讨会主持人，您的主要目标是激发建设性讨论。为此，您需要找到一种方式让人们分享他们的想法，共同决定什么是好的，并排除行不通的想法。
自然地，您需要学习一些技巧来有效地管理人员和处理不同的情况。请记住，引导技巧主要是人际交往能力。
主持人的主要工作
促进者的工作是创造一个团队可以充分发挥其潜力的环境。这意味着有利于人们想出最好的想法来实现研讨会的目标。
促进者是决策专家和优秀的问题解决者。但是，更重要的是，他们将团队的整体成果放在首位。他们的工具包包括材料、活动和促进技巧，可以帮助使研讨会富有成效、参与性、友好、合作和有趣。
在哪里举办研讨会
尽快为您的研讨会预订会议室或空间。寻找有足够空间走动的更大房间——您需要空间将参与者分成更小的组并与他们互动。
确保座位舒适且照明良好。较小的桌子更可取，因为它们很容易为不同的活动重新布置。
最重要的是，确保你有足够的空间写下东西或贴上便利贴。这可以是大白板、玻璃门或墙壁空间的形式。
房间里有投影仪和屏幕是一大优势。如果没有，您也可以随身携带便携模型。
促进远程研讨会
大流行后，许多公司转向灵活工作或在家工作。这意味着您可能需要在线促进您的设计研讨会。
远程研讨会面临许多挑战。常见问题包括难以建立强烈的情感融洽关系、参与度低、分心和技术困难。从好的方面来说，在线召开会议可以为您的组织节省旅行时间和金钱，并且在长途旅行的情况下有利于环境。
共享工作区画布，如 Miro, FigJam, Mural，其他人可以帮助您直观地思考。调度工具如Calendly 或者 Rally 更容易找到与团队中每个人会面的最佳时间。像这样的工具SurveyMonkey 和 TypeForm非常适合获得反馈。
Nielsen Norman Group 列出了计划远程研讨会时要采取的 3 个基本步骤：
• 使用您的团队习惯使用的工具提前准备文件。
• 腾出时间进行团队建设和热身，并为每个研讨会活动安排额外的时间。如果您的团队没有时间进行同步会议，则运行异步研讨会。
• 通过书面提醒、邀请和口头提醒，在研讨会之前、期间和之后清楚地传达期望和目标。
正面和负面
在研讨会内制定讨论规则时，明确表示您欢迎负面反馈。这对于想法的验证和阐述至关重要。
每个设计过程都始于一个想法。这个想法在成为最终解决方案之前经历了很多改进。团队的不同成员审查项目并努力使它们变得更好。
随着分歧或冲突，想法可以从一个简单的火花发展为一个成熟的设计。团队一起工作以证明执行项目的所有决策的合理性。冲突也有助于阐述想法。当对一个想法有不同意见时，设计师可以互相强迫对方填写设计中所有缺失的细节。
在冲突结束时，最终做出的决定应该经过检验和澄清，以使所有相关人员都满意。每个人都不需要就所有事情达成一致。目标是达成共识，让所有参与者都理解所做的决定及其背后的理由。
拥抱冲突
当冲突出现时，拥抱它们。任何形式的摩擦都只是不同性格和观点的结果。作为协调人，你的工作是引导它朝着建设性的方向发展。如果处理得当，研讨会讨论会建立团队信任并导致积极的前进。
专业主持人 Nancy Settle-Murphy 提供了以下关于如何处理不同观点的技巧：
• 鼓励坦诚的意见。而不是问，“有人不同意 Jen 的提议吗？” 尝试类似这样的话，“是否担心它会如何影响最终结果？”
• 当你听到真正的异议时，要认出它。区分真正的怀疑与间接否认（“这个想法足够好但是……”）、叛逆（“我不喜欢被别人牵着鼻子走”）或听天由命（“我会同意，但我不会参与”）。
• 不要惩罚那些不同意的人。当有人提出不同的观点时，用你的语气和语言表达真正的好奇心。这通常会引发讨论，团队成员意识到他们比以前想象的更一致。
• 当讨论不再具有建设性时结束讨论。您可以安排稍后的会议，授权某人做出最终决定，或提出折衷方案。
确保听到贡献者的声音
一个好的促进者是一个好的倾听者。积极倾听最明显的好处是它可以让你更有效地获取和理解信息。但还有另一个重要的好处——被倾听会激励人们。您的关注会鼓励参与者提出他们最好的想法。
这里有一些技巧可以帮助您成为更好的倾听者：
• 专注于谈话并全神贯注于说话者。
• 注意肢体语言——用不同的面部表情说同一句话可能有相反的意思。
• 给予鼓励性的口头暗示以表明您正在倾听：“是的，我明白了”、“嗯嗯”或“我明白了”等例子。
• 澄清和解释信息——这将确保你完全理解某人的观点。
• 问问题。诸如“告诉我更多关于这个想法”的开放式问题表现出兴趣。澄清诸如“你的意思是......？”之类的问题确保您听到了正确的信息。
• 避免判断。被评判的感觉并不能鼓励人们敞开心扉。
鼓励害羞的贡献者
当您开始组织研讨会时，您会注意到人们在会议中的行为有何不同。有些人主宰谈话，很容易分享他们的想法。除非直接询问，否则其他人往往会保持沉默。
一个人的社交方式并不能说明他们想法的质量。为了从每个人那里获得平衡的意见，鼓励害羞的人说出来。以下是有关如何执行此操作的一些提示：
• 平衡贡献。 一些参与者可能因为害怕被切断而没有贡献。为避免这种情况，请确保每个人都有时间发表意见。您可以通过让人们轮流发言或要求每个人提供特定数量的贡献来做到这一点。
• 删除口头贡献。 一些参与者可能有绝妙的想法，但在公开场合发言时感觉不舒服。如果你想要他们的意见，你可能需要消除谈话的需要。例如，让大家把自己的想法写在便利贴上，默默地贴在黑板上，然后根据这些想法引导讨论。
故意保持沉默
故意沉默是主持人工具包中的一个很好的工具。研究表明，说英语的人对谈话中超过 4 秒的沉默感到不舒服。我们试图填补这些沉默以形成社会联系。沉默有两种作用：
• 它邀请响应并表示兴趣
• 它鼓励人们更深入地思考并在他们的答案中添加细节
沉默对于害羞的参与者特别有效。例如，在每个人都被一一询问意见的情况下，并不是每个人都以相同的速度做出回应。如果您没有立即得到答复，请不要急于询问下一个人。相反，让参与者收集他们的想法并表明您正在倾听。
你怎么能那样做？不要说什么，甚至不要点头；只是保持目光接触。如果你忍不住要填补沉默，请温和地邀请参与者用“告诉我更多关于那个”或“你对此有何看法？”之类的短语进行详细说明。
四秒钟比他们感觉的要长。要制造 4 秒的沉默，请在脑海中数到 7。如果您必须做某事，请在继续数数的同时喝一口水。
出现问题时该怎么办
为事情会出错的事实做好准备。即使您以前主持过同一个研讨会，新参与者的行为也不一定像以前的参与者那样。
有些活动可能需要更长时间；其他人可能比计划提前完成。你可能会搞砸给出指示，或者参与者可能不热情。您可能计划在下一个活动中使用一个活动的结果。你可能会错误地带上永久性记号笔而不是白板笔，或者你指望的投影仪可能会坏掉——发生事故的可能性是无穷无尽的。
您需要能够随时更改计划并即兴发挥。一种方法是按照您的计划准备替代活动。有一个主持人的笔记本手头会给你一个很大的优势。在研讨会期间浏览文档，从更适合您情况的活动列表中进行选择。随着时间的推移和练习，你将能够只用你的记忆来做到这一点。
遗留问题
它可以是有形的，如便利贴或白板，也可以是数字的，如 Miro 板或 Google Doc。
遗留问题有哪些：
• 您想稍后解决的离题想法
• 您现在无法回答但值得在未来研究的问题
• 无法在研讨会期间采取行动但可以成为很好的后续话题的评论
确保人们知道问题会被解决，安排时间在研讨会结束时或在 1-2 天后的单独会议上讨论遗留的项目。
将遗留问题讨论与最初的会议分开有助于人们从新的角度看待想法。
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