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如何写一封好的邮件

如何写一封好的邮件

作者: 人生值得 | 来源:发表于2019-02-12 10:46 被阅读0次

一封好的邮件,到底应该长什么样呢?我们与人见面的基本礼仪,不是貌美如花,而是干干净净。一封好的邮件也一样。简洁、干净,是基础。然后才是你的风格。怎么做?

第一,正式的显示名和总结性的标题。

邮件接收者首先看到的是两样东西:你的显示名,和邮件标题。

所以,邮件礼仪的第一步,就是用真名。比如“刘润”,或者“润米咨询-刘润”。个性化、诗意化,尤其是二次元的名字,比如“还好只是近黄昏”,“一只特立独行的猪”可以用在你的QQ签名上,不要用在商务邮件里。

然后是标题。用不到20个字,总结这封邮件的核心内容。“你好”,“来自xx公司”,“报价”,都不是一个好标题。“请审阅:X公司关于Y项目的方案和报价”,才是一个好标题。

第二,简单大方的格式。

一封好的邮件,一定是简单大方的。格式要让位于内容。尽量少用不同的颜色、大小、字体、排版,更不要用背景图、甚至背景音乐。

真正高手的邮件,所有的字都是一个颜色,一样大小,一种字体,并只用三种方式来排版:分段、缩进,和加粗。

分段负责阅读逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点。所有复杂花哨的排版,基本都可以用这三个方式实现。

第三,逻辑清晰的正文。

外国人喜欢称呼对方“Dear Tom”,你可以说“尊敬的张总”;外国人喜欢用“I hope this email finds you well”开场,你可以说“见信好”。

问候之后,邮件正文一定要分段,每段只讲一件事情。

邮件的标题,是全文概括,每段的首句,是整段概括。用小段,不要用大段;用短句,不要用长句;用简单的词,不要用复杂的词;能用100个字讲清楚的事,不用101个字。

结尾的部分,总结邮件内容,强调需要他跟进的事情:恳请您拨冗回复修改意见,非常感激。然后,“祝:商祺”;亲密一些的“祝:春安”;再亲密一些的“祝:家人都好”。署名:“刘润,润米咨询”。

第四,良好的回信习惯。

收到邮件尽快回复,代表你的能力、效率、对他的重视程度。回信的专业方式,代表你的职业化程度。比如,善用抄送、密送;回复、全部回复这些功能。

起草邮件,要决定抄送哪些人。一个不多,一个不少,是功力。回复邮件呢?添加、删除、移动抄送者,更是功力。

默认,你应该“全部回复”,而不是仅仅“回复”发件人本人,因为他抄送这些人,就是希望他们持续关注你们的对话。

如果你觉得没必要这么多人关注,可以把一些人从抄送,移到密送,然后在正文中注明“为了不打扰大家,我把谁谁谁移到了密送”。这样,他们知道自己从下一封信开始,就会离开讨论。

如果邮件来来回回,甚至讨论的主题都发生变动,可以修改主题,或者重起一封新邮件,而不是文不对题的盖楼。

然后,按下“发送”键之前,再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。

【以上参考得到app的邮件礼仪:https://m.igetget.com/share/course/article/article_id/84747】

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