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新的思维导图用法

新的思维导图用法

作者: Andrew_LYU | 来源:发表于2018-07-19 12:37 被阅读0次
  • 鲜活每一天,从起床那刻开始!

<感谢小能熊的网络课程,仅用于个人笔记>

引子

用逻辑驱逐混乱,用秩序重塑人生。

高老师在课程开始举了“职场小白”例子:处于不特别清楚的状态,究竟什么工作对我们更加重要,所以每件事都好像很重要,因为每天件事都好重要,所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做,所以,他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌,所以我们没时间去考虑,究竟什么对我们最重要。

我可能就是“瞎忙族”的一员吧。


笔记

课程开始,高老师给了“瞎忙”与“会忙”几个鲜明的对比:

瞎忙 会忙
有问题四处寻求建议 有问题果断采取行动
所有工作都很重要 每项工作都设定优先顺序
对待工作手忙脚乱 对待工作忙而不乱
对待工作来者不拒 对待工作有舍有得
不停强调自己有多忙 让结果为忙碌代言
从没有时间 把时间留给真正重要的事情上
同时处理几个工作 专注于一重要目标
希望讨好所有人 只花时间讨好重要的人

紧接着给出了今天的方案:

根治【战略懒惰病】

每个人的生活、工作或多或少都处于这种“失控”状态。我们不是自己生活的“将军”,我们只是“士兵”,在不断地忙碌,或者被别人掌控着,被别人的命令或者任务驱使调度着,疲于奔命。

不要用战术上的勤奋掩盖战略上的懒惰。

今天就给大家介绍【思维导图工作台】解决方案,重新夺回工作生活的主动权,做自己生活的“将军”。

思维导图工作台

行军打仗中有沙盘,工作、生活也要有作战沙盘,让我们对整个大局有个把控。

【思维导图工作台】

(帮助我们掌握工作、生活中的战略全局,同时又清楚每天、每周、每月的任务细节、进展情况)

搭建思维导图工作台只需要5个步骤:

  • 搭建框架

先确立中心主题,再把我们的工作、生活的任务分为“项目类”和“运营类”两个子主题

项目类任务:针对某个目标的临时性工作。
运营类任务:持续进行和日常维护性质的工作。

重要是要区分这两类任务

一般,只要任务带有【每天】【每周】【每月】等这样的词,就代表是重复性任务,就是运营类任务。项目类任务都是从无到有,是从0到1的过程,运营是从1到100的过程。

工作、生活中项目类和运营类任务需要大家共同承担,过于承担某一类任务就会产生一定的副作用。


Q:为什么要重点区分项目类任务和运营类任务呢?

A:

1.项目类任务代表创新与开拓,往往更重要,需要的能力要求、投入精力时间更多;
2.运营类任务虽然也很重要,不可缺少,但是更多是日常维护类的任务,缺少创造性和挑战性,但稳定性更高,重大错误发生的概率更低。

有了这样的区分,我们就知道了什么才是我们要投入更多的“战略要地”。


  • 收集信息

有了工作、生活的任务框架后,下面我们就整理出自己的所有任务,并把任务放到相应的项目或运营主题下面,其实,就是用思维导图整理了自己的待办清单。

工作和生活需要分开制作成两张思维导图,工作的一张,生活的一张,生活中的任务也需要精心的安排和时间的规划才能处理的井井有条。

安排生活中的任务,让所有人都享受存在感、价值感,其实是生活的大智慧。

  • 进一步细分任务

这里IBM高管曾写过一本书,《如何吃掉一头大象》,讲述的是他如何将濒临破产的IBM这头巨象,透过全面的改造,重新站立起来的过程。书中的核心就是要:学会将一个中长期的目标,切分为一个一个短期的更容易操作和完成目标,就是将大象切成一小块一小块,每天吃一块,最终实现目标。

将大任务细分为可执行的小任务,这样看起来就更加下定决心和可以完成,项目类任务细分出的任务还是项目任务,运营任务细分出的任务也还是运营任务,性质不变。

  • 标注任务重要性

任务拆分完了,但是每项任务的重要性不同,我们要加以区分,才排定优先级别。

所有的任务分为三类进行标注:

  1. 非常重要,用图标优先级1来表示
  2. 一般重要,用图标优先级2来表示
  3. 非重要性,用图标优先级3来表示

职场工作中,往往由任务的布置者定义重要性,员工有权要求领导来介绍下工作背景,从而大致对工作重要性进行区分。如果任务的重要性不加以区分,这就会导致任务安排没有优先级,导致你丰做的可能不是所有工作中最迫切 的一件,甚至影响团队的后续工作。

生活中,总有人弄错重要性,认为外人更重要,家人都好说话,怎样做都能彼此理解,但我认为乙恰恰相反,家人才是最值得重视的人,家才是值得投入更多的地方。

用图标标注任务优先级

  • 标注任务进度

将每项工作的进度用图标进行标注

所有的任务分为四类进行标注:

1.未开始的任务
2.完成四分之一的任务
3.完成二分之一的任务
4.完成四分之三的任务
5.全部完成的任务

这个环节里,需要根据每项任务的进展进行区分,可以简单地根据目前任务的进展用图标加以区分。这样一来,我们就知道每项工作完成情况,好安排后面时间、精力分配。

【思维导图工作台】的日常使用和维护

建立好这个【思维导图工作台】系统后,就是对这个系统的使用了。

  • 筛选当天需要完成的任务

挑选任务就像为自己准备吃到嘴里的美食一样,那我们会怎么准备自己的时间和精力为自己准备一份可口的饭菜呢?想想怎样地取舍会让时间更加有意义呢?让人生更加充实。

这就需要:我们在一天工作开始前,在思维导图中,新建一个【今日任务】的子主题,将所有的任务中你认为需要今天推进的任务放进今日任务主题里,这些就是今天要吃到嘴里的“推荐菜”。


这里要注意的两点是:

1.今日任务包含当天要推进的所有任务,并非仅是需要当天完成的任务
2.将挑选出的任务由运营和项目主题下复制到今日主题,不要剪切
3.每天挑选的任务一定以重要性为主,然后再挑选一般重要和非重要任务。这就是对每项工作排出重要性的作用和意义。


  • 对【今日任务】中的任务进行排序

【今日任务】中置顶的三项任务,是当天最重要的,是务必推进的三项工作,其实就是我们给自己的安排的菜肴中,务必吃到嘴里的,就你每天三顿饭一样,这三件事也是必须完成的。

在安排任务顺序时,就要向自己承诺,无论怎样,每天三件事必须推进,不能逃避,不能自欺欺人。

  • 审视【今日任务】

对任务排序后,要对当天所有任务进行审视,就审视每天的菜品搭配是不是荤素搭配,荤菜就好比是项目类任务,素菜就好比是运营类任务,要营养均衡。

1.审视【今日任务】中是否既包含运营类的任务,也包含项目类的任务
2.考虑当天的可控时间,审视是否安排了过多或者过少的任务
3.项目类的任务是带有突破性质的。
4.运营类的任务是带有改善性质的。

每天的任务中老百姓有改变和成长类的任务,这样才能监督自我的进步和突破。但当天的任务是项目,就需要耗费过多精力和时间挑战不熟悉的领域,带来过大的压力,所以需要检查项目和运营任务所占的比例是否合适,我个人的经验是,以时间为刻度,投入项目任务的赶时间和投入运营任务的时间 4:6 为佳,但这完全取决你现在所处的岗位和承担的责任,但完全没有项目或完全没有运营都是不合理的。

审视过多或过少的任务,就是要避免出现“眼大肚小”,做多了吃不了,或者“吃不饱”的情况出现。

  • 执行【今日任务】

一个基本原则:一次只做一件事。

高老师,这里给了一个例子:大家都会觉得好笑的例子,十件事都做不完,他却选择做了“第十一件事”。

尽量避免“遥控器效应”

执行任务时,当我们明确一个目标,就应该全力以赴地专心执行,因为同时推进很多事情,会感到焦虑不安,需要不断转移注意力,人的精力有限,同时向不同任务分散,效率就会大大降低。

用思维导图执行任务时,可以将非【今日任务】外的所有任务全部收缩隐藏起来,帮助我们聚集于当下的工作。

  • 每日更新任务进度并归档


我们在建立【思维导图工作台】的时候会对每一项任务都定义任务的进度,那每天任务完成后,我们也需要对任务的进度进行更新,根据整体情况完成每项任务进度的调整,注意两点:

1.频率高或很短时间可完成的任务不需要更新进度,比如每天的例行工作,接孩子等没有意义;
2.短时间可完成项目工作只有未开始和已完成两个状态,不需要标注过程中的状态。


归档 是 根据 【今日任务】的执行情况,将任务归档 或者 删除, 好比吃饭后要收拾碗筷,这些餐具要重新放回厨房,第二天吃饭时还要拿出来用,而有一些剩菜就要封存起来,冷藏在冰箱里,但这样的菜也不能存得太久,否则 就会坏掉。

做一件事情时,一鼓作气,再而衰,三而竭,一个道理。

1.将完成的任务放在新建的【归档】主题下

2.若要详细记录,可在归档主题下按时间(周、月、季度)建立【归档】子主题分类

3.归档的任务可在【项目任务】和【运营任务】中删除

4.末完成的任务需要在原位置更新进度

5.每天清空【今日任务】主题下的任务

  • 【思维导图工作台】的高效原理

“菜单”有什么的好处,直观 ,一目了然,有层次、有逻辑的看到推荐菜、特色菜、荤菜或素菜。

思维导图工作台看着也是一目了然,同样的每个任务不同的难度就像每道菜不同的辣度,根据个人口味和含量选择才能既吃饭又吃好,概括的说:用思维导图做任务管理有如下 好处:

1.思维导图直观展示 每天的任务内容
2.思维导图直观展示任务优先级
3.思维导图展示任务的进度
4.思维导图方便地对完成的任务进行归档
5.思维导图对【当日任务】进行聚集

拒绝【瞎忙】

最后,一开始的测试“瞎忙族”还是“会忙族”,清晰地思考可以摆脱“手忙脚乱”,重新找回“忙而不乱”的自己。

Q:什么是忙而不乱呢?

A:就是永远清楚自己在做什么?正在做的这件事既然是最重要的,心态就“不会乱”,有了“思维导图工作台”在战略和战术层面都“成竹在胸”:

知道自己过去做了什么?
知道现在该做什么?
知道将来要做什么?


今天的课程里,高老师把思维导图给用到了一个新的方向,算是开了眼界!

Andrew LYU 第44篇简书笔记

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