俗话说：工欲善其事，必先利其器。工具的重要性不言自明，工具可以放大我们的能力，超越我们的生理所能达到的极限，比如交通工具可以让我们以步行难以企及的速度到达目的地。同样，在个人管理方面，工具也可以在实现目标的过程中助我们一臂之力。那么，应当如何使用可以提高生产力的工具呢？使用流程可分为三步：
1.梳理工作流程
拿到一个看上去很复杂很陌生完全无从下手的工具，我们首先要做的是回归常识，拆解流程。正如筷子与叉子是两种不同的工具，而使用筷子与使用叉子吃饭流程是一样的：获取食物－放入口中－工具离开嘴巴，一个好用的app也是符合原有的认知习惯和解决问题流程的。这样，我们可以打破对未知的恐惧，快速上手使用一个新工具。
2.掌握核心操作
这个方法依然符合二八法则，我们最需要掌握的是工具20%的核心功能。我们只需要花几分钟的时间，掌握解决问题关键流程上的关键操作即可。一个软件功能很多，必然意味着操作很复杂，但对于初学者来说，只需要掌握核心操作，够用即可，不必贪多贪全。掌握了简单但核心的工具操作方法，我们的目标落地便指日可待。
3.learning by doing
我们更习惯的方式是learning then doing，习惯了先学会然后再去操作。问题在于需要学的东西太多，总是还没有到达学会的地步，我们就被巨大的任务量吓的退缩放弃了。即使我们意志力足够强大，决心足够坚定，能够坚持学下去，我们似乎也一直在等待，等待学会的那一天再去实践，等待的结果就是目标永远无法落地，一切都是美好的幻想。看起来我们一直很努力，但实际上付出的都是无效的努力，反而会让我们陷入一种自我感动中。
在使用工具的过程中，有两个原则很重要：克制和极致。克制是指只关心最重要、最核心、能够解决我们眼前问题的功能，只选择能以最好方式解决问题的工具。而极致是指在解决问题的过程中，通过不懈的思考与实践，把工具使用到极致，使工具得以发挥最大的价值。
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