基本框架
- 背景
- 什么是OmmiFocus
- 我如何使用OmniFocus
- 总结
背景
每周的周一是一周中最忙碌的一天，因为:
- 要跟研发团队开会，沟通整个研发进度，以及一周的工作安排
- 上周遗留的问题，以及周末可能存在的问题，都堆积在了一起要处理
- 需要跟进上周多个项目存在的问题，以及进度
是否有一个工具，能够记录每个项目的细节，方便跟团队成员沟通每个项目的进度，讨论现在的问题，解决的方案，以及后续的进度，最终要达成的目标。让整个团队知道，每个项目，项目是什么，从哪里来，现在在哪里，最终要到哪里去。这种工作思路，就是Intel、Google等大公司推崇的OKR的工作法，即目标与关键结果，整个过程包括：确定目标，执行任务，评估关键结果。
自从入手Macbook Air，安装了OmniFocus后，让所有的任务和项目，都能够清晰地记录在案，在整理过程中明确项目的状态、任务的属性。以下记录OmniFocus工具的使用体会，同时记录GTD方法论的一些思考。
为什么要使用工具管理项目和任务
人的记忆力、注意力、精力都是非常有限的。人所能记住的事物，一次不能超过7个。比如要超过7个人的团队，沟通超过7个项目，那是完全没法想象的事情。所以需要有工具可以有条理地记录各种任务，从收集任务、整理任务、组织任务、跟踪任务以及检查任务进度，最终完成任务，从每个环节上管理任务。
光凭着最强大脑也不足及将各种琐碎的任务记录在心，并更能随时调用。
我需要什么样的工具，我对项目管理的一些想法
一个项目，首先要弄清楚，拷问人性的几大问题：
- 要做的项目是什么？
- 从哪里来，就是弄清楚需求，从根源上把握需求
- 到哪里去，从需求到实际落地，中间会有一段很曲折的故事
而弄清楚以上的问题后，就该考虑How，如何将项目落地，这又涉及： - 项目计划
- 项目执行
- 项目总结
- 项目的复盘
那在这个落地的过程中，我就需要一套工具，可以：
- 能够记录项目的整个计划以及进度
- 能够记录项目每个任务的细节
- 能够每天都可以查阅当日执行的各个任务
- 随时可以记录临时的任务
除了正规化的项目之外，很多想法或者todo List都是临时安排的，也可能是自己临时想到一个idea，需要后面来做。同样需要用工具去记录和管理这些零散的想法。
OmniFocus是什么工具
OmniFocus工具就是一套非常棒的GTD工具，基本满足了我日常工作管理的需求。OmniFocus工具分为几大块：
-
收件箱（任务，想法，灵感）可以收集各种想法、任务，每条任务可以设置所属的项目、标签、截止时间、标注，包括是否循环等等属性。相当于一个各种细分任务的汇聚池，根据实际的要求，再切换到某个项目，添上某个标签。所以，我通常是用来记录临时的任务，这也是我认为所有GTD方法最重要的一部分，所有任务的源头。比如，临时安排明天的一个会议，我会在收件箱，记录一个任务：
- 会议内容
- 参会人员（标签）
- 备注（地点，要准备的内容）
- 截止时间
如果这个会议成为某个实际项目的会议，我会在创建一个项目，将该任务分配给创建的项目。在这一块是最不讲没有顺序，最自由，最可以无拘无束地记录想法和任务的。收集只是第一步，如果没有任何整理的话，只能成为垃圾箱。
-
项目（目标、计划）将收件箱记录的各种任务构建成一个有明确目标的项目，这个是OKR方法中第一个重要的内容，Object。项目或者说目标（决心要完成的事情）都是由一个个任务组成的。比如，以我写作练习为例，定的目标，一个月码字3W。
- 每天要求1K
- 发博客3篇
- 创作一个故事
- 给妻子和儿子写第二封信
写作练习的目标，设定截止时间本月底。我会用标签备注自我精进，总觉得标签可以有妙用，只是暂时先这么标注着。 每天输出1K字是一个长期的过程，我会设置成一个周期循环的任务，设定每天完成的时间。发博客3篇，需要定期检查的，所以我设置1周检测一次。目标、时间、执行，最后就看结果了。
-
标签
标签是一个相当方便的工具，我可以随心所欲地给项目、任务添上各种数据，比如，我可以添上任务所指派的人，任务的运行状态，还可以标注本周要做的，本月要做，本季度要做的，等等。主要目的是为了方便通过标签来检索。 -
已标注
我现在主要用来针对重要而且紧急的任务进行标注。让我可以时刻将注意力放到这些任务上。 -
预测预测可以方便地看清楚本周、本月要做的事情，在制定、实施和查看任务进度时，明确自己所在的位置。
-
检查
检查是罗列项目设置的重要时间节点上对应的任务。用于检查进展如何，是否存在延期的情况，是否需要更新计划？也可以用来省视自己设定的目标。
总结
当然，OmniFocus工具不能以事情轻重缓急四象限的方式呈现所有的任务，不过我可以通过标签属性来确定。工具只是手段，搞事情搞定的思维习惯才是最重要的。
总的来说，OmniFocus工具大大提升了我的工作效率，让各种任务能够轻松地记录和管理起来。而GTD作为一种时间管理的方法，核心的思想，就是记录、整理、执行、检查这四步在循环式地推动自己把事情做完。
很开心，我又做完了一件事情。从OmniFocus中已完成的看到今天完成的任务和目标，很有成就感。
网友评论