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使用Tower践行番茄工作法

使用Tower践行番茄工作法

作者: 梦林 | 来源:发表于2014-06-13 23:00 被阅读905次

    正如同事Yuma所说,Tower就是个小清新,初见不觉得惊艳,越用越觉得,每一项功能都那么顺手贴心。用那句广告语形容,就是简约而不简单,实在是项目管理的神器。

    番茄工作法也是个看似简单,实则威力无比的神器。把工作时间划分为25分钟(熟悉之后,这个时间可以根据个人习惯调整,但一定要固定)的片段,叫做一个番茄钟,每个番茄钟之间3-5分钟小休。番茄钟内全神贯注,争取进入心流状态。长期坚持,养成习惯,就能保持专注,控制工作节奏,大大提高效率,释放潜能。

    我尝试把这两者结合,形成一套自己的工作方法。

    • 计划

    每周做任务计划时,大家各自打开Tower界面。大家对本周工作充分讨论,细化成单一可执行的任务直接写下来,有负责人和期限的直接指定,加#就可以设标签。每个人的屏幕都会实时更新。讨论完成,所有任务也都记录下来了。如果是同在一个办公室,还是远程团队开着Skype或者QQ群语音,都不是问题。

    创建和分配任务的一些细节,可以参考彩程团队这篇文章

    • 安排

    每天第一件事不是打开番茄钟,而是花少于5分钟的时间,维护每个项目的任务列表和任务。
    如果没有新任务,就直接点到导航栏最右边的“我自己”,把分配给自己的任务过一遍,哪些是需要当天完成的,拖动到下方的“今天”栏下。有时,我们也可以自己认领,在每个项目下找到合适的任务,分配给自己。

    • 执行

    整理完毕后,即选择一项今天的任务,点击工具条的播放按钮开始。在Tower中实时,一方面是更新状态,让同事知道你正在干什么,更重要是便于回顾,自己每天都干了什么,花了多长时间,便于改进。

    这时也开始番茄钟计时。当然可以买那种正儿八经的番茄钟,但现在都信息时代了,手机上的计时软件一大把。

    我使用的是魅族手机自带的时钟,它的计时器可以设置多个步骤,我设了一个序列:

    工作25分钟
    休息5分钟
    工作25分钟
    ...
    工作25分钟
    休息15分钟
    

    每个步骤到时间会有铃声提醒。整个序列完成,基本是一上午的时间。

    • 讨论

    任务中遇到的问题,如果对方离得很近,通常直接跑过去拍肩膀,往往会打断别人思路。尽量异步的方式,在任务下面发表评论,@给相关的人。当对方有时间,再经过深入思考,回复评论。以后回顾时,做的每个决定,都能知道缘由。

    如果是比较复杂的问题,当然可以一起去喝个咖啡,或者挂个Skype,但探讨的结果,最好也形成简单的文字。

    • 完成

    如果某项任务在番茄钟内完成了,立即在Tower上完成该任务。如果未完成,就在下一个番茄钟里继续做,直到完成为止。如果整个上午都做不完,那粒度可能太粗了,考虑分拆。

    • 休息

    一个番茄钟到了,立即停下来休息。喝水、看短信/QQ、上厕所、活动筋骨,诸如此类。久坐导致的各种问题,也就避免了。然后等待下一个片段开始。三到四个番茄钟后,可以有15-30分钟的大休。

    • 加塞

    计划总是赶不上变化。总会有急事需要救火。有新任务要加塞,就停下番茄钟,把任务添加进去,然后重启番茄钟做这个更紧急的任务。如果想让这个紧急任务醒目一些,在任务名字前加感叹号看看。

    当然,如果真是起火这种十万火急的事,恐怕什么都顾不得,逃命要紧。


    总的来说,遵循三条原则:

    • GTD原则。新任务进来,都放在待办里。然后按优先级处理,有条不紊。

    • 实时更新状态,让任务管理成为协调大家工作的,也便于统计和回顾。

    • 严格执行,形成习惯,保持节奏,提高效率。

    而最最重要的,是现在就开始去做!

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