经常被上司批评表述不清？快来抢救一下！（续）

经常被上司批评表述不清？快来抢救一下！（续） 昨天，已经讲了在确定场景的情况下，如何根据自己的目标，确定演讲或者汇报的主题内容，对于如何确定主题，这里就不在论述。（想阅读此文，建议先读前面如何定主题，链接：http://www.jianshu.com/p/7de0204a3917）

既然大家时间都如此宝贵，同时表达清晰与否，已经逐渐成为一名人才的通用素质，那么如何在最短时间内、最有效地、最准确地表达准备的信息呢，或者说，怎么才能准备一份让自己感觉结构清晰、信心十足，让老总满意的汇报文件呢？

在《结构思考力》中，作者论述了纵向结构分层次、横向结构选顺序的规划方式，在表达内容之前，自身画好结构图，用在报告或者PPT中，再口述重点，这样，受众听的时候会觉得要点清晰、结构完整，自己讲的时候会信心十足、逻辑连贯。

其实这本书超简单，小编抓紧时间给各位看官解释一下。

001.纵向结构分层次

见名知意，纵向结构是以某一主题为中心，发散出几大要点，由各大要点再次发散，在各个要点下得到几个小点的实例支撑，或是实际操作。说太多不如上图：

结构图

看到了吗？主题如何确定昨晚已说。

看官提问：主题我会确定，但是这主题下面每部分的内容，我怎么知道我总结的全面与否呢？

小编：好问题！

很简单，作者给我们提供了5W2H法则，即what（主题里面的概念介绍）、why（为什么要怎么做、什么原因等）、who（技术人员、用户等）、when（时间点）、where（有关地点）、how（方案）、how much（这件事达到什么程度、规模等）。

各位看官看完了上面7个点肯定觉得头好晕，而且这些道理很简单，但先别看不起它。

第一，大家觉得简单，但不一定在对话、做演讲时等很多需要思考的场景下，利用到这个超级牛逼原则。所以虽然知道这法则，但不会利用，没有养成这么全面的思维习惯，然并卵；第二，这个原则全部涵盖了你所要准备的内容，赶紧偷偷地花10秒在心里背诵一遍，下次做的汇报可以注意一下是否将这7个点都包含到了，没有的话缺什么就补上去呗，那时候老板也就很难挑你的刺。

5W2H的简化结构，2W1H原则，即what、why、how！好好准备这三点，你的汇报、演讲也会很赞哦。当然也得稍稍注意一下其他内容，这里被客户、上司问及时，咱不慌！

其实真正重要的就是这三点，看官觉得呢？说太多不如上图：

2W1H

说这么多，其实纵向结构的形成可以自上而下，也可以自下而上。

自上而下，就是看官心中有主题，分解成几部分，再又继续向下分解，适合给人做演讲、培训时利用这种方式，或是给老板介绍自己新出的策划案利用。

自下而上，就是看官有时候有一大堆资料，不知道从何整理，这些资料就是结构图最下层的分支，先将这些资料分类，再根据各类别判断每一类的中心思想，最后得到一个中心思想。简言之：搜集信息，分类处理，总结概括，形成一个坚固完整的金字塔结构。适合于财务分析报告，企业年度报告等汇报工作。

用力提示：金字塔结构中每一结构框的内容都必须是结论，即每一分支的中心思想，不可以是简单的分类名。具体原因请自行看书。

002.横向结构分顺序

看官：小编小编，结构我画好了，中心思想也总结出来了，这每个框里的文字我先说哪一块呢？从上往下解释，还是从左往右解释呢？

小编：好问题！奖你一块棒棒糖。

其实，先说主题，再介绍第二层次的，最后介绍第二层次分支点的小分支，即第三层次。但是第二层次的要点有好几个。介绍的顺序从哪开始呢？

这里作者提供了两种方案：

选择演绎，让说服更有力。

选择归纳，让要点更清晰。

演绎，就是根据大前提的合理性，而我这个小前提，又处于大前提里，结论是我也很合理。大前提就包括一般基本原理、常识、客观事实等正确事理。如，所有人都会死，苏格拉底也是人，所以苏格拉底也会死。说多不如上图：

标准式

其实演绎就是帮助大家如何从第三层次解释到第二层次的方法。很有说服力。

演绎又可以分为标准式和常见式。

标准式就是我上面说的那种。

常见式：根据现象，得出原因，解决措施。因为很常见，所以就叫此名。最后得出第二层次的结论。这里再用力提示，千万要区分好现象和原因，不要把一种另外的现象当做原因列举出来，不然汇报时脸就丢大咯。上图：

经常被上司批评表述不清？快来抢救一下！（续）

归纳，就是事件分类，将第三层次的内容清晰的归类到第二层次的各个要点上。有三种分类技巧。

按重要性顺序：分为重要的和不重要的，汇报时肯定先说重要的，再说不重要的嘛。

按时间顺序：可能在时间上，各分支存在因果关系，可能不存在。如果在时间上有动作的连贯性，建议用时间顺序。如迎客、待客、送客，在这三点中可以分出不同的基本礼仪，这就具有动作连贯性。

按结构顺序：将整体分成部分。

用力再提示：在分类归纳时，请注意分清、分尽。属于别的分支点内容不要写到额外的分支点去啦。

其实，我最喜欢重要顺序，所以我决定上图！对于按重要顺序分类，就按逆时针解释，演讲时先说出中心思想，然后，在第二层次中，先说重要的，再说不重要的。

经常被上司批评表述不清？快来抢救一下！（续）

纵向结构上，利用2W1H法则把要点罗列清楚，是自己对表述内容的清晰化处理。横向结构上，我们说完主题后，第二、三层次的的各分支点就按演绎、归纳的顺序介绍，使自己表述内容时逻辑连贯、条理清晰、简单明了。

好的，到这里就已经介绍完了，不知道各位看官会用这种思维方式了吗？如果没有看懂，建议给我回复，我愿意补充更新。但是学习的最好途径，就是去买这本书，系统地学习一次，养成结构化思考的习惯，对面试、汇报等场合的效果都非常好。

END