有一句话叫“魔鬼藏在细节中”。细节是否是成功的必要因素，我不敢妄下结论。但是我曾经共事过的好多优秀同事，都非常注重细节。我窃以为，所谓优秀，就是把事情做到极致。想得周全，做得到位，细节自然不容忽视。
今天说说发邮件时需要注意的小细节。
1. 邮件的字体不要太花哨
邮件毕竟是正式的工作往来的沟通工具，所以邮件的字体不能太花哨或是太卡通。如果公司有规定的字体，就尽量用公司字体；如果没有，就选用常见字体，中文用黑体、宋体之类，幼圆这种就免了；英文可以选Arial, Calibri等，微软自带的英文字体超多，但真心能用在邮件里的也没几种。
还有点要注意的是，在邮件里写完中文直接写英文的话，出来的英文还是用的中文字体，看上去会很怪，需要手动调整下。反正我看到了就会有种小猫挠心的不舒服感。
另外字体大小不要太大也不要太小，一般10号11号就可以了。
2. 转发的邮件当成新邮件发送时要注意字体颜色
我们都知道用Outlook新写邮件时字体颜色是黑色的，但回复或转发时默认是蓝色字体。有些时候我们会打开旧邮件，点回复或转发进行编辑，记得编辑完一定要改下字体颜色。
前几天正好有一个供应商打电话向我介绍他们公司，在电话里聊了下感觉还可以，所以请他发封邮件给我，以便更多了解和后续跟进。我很快收到了他的邮件。邮件一看就是转发的，主题里还留着“FW”，邮件里写了我的名字是蓝色的，其他部分就都是黑色的。
我当然知道这种常规的公司介绍邮件销售都会用同一个模板，但细节的不到位给我的感受一是不专业，二是对客户不重视，从而让我对这家公司的印象大打折扣。
3. 邮件发送前切记打开附件再次确认
养成这个习惯的好处有两个。
一是不会忘记在邮件中带上附件。有些时候我们在邮件里写上“详情请见附件”，然后收到别人的回复说“没有附件”才恍然醒悟，匆匆补发。
其实更为尴尬的是另一种情况，就是发错附件。你觉得自己是打开了正确的文件夹，找到了正确的文件名，然后才点击的添加。但难免有一些“鬼知道发生了什么”的鬼使神差，总之附件就是错了。带来的后果根据你附件的内容和传播范围的不同而不同。
真不想说这些经验都是有“血淋淋”的教训啊。反正打开附件再次确认总归是没错的。
4. 邮件转发出去前要留意原始邮件下方的内容
我还是职场小白的时候，带我的直线老板特别关照转发邮件要慎重。因为那时在公司里发生了件很囧的事情，有封邮件开始是内部讨论，然后有人在邮件里写了类似“xx客户太傻了”之类的话，然后又经过来回反复，最后邮件发给了那位xx客户。
还有些邮件中的信息可以用于内部流通，但是转发给外部的时候就要注意是否为关键信息了。比较稳妥的做法是，对于不确定或不相关的内容在转发的时候一律删除，只保留必须要保留的内容。
还有些人转发邮件直接FYI。虽然通过“自学”下方邮件内容，收邮件的人也能明白。如果是平级转发尤其是跨部门沟通，这样的做法就显得不是很专业。比较好的做法是将转发的内容在邮件正文中做个简要概述，然后提出下一步的要求。即便只是告知写下“xxx请知晓”也好过一个FYI。
5. 在同一个主题上回复
有些人回邮件喜欢开新邮件，大概是觉得从众多邮件中找出原来的那封挺麻烦的，还不如直接输入收件人名称来的快。但对于收邮件的人来说，就需要花时间去回忆原始邮件中的内容，甚至还需要去寻找原始邮件来进行对比。而对于那些被抄送的，本来对情况就不是很了解，缺乏背景信息更会觉得没头没脑了。
还有些情况，收件人还是原来这些人，但讨论的内容已经变了，不再是最开始的主题，这个时候建议把主题更新下。毕竟我们收邮件是先看主题，还保留原主题就是“主题与预期不符”了。
从别人方便的角度出发，才是更专业的表现。
网友评论