我们做审计访谈,通常希望受访者能够乐意回答,并且我们能够有所发现。如何能实现这样的目标呢?我根据《学会提问(实践篇)》,我总结出审计访谈的5个诀窍。
001尽量用提问的方式。
用提问的方式会受访者感觉到被尊重,而不是被命令。我们在访谈中,也要尽量多用提问语气,少用陈述的语气。因为陈述句,通常都有点像命令的语气,会让人觉得有压力。比如,我们可以问“仓库收货要经过哪几个步骤?”,而不是“请介绍一下仓库收货的流程”。
002先使用轻松提问铺垫。
轻松提问的特点是对方"容易回答"、"乐意谈论"、"掼于谈论"的问题。通过轻松提问,可以拉近受访者和访谈者的关系,更有利于访谈顺利进行。有一本内审书上提到的审计访谈技巧,就是先给出的一系列被审计单位都同意的封闭式问题,使得被审计单位产生对审计人员的认同,然后再开始提问与主题相关的复杂问题。
003访谈目的是共享
我们常常遇到被审计单位在访谈具体问题时,推诿职责的情况,这时候,我们要做的不是把审计师的主观意愿强加于人,告诉他们必须履行职责。我们可以通过提问的方式,引导受访者去思考,进而发现问题的本质,推动解决问题。我们就可以问,你们的工作职责是什么?您觉得这块业务是谁的职责?与你们的职责区别是什么?在你的职责范围内,你们可以做哪些事情来阻止问题发生?等等。
004避免使用否定式提问。
否定式的提问,通常会传递负面信息,让受访者产生抵触的情绪。比如业务单位,平时疏于业务台账的建立和管理,遇到这类问题,审计人员要避免反问“你们不做台账登记管理,那你们能够清楚业务的进度吗?”建议采用积极的提问方式,使受访者能够更容易接受和改进,我们可以问“如果登记台账,会对你们管理业务有哪些益处?”“如果后期要规范台账建设,可以做哪些准备工作?”
005避免对对方穷追猛打
我们有时在访谈过程中了解到一些审计问题线索,就会追问被审计单位。但有时候,他们出于各种考虑,不愿意去透露更多信息。如果,我们穷追猛打,就会招致受访者的反感,再想挖掘有价值的信息就会比较困难了。这时候,我们需要转换策略,寻找合适的途径或者是方式去深入了解情况。
综上,想要提升审计访谈效果,就需要有正确的访谈理念,如善用提问方式、轻松开场、互利双赢;也需要避免“陷阱”,如避免使用否定式提问、避免对对方穷追猛打。审计访谈是内部审计的手段之一,好好修炼访谈的技巧,创造更好的审计成果。
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