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GTD《尽管去做——无压工作的艺术》读书笔记

GTD《尽管去做——无压工作的艺术》读书笔记

作者: 张兰爱学习 | 来源:发表于2018-08-21 23:11 被阅读0次

    书名:《尽管去做——无压力工作的艺术》
    作者: (美) 戴维﹒艾伦
    出版社: 中信出版社
    ISBN: 9787800738609

    《尽管去做》,英文名是《Getting Things Done》(简称GTD),是一本非常优秀的时间管理教科书。作者总结出一套管理工作进程的方法,通过帮助读者更好的跟踪和管理思绪、需要做的和想做的事,从而使读者能在合适的情境中静下心,集中精神完成最重要的任务。

    通常,你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。

    第一阶段:收集

    材料:任何进入你的精神或现实世界中尚未找到归属的事情,所有你尚未推理出理想的解决方法和下一步具体行动的事情

    在收集阶段需要确保百分百捕获一切“未尽事宜”。根据工作和生活中的具体情况我们可以使用具体的“工作篮”,纸张或记事本,电子记事簿或其他设备来收集“材料”。在收集过程中需要做到将大脑中每一个悬而未决的事情都收集起来,控制收集工具的数量并且定期清空。
    清空大脑,让收集成为我们的生活方式。

    具体的收集工作:文具、参考资料、装饰物和设备可以在收集过程中保持不动,其余物品均需进行分类整理,建立归档系统。

    大脑的收集工作:对职业以及个人分别列出“启动器”清单。
      职业方面:已经开始但还未完成的工作,需要开始处理的工作,对别人许下的诺言,需要学习、掌握的技能等。
      个人方面:已经开始但还未完成的发展事项,需要开始处理的事项,打算去的地方、拜访的人,家庭金融计划等。

    第二阶段:处理

    处理的原则:从最上面一项开始,一次一项内容,永不放回。


    当完成处理步骤之后,工作处于以下几种情况:
      丢弃了不再需要的一切
      完成了任何2分钟之内完成的事情
      把需要委托他人的工作交代了出去
      为所有需要时间超过2分钟的工作注明了提示信息,并纳入管理系统中
      根据获取的信息,明确目前一些较为重要的任务

    第三阶段:管理

    在管理阶段,我们需要建立以下6种清单:

    工作清单

    有关各项工作的具体方案或详细资料。真实价值在于提供一个完整全面的回顾机会,确保所有计划都已经制定出了行动方案。当评估工作量时可以拿出详细的目录。
    当工作清单需要进一步细分时,可以依照以下分类:
      个人的/职业的
      已经指派他人的工作
      某些特定类别的工作

    日程表

    日程表的三个用途:在某一确切的时间里采取的行动;在某一确切的日期采取的行动和在某一确切日期将要获取的信息。
    是清单中包含事物最为广泛,种类最为繁多的一种。

    下一步行动清单

    “下一步行动”意味着清晰可见的具体活动。
    我们需要根据现实中完成这些工作所要求的环境和数量来对“下一步行动”进行分类,例如“电话”,“在电脑旁”,“跑腿”,“在办公室”,“在家时”,“议事日程”,“阅读回顾”等。

    等待清单

    当某一项工作的下一步行动属于另一个人的责任范畴时,我们需要经常核对这个清单,并评估是否需要在当前情况下采取一些行动。

    将来某时/也许清单

    在这个清单中,我们可以为创造性的想象空间开列一个详细的目录,将脑海中的“可能性”记录下来;也可以重新评估当前的各种工作,如工作清单中优先级排在最后的事项;还可以记录我们日常出现的一些无法分类的五花八门的想法。但是在使用将来某时/也许清单时需要注意的是尽量避免在其中堆积“保存与回顾”文档的风险。

    参考资料

    建立起一般性参考资料的归档系统,简便查找。
    建议把参考资料文件夹放在伸手可及的地方,使用按照字母顺序排列的系统。
    当资料按照分累储存时,需要在分类系统中建立子主题,以实现资料的细分。
    定期整理文件,评估一下所有的资料,判断哪些值得保存,哪些不值得,可以防止它们变得像黑洞一样无法掌握。

    在不同的清单中明确彼此的界限十分重要,每一种都代表着我们同自己所签订的不同类型的协议。如果界限模糊不清的话,我们会被反复无效的思考拖入泥潭,那么组织管理的大部分价值也就荡然无存了。

    第四阶段:回顾

    在回顾阶段,我们需要在合适的条件下进行适当地回顾,以此来不断更新自己的系统。
    每周都需要进行回顾检查:过去一个星期的散页纸,笔记和之前日程表上的数据务必进行归档保存。更新所有的清单,做到清洁、清楚、实时和完整

    第五阶段:行动

    在采取行动之前,我们需要依据以下四个标准来评估行动:环境、时间、精力和重要性。
    回顾和检查工作的6个标准的模式:
      跑道:目前的行动——保证行动清单完整无缺
      一万英尺:当前的工作——完成工作清单
      二万英尺:工作的责任范围——关键性区域清单
      三万英尺:1-2年目标——哪些行为有助于达到预期目标以及如何实现目标
      四万英尺:3-5年展望
      五万英尺:生活的全景

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