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高效Excel数据处理技巧——宏录制与自定义功能区

高效Excel数据处理技巧——宏录制与自定义功能区

作者: 无言泪落 | 来源:发表于2018-12-02 11:55 被阅读0次

    你需要经常用到Excel吗?

    你需要每天用Excel处理同样模板的数据吗?

    你会因为老板急需数据,而又处理得较慢导致经常加班吗?

    以上三个问题,只要有一个回答是“是”,那么请继续往下看。都不是,也请继续往下看,学会了去教女朋友嘛。

    好了!我们上正餐!!!

    1、宏录制

    什么是宏?

    在Excel中,我们可以理解为“一系列操作的集合”。

    什么是宏录制呢?

    就是把这”一系列操作的集合“的操作过程记录下来,如果下一次需要进行同样的操作,只需要把记录下来的操作再”播放“一次就可以了。

    为什么要录制宏?

    录制宏的主要目的是为了更高效的重复某些动作,比如:将指定单元格的数据,复制→粘贴到指定的位置,又或者是对某列/行单元格进行操作(加粗、底色、字体颜色等)。我们还可以对录制的宏代码加以修改,使其能更好的适应数据,但这涉及到了VBA的知识,本章不做讲解。顺便提一句——VBA是可以让你不加班的杀手锏。

    怎么录制宏呢?

    首先我们需要找到录制宏的按钮,对于office 2007以上的版本(笔者用的是Office2016)。点击”文件“→”选项“→”自定义功能区“,勾选”开发工具“即可。

    确定之后,界面如下图所示:

    首先我们举个简单的栗子——对单元格进行加粗、填充颜色。

    选择单元格A1,点击步骤如下图所示:

    宏名:我们可以自定义。保存在:建议选择个人宏工作簿,也可以选择当前工作簿,如果选择的是当前工作簿,在保存的时候就需要保存为 xlsm格式的文件。点击确定之后,会看到:

    原来的录制宏,变成了停止录制,这时候我们对单元格进行加粗,加底色,再点击停止录制。录制宏的过程就完成了。

    录制完成了,怎么使用呢?

    第一种方法:选中需要执行宏的单元格,点击”宏“→”执行“ 即可

    第二种方法:创建快捷键

    点击”宏“→”选项“,设置如下:

    点击”确定“→”取消“即可。之后再选中单元格,只需要按 Ctrl+q 即可实现单元格加粗并填充黄色。

    到这里,宏的录制与使用已经讲解完毕。(记住:一切重复的动作都可以录制以提高工作效率)

    2、自定义功能区

    office2007版本以后,增加了自定义功能区的功能,使用者可以根据自己的工作需要,将常用的几个操作放在同一个功能区选项卡里,而不用这个选项卡里使用一个功能又跑到那个选项卡里。这里笔者结合自己的实际工作情况来给大家介绍。

    第一步:鼠标右键点击功能区选项卡,即可看到自定义功能区。

    然后我们可以新建选项卡和组合,并重命名,组合的重命名还能选择图标。

    第二步:添加具体的操作命令

    然后我们再回到刚刚的选项界面,鼠标右键点击懒人选项卡空白区域,进行添加工具,而且可以把刚刚录制的宏命令也添加进来。

    添加后的结果如下:

    可以看到这些常用的命令是笔者工作中经常用到的,再也不用去每个选项卡里找命令了,是不是方便很多呢?

    3、尾篇及知识总结

    结合自己的实际情况,自定义功能区,可以让再找操作命令上花更少的时间,从而达到高效的工作。

    另外,自定义功能区还有其他的方法,不过比这个复杂,需要第三方工具而且需要VBA知识,这里就不做介绍了,有兴趣的朋友可以去搜索一下”如何利用customUI自定义excel功能区“。

    今天的知识就介绍到这里,下面给大家做个简单的总结:

    1、宏录制

    问:什么情况下可以通过宏录制提高工作效率?

    答:同样的操作,重复性操作,指定单元格复制到指定单元格,替换,加粗等等。

    2、自定义功能区

    问:如何通过自定义功能区来提高工作效率?

    答:将常用的操作命令添加到同一个功能选项卡下,同时还能添加所录制的宏。

    希望小伙伴们看完之后,对你的工作效率有所提升,同时也分享给你的小伙伴们,让他们也能高效的工作,这样大家就可以告别加班,准点下班一起玩啊!

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