一、何为职场应用文
简单来说，职场应用文就是在职场中，会存在的所有文章，文章有长有短。最常见的有：开会通知、会议纪要、转正报告、工作汇报、领导讲话稿、调查报告、项目简报、项目方案、表彰通报等。
二、何为序言
按照《金字塔原理》中的解释，序言（前言、引言、导言）是出现在文章开头，用来概述读者已知的信息，并且这些已知的信息是与文章接下来要回答的疑问是有联系的。如果是写文章，就叫“序言”；如果是演讲，就叫“开场白”。某种程度上，我们也可以把序言称为“背景”。
序言的作用就是为了把读者锁定在特定的时间和空间上，让读者接下来能够跟着你的思路走。
三、序言的作用
1、提升工作效率，帮助读者快速进入主题；
职场是讲究效率的地方。我们每天的工作内容很多，充斥着各种会议纪要要写，各种工作要汇报。如果你不在序言中把你这次文章的背景讲清楚，读者压根就不清楚你接下来要说的是什么。不清楚他就会问你，被读者提问，你一一解答，是一件很浪费时间的事情。
2、吸引读者的注意力，告诉他们，我接下来要讲很重要的事情；
用心理学的概念讲，注意有两个特点：指向性和集中性。注意的基本功能就是对信息进行选择。周围的环境给人们提供了大量的刺激，你如何让自己的文章在这些刺激中脱颖而出，序言承担了90%的职责。序言讲得好，就很容易让读者从繁杂的信息海中注意到。序言讲得不好，读者就沉浸在自己的信息海中。这就是为什么开会时，你总是走神，一是开会内容吸引不了你的注意力；二是你不知道开会在讲什么。你不知道开会在讲什么，说明会议通知没说明白或者会议主持开场时没讲明白。
3、引导读者接受你全文的观点
序言是你在向读者表述他们可能不同意的观点之前，先向他们传递一些他们肯定会认可的信息。从心理学角度看，先向读者传递简单易懂、容易接受的信息，比让他们在混乱的思想中摸索，更容易使读者接受全篇的思想。
这就好比是，你让身边的人一下子挪动十步，他肯定接受不了；如果让身边的人先挪动一小步，他更容易接受。
四、如何写序言
（一）序言是有结构的，结构是：背景——冲突——疑问——解决方案。
多数文章是回答以下4种（1、2、3、4）疑问之一
摘自《金字塔原理》
举例
1、
需要完成某项任务：领导指示，需要完成监督公司所有人员的执行力；
发生了妨碍完成该任务的事情：人手不够；
我们应该怎么做？：抽查；
接下来的文章内容可以是告诉领导如何抽查。
2、
存在某个问题：业务人员执行力差；
知道解决问题的方案：罚款；
如何实施解决方案？：制定罚款制度；
接下来的文章内容可以是罚款制度。
3、
存在某个问题：业务人员执行力差；
有人提出了一个解决方案：建立罚款制度；
该方案是否正确？：不正确or正确；
接下来的文章内容就是要证明你的观点，如不正确，原因是？进一步可以给出你认为正确的方案。如正确，原因是？
4、
采取了某项行动：连续一个月，每天抽查部分业务人员的制度执行情况；
行动未达到预期的效果：业务人员的执行力并没有提高；
为什么没有达到预期的效果？：制度朝令夕改。
接下来文章内容可以是你的解决方案。
（二）序言的结构是一定的，但是各部分的顺序可以有所变化，以创造不同的文章风格。
标准式：背景——冲突——答案
开门见山式：答案——背景——冲突
突出忧虑式：冲突——背景——答案
突出信心式：疑问——背景——冲突——答案
我举两个例子
开门见山式：
我们应对客户代表进行“客户至上”价值观培训。客户代表是与客户接触最为频繁的岗位，也是最能体现公司“客户至上”价值观的岗位。所以，我们人力资源中心在9月份对所有客户代表进行了“客户至上”价值观践行情况考察。考察发现，50%的客户代表不符合我们公司价值观“客户至上”的行为标准。
突出信心式：
我们如何确保客户对公司满意？客户满意度是所有服务行业都需要重点关注的问题，也是对服务行业影响最大的问题。我们公司作为服务行业的龙头企业，更加应该注重提高客户满意度。如果不采取措施提高我们公司的客户满意度，我们会面临被市场抛弃的危险。因此，我建议对于客户交往最为频繁的客户代表着手，对他们进行培训，提高他们的服务意识，规范他们“客户至上”的行为标准，以使客户对公司的满意度提高。
（三）列出关键句要点
关键句要点（或称要点、核心观点、一级结论、一级论点、重要结论），不仅要回答由文章主题思想引起的受众的新疑问，还要呈现文章的框架结构。因此，如果文章篇幅较长，就应该列出关键句要点。如果文章篇幅较短，就不需要列出关键句要点，否则会显得累赘。
列出关键句要点可以让读者在开始阅读的最初30秒内就能了解你的全部思路。由于随后的内容只是解释或支持这些要点，你就非常得体地将读者请到了适当的位置上，由读者决定是继续读下去，还是就此接受你的结论。不管读者如何选择，他们可以预计，接下来的文章内容不会有令人意想不到的内容，因而他们在继续阅读时会感到更加容易接受和理解。
（四）序言的常见模式
在职场文章中最常见的四种模式：
1、发出指令式（针对“我们应该做什么”或“我们应该如何做”等问句）
2、请求支持式（针对“我们是否应该这样做”等问句）
3、解释做法式（针对“我们应该如何做”等问句）
4、比较选择式（针对“我们应该做什么”等问句）
举例
发出指令式
序言结构可以是：
背景（S）=我们打算做X。
冲突（C）=需要你们做Y。
疑问（Q）=我们如何做Y？
背景（S）=公司打算制定新的产品政策，以增加我司产品在市场的竞争力。
冲突（C）=我们对目前市场上的产品了解不够，以致于无法研发出差异化、有竞争力的产品。需要各分公司的负责人对所在区域的竞争公司产品进行调研。
疑问（Q）=分公司负责人调研之后如何反馈给总部信息？
请求支持式
背景（S）=我们遇到了一个问题。
冲突（C）=我们的解决方案需要多少预算。
疑问（Q）=我应该批准吗？
背景（S）=我们发现公司中高层管理岗位出现了断层。
冲突（C）=最好的解决方案是挑选一部分优秀的中层管理者，对他们进行培训，合格者可以成为储备中高层管理者。需要预算50万。
疑问（Q）=我（领导）应该批准吗？
为了让领导批准，接下来的文章内容就需要说明理由。
五、结语
不要认为职场应用文最讲究精简和实用，所以不在乎序言的撰写。其实是否写序言跟职场应用文的精简、实用并不冲突。如有冲突，只是因为你的序言没有写好而已。
网友评论