今天给大家分享的是一篇管理类文章,如果你在公司是管理层或者老板,那你一定要听一下下面内容!
首先请跟您随我一起想象一个场景:
周一早上你正在跟部门小组开例会,针对上周的工作做工作总结和本周计划;
你问小A:“上周给xx客户的活动方案做完了没有?”
小A说 :“做完了,但我之前没有做这种方案的经验,写了一个初稿,你帮我看一下;”
你接过方案一看,差点一口老血喷在这两页纸方案上!一眼看过去就是在百度上复制粘贴来的,一点针对性都没有,如果这样的方案拿出去,那还不被客户给骂死!但你不想当着整个部门的面,给小A难看,又是大早上的,也怕影响员工心情,再加上小A确实刚毕业,这是她的第一份工作,没经验写成这样也算正常,你只好忍下那口老血说:“方案我回头再详细看一下,很多地方需要改动!”
小B说:“领导,我有个很棘手的问题,xx客户手里有一批货,效期不好了,还有半年就到期了,他非要申请调换,我告诉她现在已经超过调换货范围了,不能调换了!但她非要找领导,让把这批货给全国的店都分一下帮她处理一下!你看,你能不能给他打个电话?她已经很多次说要找领导给她解决了!”
你回答说:“好,你把客户信息给我,把具体是哪些货?还有多少?效期分别是多少,给我拉个明细出来;”
小C说:“领导,小M离职之后,她的客户现在都在我这里堆着,我有点忙不过来了。”
你想,确实,小C是公司老员工了,因为工作能力强,业务也熟悉,所以很多重要的客户都放心交给她去处理,但最近有人员流动,人手不够,她手里的任务确实有点多,应该分点出去,于是,便跟小C说,那你分一部分客户给小D吧,她刚进公司,业务上不熟悉的你也多带带她,给她分一些不太重要的客户,刚好也熟悉一下工作流程!
然后,小E 小F,小G陆陆续续汇报工作,于是,一个早会结束,你发现你的任务清单里多加了N项工作需要你处理;
回到办公室,你把任务清单梳理一遍:
小A的方案做的太烂了,你想做方案对你是小意思,自己做的话半天时间就能做出来,小A哼哧哼哧做了三天才出来这么一个烂的不能用的方案,算了,还是自己做吧,自己做还省心!
关于小B的客户调换货问题,超过调换货的产品确实无法退回大库,但可以给她针对产品出一个促销方案,再联系厂家给她派去一名金牌促销员过去,通过活动打包销售的方式也能解决这个问题,这个活动策划预计自己也需要半天也能搞定;
然后再加上自己还有一些杂七杂八的问题,你发现这周又将是一个非常忙碌的一周,而此时老板内线进来,让你去他办公室,聊一下下周展会的筹备工作;
你忙了一天之后,你伸伸懒腰去茶水间倒杯咖啡提升,碰到小A,小A问:领导,那个方案你看了吗?
你还没来得及写呢,于是说:我还没来得及,我晚上回家改吧!这种回家继续工作的事情对于你来讲已经是你工作的常态了!
路过小B工位,小B问,领导,你给客户打电话了吗?客户又再催,这批货到底怎么处理?
你只好说,好的 我明天一定打!
当路过小D工位的时候,你却发现他在打游戏!你有没有气炸的感觉?作为一个领导你忙的要快吐血了,而员工却闲的打游戏?
听到这里,大家有没有发现什么问题?虽然你工作非常的兢兢业业,但再怎么敬业,你也不可能一个人干5个人的活!你现在其实一直是在给员工干货!
并且你现在的首要任务是处理老板给的任务,需要抓紧时间做下周展会的筹备工作,否则就会造成可预见的经济损失!如果你在限定时间内完不成老板布置的任务就会被认为工作能力差,不能胜任这份工作!
所以,如果你每天被工作忙都焦头烂额,你需要读一读这本《别让猴子跳回背上》这本书,本书就是以一个管理者故事的形式,阐述如何把任务分配给员工处理,并且让她们通过自己的努力完成任务,在员工提升自己的能力同时也会带动企业的发展!这是一本解决“为什么领导者忙的没时间,而下属却无事可做”的书;
书中提到:你需要知道,作为管理者,管理者的定义是通过他人完成事情的人。管理者的贡献来自于他们的判断力与影响力,而非他们个人投入的时间长短与埋头苦干的程度。老板花钱聘请管理者,便是要他们负责用正确的人在正确的时间完成正确的事情。也就是说你的工作,是以结果为导向的,而不是看你有多辛苦,每天加班到多晚!
管理者的时间管理
书里把管理者的时间分成4部分:
老板占用的时间(用来完成老板所要求的工作)
组织占用的时间(平级部门之间相互协调支持)
外界占用的时间(客户、供应商等占用的时间)
自己的时间
而自己的时间呢,其实又分成两部分:
下属占用的时间
自己可支配的时间
老板、组织、外界占用的时间,都很难改变的,管理者可以改变的,就是下属占用的时间。管理者如果不能有效管理下属占用的时间,就不能完成自己要做的事情,就会完全被他人支配。所以,时间管理的重点就是:管理下属占用的时间。
书中把工作任务称之为“猴子”!
管理者要想管理下属占用的时间,就应该明白:
下属占用的时间由“”任务猴子“”成功地从下属背上跳到主管背上的那一刻开始的,除非猴子能回到下属身上,否则下属将永远占用你的时间。
为了做到这一点,首先要明确这个“任务猴子“到底是由谁负责的”!
要确定猴子在谁背上,很简单,只要分辨出谁是监督者,谁是解决问题者即可。
在上述的例子里,下属就把“修改方案”“给客户打电话”这一执行步骤交给你的时候,猴子就趴在你背上了。然后下属开始扮演监督者,你扮演问题解决者。下属隔一阵你就会问你:
“领导,方案改的怎么样了?”
“领导,给客户的电话打了吗?那批有效期不好的货到底怎么处理?”
此时此时,虽然小A 小B都叫你领导,实际上,她们在扮演领导者的角色,你在扮演执行者的角色,你需要向她们反馈进度。
所以,只要你能识别出来谁在跟踪进度,谁在问“事情进展得怎么样了”,你就能知道谁是监督者,谁是解决问题的人,猴子就在解决问题的那个人身上。
管理者要做的事就是:把该下属解决的那些猴子,牢牢地绑在他们背上。
让猴子待在下属背上
所以,无论问题是什么,下属永远是承接下一个步骤的那一方。千万不要因为某个步骤你做起来顺手、方便或者能体现你的办事能力,就把它们包揽过来。
如果你每次都大包大揽帮员工干活,她们就会产生依赖心理,时不时就会来找你:“领导,我们有个问题,你是这方面的专家,你帮我看看吧”
如果你此时会欣然同意,说,“好啊,你等我一会儿,我来看看是什么问题。”
那么,当你说出“我来看看是什么问题”这句话时,猴子就从下属的背上跳到你的背上了。
面临这种情景,你要克制住通过替别人搞定具体事情而证明自己、获得满足感的诱惑!假如克制不住,你就会接到到越来越多的本该下属解决的问题,你开始代替下属做事,而下属则一个一个开始监督你,向你要进度。
然后呢,你就会迷失在下属的猴群里,再也找不回自己的时间了,既没办法完成老板要求的工作,也没办法完成自己工作与规划。你会陷入经典的管理难题:领导没时间,下属没事做。
要逃脱这个魔咒,你要知道:当下属向上司求救时,他所寻找的不是一个解决方案,而是一个问题的解决者。他希望你帮他把问题解决掉,或者希望你来承担做决定的责任。而你要做的是,训练你的下属,让她知道这个任务是她的任务,他们可以寻求你的帮助,但必须把他们带来的问题带走,自己去解决。
你面对下属的问题时,需要明确的基本原则就是:
任何时候,我帮你解决你的问题时,你的问题绝不能变成我的问题。
你可以和下属共同决定下一个步骤是什么,以及你们两个人哪一个要执行。多数情况下一步骤都要由下属来执行,情非得已必须由你来执行时,下属也必须和你一起做下一步。
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针对本书内容和我的一些工作经验,整理了一些管理方式分享给大家:
(1)可以帮员工出主意,但千万不要替他去工作!永远要记得,这些任务是她的工作,而不是你的!公司请员工来是解决问题的,不是制造问题的;所以,千万不要自己大包大揽!
(2)明确任务优先级,比如上面案例当中,优先级排第一的是老板的任务,筹备下周展会问题,否则将影响下周工作进度!另外,对于员工的培养也是虽属于重要但不紧急的事情,但一定要作为最重要的工作去做!因为员工工作不熟悉或者业务能力差,在直接影响所有的工作进度;所以,要把员工培训放在优先级里;
(3)如果任务太多,也就是猴子太多了,那就需要选择或喂养它们或射杀它们,千万不要让它们活活饿死;
(4)你需要定期跟踪员工喂养猴子的情况,要有喂养进度,也就是需要和员工约定沟通时间、频率和内容
(5)按照喂食进度表上的时间和地点喂养猴子是下属的责任,领导不必再沿途追逐即将饿死的猴子,胡乱的喂食:你不能总做救火队员,天天干些给员工擦屁股的事情;
(6)培养员工如何去喂养猴子,你可以先示范一遍给她看,然后再让她跟你一起做一遍,然后看她自己喂一遍,在这一遍可以指出一些不足和改进的地方,在看她喂养了几次之后,她便可以独立喂养猴子啦!
在这个过程中让下属自发的拿出系统性的解决方案和实践行动。并且可以让她再去带新来的员工,教是最好的学,她能把别人教会,说明她也掌握的很熟练了!
(7)无论何时,尽可能面对面地沟通,否则便使用电话,尽量不要用邮件。备忘录、电子邮件、传真和报告可以使用于喂食过程,但不能替代面对面的对话。
(8)要从你的老板那里接受猴子,而不是从你的部属身上!
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