题图
都说中国人最喜欢开会，那么开会的效率究竟如何呢？
前阵子我在组织需求评审会议时，由于笔记本电脑被其他同事占用而导致会议被拖延。因为公司使用投影的方式：投影仪+电脑，所以一般开会需要笔记本电脑。像类似于这种因为会议室被占用、投射设备启动慢等待的情况，每天都可能在我们日常工作中上演，影响我们的开会效率。但仔细想想，你会发现在整个开会流程中存在很多可优化的地方。
先回答个问题：为什么要开会？
开会是预先组织，由多人共同参与讨论商讨问题，以达成共同目标的活动。也就是说开会是为了解决商务上或者事务上的问题，其根本目的是用来解决业务上的问题而不是由于设备故障等原因而影响到会议目标。
现状
以我自己举例，可能会比较主观，却是众多现实状况中的一个例子。
我们平时是如何开会呢？公司内部是用了企业版钉钉，在需要开会时，会议发起者会先在钉钉上预约会议，然后通过钉钉消息将预约信息通知到每一位预参会人员。会议开始前，主持会议者需提前将准备用于投放资料的笔记本电脑拿过去预订的会议室里，与投影仪通信串口接线连接调试好，并调整好合适的室内环境温度和光照照度。接着进行开会，主讲人偶尔会借助一块直立的白板，在上面涂写来表达信息。有时候需要通过远程视频设备与不同地方的参会者进行视频交流。会议记录一般是通过纸质手写的方式记录，有时涉及到参会人员签字确认的情况。会议结束后，需要断掉通讯连接线、关闭投影仪、远程设备，将写字板擦除干净，最后会议记录员对将会议记录进行备案留底，有时候要另外编写会议纪要发送邮件给干系人。
上面是大家很熟悉的开会流程吧！但仔细回顾整个过程，会发现在很多细节出现了不必要的时间浪费。下面，我们分为会前、会中、会后来进行场景分析：
会前
会议主讲人一般需要提前10到20分钟到预定会议室准备好会议环境。即使是这样，在开会前的准备工作过程中，也会发生因各种问题而导致会议延迟。诸如：笔记本电脑临时被占用；投影仪设备、远程视频会议设备、空调温度调节启动时长时间等待；演示资料拷贝等繁琐的准备工作。这里有一点要提的就是由于接线老化等原因，有时候即使连接好线路也投不上影，这个时候就要不断地挤弄接口，这样会加剧接线的损坏，像下图：
会议机显示蓝屏-调试中
会中
在开会过程中，写字板被写满时就不得不停下会议，将写字板擦除干净后继续。会议记录的纸质版在需要发送会议邮件时需要重新编辑文本，有时候由于会议进展速度过快，可能也会发生漏记的情况。像一些重要会议需要对会议过程进行语音记录时，也只能抽象地对与会者的声音进行记录，有些时候也不是每个人的声音都能够清晰地记录下来而且也不能重现会议现场情况。
会后
会议结束后，需要关闭很多设备，诸如：投影仪、会议远程视频设备、光照、空调等。在有些时候，会忘记关闭设备而造成不必要的浪费。缺席人员要求看下会议的讨论过程时，只能通过音频进行抽象地认识。在会后也要花时间将白板给擦除干净，而且上面的信息不能形成文本进行存储。
通过上面对会前、会中、会后过程的分析，我们不难得出：在开会完整过程中，会涉及到多种设备，而且由于设备的不同属性造成“设备孤岛”的情况。其实，会议从开始到结束就应该形成一个整体，每个会议都应实现设备和数据可联动、可跟踪、可回溯、可分享。会议涉及到的不同的设备应该能够与会议进行联动起来，主动为会议而服务，主动为人而服务。
优化的业务流程
优化后的会议流程
我觉得企业会议下的场景应该是这样
产品经理小张要组织需求评审会议时，会在管理平台中预约会议，包括：会议主题、预参会人员、会议开展时间段、会议地点等信息，然后将会议通知发给每一位预参会人员进行确认是否有时间参会。然后小张会提前将准备好的会议资料发送到会议机，然后就可以好好地专注去准备如何主持会议的事情。会议在快开始时，预约的会议室会根据预设的环境指标调节准备好会议环境，包括：会议室空调、光照、窗帘等设备的调控，并预先打开会议资料。到了会议预约时间点，小张同其他参与人员一起前往会议室。在会议过程中，小张只专注讲解会议内容和同会与人员讨论，其他事情交由会议系统进行：能够支持录制会议现场视频，远程视频会议，协助记录会议纪要，界面手动涂画等功能。同时，会议系统也能够作为虚拟参会成员参与到会议讨论过程：提供信息检索，调节会场气氛等功能。在会议结束后，参会人员在会议流程中中签名确认，系统将在会上记录的内容形成会议纪要以邮件的形式发送/抄送给相关人员。小张也可以将录制好的视频以二维码的形式分享给其他缺席同事。在确认每个人离开会议室后，会议室自动还原相关的设备状态，为下一次会议做好准备。
总结
本文主要是重现当下企业日常的会议场景，通过分析，我们发现企业会议过程中存在数据断层，设备断层的情况，即：不能很好地整合会议过程中相关设备，从而影响到参会者本应该专注讨论问题解决问题的目的。我们应该将这些琐碎的事情交由给机器，让参会人员更专注于解决商务上、事务上的问题。但遗憾的是，目前市场上尚未出现完整、成熟的解决方案。而且大多数企业都没有意识、重视企业会议--这个浪费人力、财力的问题。
若你也对需求分析领域感兴趣，欢迎找我交流，共同成长。
微信号：zheng8437
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