动动手指，每天轻松斩获30分钟

7月啦，全天候酷热难耐，身在空调房虽然不惧热浪，但是整个人仍是有点懒懒的。脑子里各种小盘算，动一动，每天去游个半小时？ 还是静一静，每天早睡半小时；半小时听2本书，半小时看看专栏，来段百词斩……

别发呆，过来跟我动动手指头，劈头盖脸先挤出30分钟再说！

动动手指，每天轻松斩获30分钟

上班vs.邮件

邮件就是隐形的时间杀手：老板的紧急任务，项目组成员的进度更新，定期报告，各种不知何物的CC(抄送)铺天盖地。每一个邮件发送者用他们的工作进度表割裂着我们的时间任务轴。

注意力是最宝贵的，专注办理一件工作时，老板的邮件飘然而至，现有工作被打断，大脑也不得不进行思维切换，请注意，这种切换是大脑自动完成的，它必须把短期记忆中的当前内容转移到长期记忆中，以便为新到来的信息腾出空间。而这种脑部自动运转的机制，很可能让你丢失正在处理工作的信息。而每天被打断的次数越多，也就意味着思维转换次数越多，各种思维背景间的关联度就越低，大脑工作的效率就越低。

等到稍后把邮件回复给老板，再去衔接之前的工作，大脑需要再次调档，宝贵的注意力再次集中，再次进入高效的工作状态也需要过渡时间。你可以先试着统计一下这些被割裂的时间，我来发几招来帮你拯救其中的20分钟，请依照你工作伙伴的风格自行选择：

A. 保守疗法

邮件照收，但给这些不按你时间安排的邮件加个紧箍咒。先拿比较普世的Outlook举个例子：

1.把工作伙伴分个类，谁发的邮件需要重点关注，时时处理。那么你可以选择一个带音效的，以免遗漏。不得不被打断时，拿出得手的记录工具，及时注释，有助于以后恢复工作时及时衔接，恢复了解整体的思路和已有的信息。

有的伙伴是常规性项目更新，那么先把这些人的邮件“ Move the item to folder" ，放在设定好的文档里，凉一凉，等完成专注的工作后再打开。这种邮件往往是群发给固定成员的，等待发件人和成员必要的回复一起浏览，这又是一层汇总处理。同一事件，前因后果理顺后一起回复，简洁明了有逼格。

看到"Send to" 了吗？ 如果是专门给我的邮件也可以筛出来，那些有的没的CC给我的，请尽快理清分类。可以放在每天最疲乏的时间再看。宝贵的精力留给宝贵的工作。

还可以用“Subject contains", 比如人事专员发来的薪资福利政策，你懂的。工作中打打鸡血也很重要。

设好规则，可以小测一下：

2.除了把工作伙伴分个类，还可以贴标签插红旗。这不是什么新鲜的大招，只是提醒一下别忘了筛选时多多组合，找到最适合自己的快捷方式。

B. 我是老板，听我的

老板又怎样？下属的邮件照样来袭。越是授权少的老板越是请示邮件满天飞。那么试试这几招：

1.只需要回答， “Yes，Go ahead" (批了，去吧）和 “No,Go ahead" （No,去你个头）的邮件，请用快捷回复：

2. 秀秀肌肉，让下属选对时间来见。

分享日历时间表，老板时间是宝贵的，别随时随地发邮件，或者冒冒失失的跑来要批准。

跟异国异地的同事约谈也可以采用这个方法，省去你几点空，我几点空的邀约邮件。

3. 给下属安排一段固定的工作时间，时间固定，方便双方工作安排。

用Task，选择起始时间和任务状态，还可以标注进度。给需要的员工安排好待办事项，在这里进行追踪和记录，以备日后进行绩效和工时分析。用心设置详细内容，针对不同的员工和工作内容拆解成短小的任务块，及时记录更新实际用时，帮他们记个时间账，以便日后分享和改善。

最后对付一些中介的垃圾邮件，看不到！

目前Outlook只能做到用设定的邮箱或联系人来屏蔽邮件，马上介绍几个高逼格的应用。

先提几个问题，看看戳到你的痛点了没有：

Q1：半年前和同事老板讨论过一个业务模式的处理方案，几经邮件往来，最终讨论关闭于一个结论邮件。

今年，外部环境变化了，监管部门出了新的政策，老问题有了新解法。原来的业务模式需要重新讨论。主导讨论的张三已经离职里。组织讨论的任务落在了你的头上。

一封有故事邮件的前世今生，如何扒到点上，节约自己的时间，大家的时间？如何让原来参与讨论的成员简单回顾马上理清思路？

找到邮件相关归类文件夹，一封封的看吗？可以，但也可以试试Gmail邮箱的翻检功能。Gmail是谷歌的免费邮箱，与outlook相比，有一些独特的功能，我个人最喜欢的就是这个翻检功能，没有之一。Gmail会给所有邮件添加上下文背景，因为它会把邮件划分成不同的会话。通过会话功能，你可以迅速浏览一个邮件，中间有谁参与，最新的发言是什么。这就是我想要的，最有效率的复盘过去的长邮件，尤其在刚刚被拉进一个长邮件的组群中，它能帮你迅速理清头绪。

仅此一项，你美好的一天至少可以节约10分钟的时间。

Q2: 刚刚说的邮件分档分类，如果没有设定规则，在Outlook里需要 一封封的拖拽邮件的相关的文件夹，要整理前几个月的邮件，一个下午就这样搭进去了。

或许你也可以试试Gmail, 它的标签功能，可以轻松实现邮件分类，更有逼格的是，同一封邮件可以同时被收藏入多个标签的文件夹，这点Outlook目前无法实现。当然在数字信息中加上相应的关键词，也是日后搜索的重要依据。

大招发完，显然，为了实现大脑压力最小化，让信息尽可能快的离开大脑。请利用工具，让大脑摆脱不必要的信息困扰和打扰，才能节约时间成本。要知道每天只有那么固定的24个小时。

生活vs.记录

现在来看看生活方面，还有10分中我们从生活记录方面来做减法。

我有个很喜欢的本子这样子的，每天不记就不行。刚刚提到的被邮件打断前的记录往往就用笔来记，快捷简单。

但信息时代还是推荐几个APP应用，每天省出个十分钟绰绰有余。

1.工作生活两不误的日程表，你还在哪里权衡工作生活的平衡方法吗？省省吧，都是全民创业的时代了，哪里还有泾渭分明的工作和生活。跟家人合作伙伴分享你的日程表，见缝插针的安排分分钟搞定。

2.SimpleMind+ 无时无刻不思维导图的记录。应用太多了，找顺手的安装。每天专栏，孩子的教育，写作的大纲，导图的记录对比我的本子，更立体，更视觉化。查找和回顾起来也很方便。每隔一段时间，把导图找出来复盘和补充修改，每次都有新的提高。

动动手指，每天轻松斩获30分钟

3.番茄钟，和思维导图软件一样我用的是付费版的，统计记录更详尽。提前设置若干任务，集中25分钟高效处理，5分钟及时休息，三个番茄钟后，15分钟换脑切换。非常简单的原理，用了就停不下来。

动动手指，每天轻松斩获30分钟

4. 鲨鱼记账Pro, 投资理财前请先理清自己的账务，消费后随手记录。图片化支出选项一键记录。统计图表让剁手党清清楚楚了解消费大项。有当家的定期查账的请慎用！

动动手指，每天轻松斩获30分钟

5.最后还是Gmail, 你可以把工作邮箱或是其他个人邮件账户里的电子邮件聚合在一起，这样一来很容易地把不同账号里的电子邮件集中到Gmail邮箱；发送邮件时出现的仍然是不同的邮箱地址（这样不会给别人造成麻烦，邮件接收者也不用在地址簿中更新你的邮件地址）

操作步骤如下：

a/先把其他的邮箱里的邮件转发到Gmail.

b/在Gmail里找到“设置”然后点击“账户”在“用这个地址发送邮件”部分添加电子邮件地址，然后“确认”并输入确认代码。

另外，请建立自己的电子文档库。用Gmail给自己或他人发送纸质文件保存位置的提示信息，也可以用来保存和搜索原始文档的数字化备份。

如此记录生活，身心愉悦。节约的不仅是当下的时间，还有未来的检索时间。

罗嗦了半天，你们算清理没有，30分钟已然悄然斩获！

尾巴：

有没有你独特又有逼格的节约时间的方法？请分享：）