如何提高自己的工作效率

最近一段时间自己的工作量突然增多，原因一方面是接近年底，很多旧项目要收尾；另一方面部门接收了其他兄弟部门转来的几个项目，也需要赶在年底前实现预期的目标。为了完成任务，平均每个人的工作量几乎增加了一倍，有的人似乎更多一些。可以想象，在一个时间段内同时几个项目在运行，而且这几个项目分别处于不同阶段，相应的侧重点也不同，怎么能按时保证质量完成任务，并平衡好几个项目的关系，使其并行不悖，不仅仅是部门管理者的问题，更是摆在每个项目成员面前的一个难题。
刚开始没几天，项目组的每个人都已经被强大的工作量折磨的痛苦不堪。有的项目处于后期收尾阶段，需要投入精力完成项目总结，文档整理，出总结报告；有的项目正处于中期阶段，不但要按照计划完成预期任务，还要进行必要测试；还有的项目处于早期阶段，需要核对项目需求，评估项目工作量，制定必要的项目进度表，还要参加各种评审会议，与客户沟通，虽然没有具体开发任务，但是需求确认影响到中期开发任务以及后期项目验收的标准，影响深远，马虎不得。很多人不得不延长工作时间 - 加班，但仍然很多任务无法在预期时间内完成，各种任务延迟成为普遍现象。而我自己的情况似乎更加严重，新项目的需求要跟其他开发同事确认，沟通，搜集疑问点后还要及时反馈给客户，另一方面原有的项目进度还要保证，每天几乎被各种需求文档，收尾文档，来自内外各方面的邮件所包围。每天8:30开始工作，晚上9点多才下班，但依然有工作没完成，邮件没及时回复，该完成的任务临收工才发现还没有开始做。
该怎么办 ？这样下去不是办法，一方面工作任务没法完成，另一方面长时间的加班也影响自己的正常生活，应了那句话，工作累成狗，却没任何成果。静下心来，认真总结，归根结底是工作效率不高。而这里面有两方面因素，从自身来说是工作能力不足以及专注度不够；而外在因素是部门的项目管理部门计划安排不合理，给项目组成员造成极大的时间浪费。工作时间总量是相对固定的，项目总体目标已经确定，即使再加班能提升的量毕竟有限，而要完成任务，提高工作效率是不二选择。
到底该如何提高工作效率呢 ？我想，应该从上述内外两个大方面入手。
提高自己工作能力水平是提升工效率的根本。有人认为提高效率就是提高时间利用率，跟能力有啥关系，能完成任务就好。我认为这种观点是错误的。工作能力高低影响自己解决问题的速度，能力越强，解决问题完成任务的时间就越短，单位时间内完成的工作量就越多。那到底该提高那些工作能力呢 ？这里可以归纳总结自己的缺点和不足，找出影响解决问题的瓶颈或者耗时比较多的工作，如果是能力影响解决问题的速度，则需要优化提升对应的能力。比如，提升编程能力需要修炼基本的程序设计内功，数据结构与基本算法，程序设计思维，程序设计语言以及程序设计的平台都是影响能力的基本元素需要平时不断提升优化。
提高专注程度也是提升效率的重要因素。一个人如果做事不能集中注意力，总被各种事情影响，效率必然底下。而要提高专注度，除了精力要充沛，还要合理计划安排，并预留必要的时间缓冲来应对意外情况。计划好，才能理解当前任务的重要性，并努力投入精力去专注完成任务。
从外部来看，提高项目组计划安排合理性，减少对自己工作干扰，是提高自己效率的重要因素。同时合理的拒绝不必要附加任务干扰，也是提高自己时间利用率提高专注度有很大帮助。
总体说来，要提高自己的工作效率，既要修炼自己的内功-提升自己的工作能力，又要提升外在的招式-合理拒绝外在的干扰，只有这样才能提高自己的工作效率。