邮件办公

一 为什么使用邮件办公

微信、短信、QQ、电话等实时通讯的快速发展，使得商务沟通和交流变得更加便利，而邮件作为一种通讯不即时的方式，仍然有着不可替代的优势。
首先，邮件带有着更正式的商务属性。
邮件发送的内容，一般都是经过发送人做认真思考和编辑的内容，同时也会尽量把话说清楚。其抄送的内容也是即时将内容传达给收件人，做正式信息的通知和知悉。相关待办人收到邮件后，需要考虑做邮件内容的回复，收件人可以经过长时间的理解和思考后做，因此内容也会很正式和完整。这些是即时沟通工具不具备的，即时工具的沟通内容，基本通过聊天的片段做内容的整合和理解，对于接收信息的人，了解整个对话的全貌，理解时间和沟通时间都比较复杂。
其次，邮件可作为正式的存档进行记录追溯。
正式邮件的内容，一般会对整个邮件做整体的信息说明和前因后果的接收，其内容更加的完整和结构化。这里的信息不会像聊天内容过于碎片而容易丢失，而且聊天记录可能会被删除掉，群太多不容易找聊天记录等问题。信件内容即时删除，可以来得及从回收站里面收集回来，也可以按照当时的日期和标题，尽快追溯回来。
最后，邮件涉及都的交流对象更广泛。
与现有的即时通讯应用不同的是，邮件可以不用新增好友，也不用单独做群的绑定，只要获取到对方的邮件地址，即便是陌生人，也可以随时发送邮件，顺利通知其邮件内容。同时邮件还有群发的功能，可以及时通过一次编辑，同时群发给被通知对象，防止信息在通知的同时，避免不必要的信息传递失真的现象。在特殊的场合，邮件接收人，可以做自动邮件回复的功能，可以帮助相关工作人员减少内容编辑和回复的工作。

二 邮件办公处理

1.发送人视角
如果自己是邮件发送人，主要明确如下事项：
1.邮件发送的主题是什么：为什么发这个邮件
2.邮件的抄送人和收件人是否要做区分，如何做正确的区分
3.邮件书写：邮件内容尽量结构化，分层条理进行书写，方便收件人理解
4.邮件内容要做简单检查，检查无误后再做邮件发送
5.发送后检查结果：是否邮件发送成功，有时候因为地址错误或者服务器错误，邮件可能会发送失败

2.收件人视角
每天办公需要定期查看清理邮件，确认有自己的邮件
邮件内容关注是否有自己的待办或者重要的结论，这里自己一定要掌握内容信息，防止有遗留的待办
如果可立即回复，可以做邮件内容的回复
回复的时候，需要考虑下抄送对象，引用当前的邮件做内容即可，方便收件人了解邮件的上下文

3.邮件管理
如果日常邮件内容比较多，可以将邮件内容做下归类，方便自己后期做邮件内容的查找和追溯
邮件内容一般会有主题，可以参考主题，建立一个文件夹做内容管理

三 邮件沟通技巧

日常邮件沟通时候，主要考虑作为发送人，如何做邮件内容的整理，这里主要有如下几个方面：
1.格式：现在邮件沟通，一些典型的场景会提供经典的模板，自己可以做下参考。比如网易邮箱应用，可以提供会议纪要、请假申请、周报日报等的模板，这里的模板可以根据实际情况直接做些调整套用即可。掌握了邮件格式，后期可以帮助自己减少梳理思路的时间，直接按照格式做填鸭式的内容填写即可，不用多做自己的格式思考。这里不做赘述。
2.语气：邮件内容尽量措辞礼貌，多用敬语，减少使用表情包和语气标点符号，根据不同的身份来做称呼。比如总， 老师，** 经理，** 先生，** 女士，如果是多个人可以使用Dear all。
3.信息齐全：标题要简洁明了，介绍邮件的主题内容。内容尽量有条理清楚
4.信息强调：强调的词语或者日期，可以做标粗和颜色的特殊区分。颜色一般使用红色（一般表示危险）和绿色(一般表示安全），其他的颜色尽量不要使用，不然颜色太多会显示内容很花哨，读者也容易理解错意思，无法了解重点是在哪里。
5.语句拆解：尽量使用一定意义的短句，句子太长不利于读者阅读和理解，如果语句太长，可以考虑将一句话换成两句话或者多句话来表达。避免复杂的术语堆砌，否则不太相关的业务不一定可以理解。
6.适当间距：文字太多，如果都挤在一起，会显示文本过多，影响读者的阅读体验，引发视觉疲劳。如果有多段话做展示，可以考虑增大文本行间距，也可以考虑中间换行的方式来展示信息。
7.紧急程度：如果消息比较紧急，书写时希望对方尽快回复。建议考虑使用三种方式加持，首先是做紧急的信息强调，也就是时间相关的颜色和加粗标记；其次要把延迟回复的利弊说明清楚，尤其是对收件人的利益影响，让其了解事情的紧急性；最后的最后，防止收件人没有来得及看邮件，保险起见再单独发个聊天消息知悉对方及时回复信息。