一年一度的年会又要开始了，老J已经组织过N年的上百人年会，在这儿也可以简单的做个实战经验的总结，愿与大家共享。这个内容不但细致，还能少花钱，多办事。如何组织年会？不要挠头，其实很简单。从大块上说就是人、物、流程安排。
一、人员安排
因为我们是在组织公司的年会，参与会务的人越多，能在现场娱乐的人就越少，为了更多的让更多人尽兴，原则上会务组人员要越少越好。需要确定的人员如下：
1、年会资源总协调1人，通常为公司级主管，有一定协调能力。
2、年会总导演1人，必须有激情，有创意。
3、主持人，根据人员多少，建议100人以下2名主持人，100人以上4名主持人。
4、灯光、音响2人。
5、摄像、照相，3、4人，可根据设备情况安排。
6、会务礼品统计、兑奖及物品管理1人。
二、物
包括最大的物品，即年会场地，这是总导演最先要确定的，因为场地也是年会成败的关键因素。年会主要物品清单：
1、场地：需要确定的有活动和用餐地点，场地的进出口，是否可能会拥挤，是否安全。演员的出入通道是否顺畅。
2、条幅，拉花，气球，用于布置会场，这个不用细说吧？
3、电脑、投影仪、投影幕布。
4、灯光，音响设备。
5、相机、摄像机。
6、荧光棒、室内爆喷彩花、掌声小塑料手、喇叭。这都是用于烘托现场气氛的。
7、游戏道具，根据需要而定，通常没啥太贵的东西，因为年会也是有成本的。
8、奖品、奖券、礼品、证书、抽奖箱、鲜花等，用于抽奖、颁奖等环节。
9、饮料、糖果、水果、干果等。有多少人头买多少份，这个不能省，要不然大家看你的节目心里也不舒服，少买带壳的。
10、节目道具应提醒演出人员自备，因为毕竟不是专业的策划剧组。
11、其它小物品，包括剪、刀、胶带、桌签、签到薄、签字笔、纸箱。
三、流程
这是最复杂的内容了，因为好多细节和技巧都在流程这一步。
1、确定整个年会的基调与创意，先确定晚会的参与者是谁，比如打造团队？溶合？答谢？这都是基调。那么什么是年会的创意呢？是根据年会的基调来设计整个晚会从开始到结束的内容，比如创意可以是“寻宝”、“冒险”、“解密”等等，可以围绕主题来展开创意。
2、需要确定的文本清单：
《年会策划案》把刚才那两项用填空和问答写满。
《分房与分桌》如果是为了融合，要重新混分，如果是为了答谢，按自愿分桌。
《主持人台词》开场与收尾。
《年会游戏文本》注意，不是拓展游戏，一会再详述。
《年会费用预算案》原则：有多少钱办多少事。
《奖品、礼品清单》
《优秀员工名单》
《参加人员名单》要有性别，民族和职务，身份证号和联系电话。
《节目清单》在年会开始前，打印好，每个节目的负责人一份。
《场地、设备租用方联系方式清单》包括租车的使用与安排，是否参会人员需要接送等。
《奖券》
以上文档除相关人员掌握外，总导演至少要有一张纸版备用。
3、年会的开始时间，月日不需要说，时间需要说说，上午？下午？晚上？下午开年会最难，因为下午人都不是最兴奋的状态。所以通常首选都是晚上。但有答谢宴的话，晚上容易喝多，别怪我没提醒你。
4、主持人安排：主持人选择的标准最好是外形与智慧兼备的，心理素质要好，最重要的是对幽默有认知，收发自如。100人以上都是考虑两男两女，这样便于安排节目和互补。主持人需要准备的只有开场白和结束语，中间的串场词要见机行事。
5、节目安排：主要包括节目、游戏、抽奖、颁奖这几大块内容。
提前收集节目报名，节目报名表有如下几项需要填写，即“顺序、节目名称、节目性质、参加人员、所属部门、时长、主持人备注、时间控制”。顺序是最后有年会总导演确定的，名称到时长都是用来安排节目顺序的，时长和时间控制是控制时间的。
说下节目确定顺序的原则和方法。
原则：通常先激情开场，然后平稳过度到第一个游戏节目，再安排平稳的节目，再反复，总体控制要像波浪一样，不要长期维持观众兴奋的心态，最后安排比较抒情的节目，收尾。通常根据节目数量2、3个加一个游戏或颁奖，这样便于控制气氛。
安排节目的技巧：用EXCEL按节目类别排序，把不同的类别标上不同的颜色，然后在顺序这列写上编号，再重新排序，看一下是不是所有的颜色都是分开的，如果不是，重新编号。原则还是以刚才说的“波浪式”为主。
通常顺序是：开场、主持人上台开场，请领导讲话，表演节目，串插游戏与颁奖，抽奖，结束，开吃……
6、收集各节目素材，二次编辑与开发。要多与表演节目的人沟通，给予适合的建议。
7、PPT安排。PPT现在做为晚会的主要道具，是非常重要的内容，一方面可以帮助导演、主持理清头绪，另一方面可以让观众了解当前进程。通常开始可以做花絮，如观众拜年。然后主持人入场音乐，音效。节结音乐等。
技巧：把所有节目清单列在同一屏，标上用投影仪显示不清楚，但在笔记本上能看清的字体。可以用超级链接来控制整个PPT目录与节目的安排。还有，把桌面背景换成公司年会的主题画面，在切换程序的时候不会太突兀。
8、关于游戏，这是最让人头痛的部分，通常会让人想破头。但是，我告诉大家，这个其实不需要完全创新，只需要对已经有的游戏上进行二次开发就足够用一辈子的了。以简单的踩气球来说，早期的是单人的，我们可以二次开发为双人的，双人的不行可以多人的，多人的也玩过可以玩“盲人”的，“盲人”的也玩过了，那“盲人背瘸子”的。游戏是玩不完的。
特别注意，主持人在主持游戏的时候，不要长篇论述游戏规则，只需要发布简单的口令即可。这样才能让参与者最快的明白游戏的意思。
还有，注意游戏与场地安排的关系，如果场地太小，那么只能一组安排一个人员，或者分组比赛。
年会游戏的类型通常有3种，竞技，对抗，表演类，可以根据情况来安排，不要重复。
年会游戏的几大原则：安全！这是第一原则，不要使用任何危险的道具！然后是有趣和互动，最好是台下台上全场人一起互动，全员开心，那才叫设计的好的游戏。
9、抽奖，抽奖的形式也是不拘一格，有积分式得奖，随机式抽奖，破密式得奖，寻宝式得奖，这个在电视上都看过，也可以按“二次开发”进行安排就可以了。
10、处理现场情况，这是我最要说的，年会相对复杂，现场可能出现的情况比较多，如果刚才准备的足够，也可能会出现问题。原则上，每个电子设备都要有一到二个的备份，包括年会的PPT也要复制在另一台电脑上，如果你想死，就只放在一台笔记上，就算ThinkPad有时也可以让你死的很难看。如果人员和节目发生变化，一定要提前通知和安排，要不然，就只能你自己上台去串场现演了！
11、结束后，物品清点与回收。查好了，没用完的东西别丢了，省钱，明年还能用。
如果你正在做年会，把这个内容从头到尾核对一下，如果比这做的还细致，那你的年会就肯定没问题了！
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