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怎么又快又好的写PPT?

怎么又快又好的写PPT?

作者: 田子玉_ | 来源:发表于2019-05-07 01:09 被阅读3次

    问:怎么做到又快又好?

    每个人基于自己的经验,都会有或多或少的技巧。

    我写PPT 的水平,离高手还差很远,不过踩过很多坑,被老板骂过很多次,也有幸见过很多高手的PPT,总结了一些方法论,希望可以帮到有需要的职场朋友。

    认知升级:PPT的类型

    第一类:日常运营报告PPT,主要用于分享信息。

    比如团队周报、部门分享、项目介绍。

    第二类:管理报告,主要用于[说服他人,请听众做决策]。

    比如晋升答辩、商业计划书、年终汇报。

    如果能把第二类PPT写好,第一类通常不在话下。

    就好比手动挡开的很牛的老司机,给他换成自动挡,只需要稍加适应,很快就轻车熟路。

    咱重点分析下【怎么写好管理类报告】


    想要写的快,4个建议

    1) 建立优秀PPT素材库

    储存大量优秀的PPT ,删掉不必要的page,只保留各种逻辑层级的内容…功夫在平时,见到好的PPT,赶紧右键保存,文件夹要备注好,以备关键时刻快速参考。

    2)归纳、储备高度抽象的理论体系

    功夫依然在平时,看书、听大佬的深度分析、日常工作要善于深度思考,刨根问底,归纳总结。

    3)提前在纸上画提纲、写内容

    建议根据PPT的业务目标,在纸上构建好提纲,甚至结构,纸上的成本比PPT要低很多,而且利于思考。举个例子,

    4、 强烈推荐使用工具,效率不止加倍!

    比如:Islide插件,一键下载,一次购买,从此之后:海量模板、无数图标、配色方案、各种图表、还可以一键优化…

    分分钟解放劳动力,再次论证了,能用钱解决的问题,都不是大问题。

    类似的办公软件的各类优化工具,有付费的,建议别用免费的,效率提升到超出你的预期。


    怎么写的好?---233原理

    2个目标、3个原则、内容3要素

    step 1:2个目标

    1)业务相关的直接目标

    比较容易理解,不赘述,要么是说服决策者(同意你的思路)、要么是要资源(人/钱/关键性指导意见等)。

    2)证明自己是个管理人才

    (经常被忽视的目标)

    问:管理类的报告,通常讲给谁听呢?

    答:给老板、平行部门的老板、HR的决策者、投资方…

    敲黑板!你在他们面前show一把(刷存在感)的机会特别少,但是往往是这批人决定你的项目是要砍还是扶持,他们一起决策你是晋升通过还是需要降级,他们会影响到你是否能被重用。

    他们在职场走的是什么路线呢?绝大多数都不是专业技术路线,往往是综合管理路线。

    所以,把握好  做管理汇报的机会,尽可能证明自己是管理人才。

    管理不是单纯狭隘的指‘管人’,是指管理目标、管理资源、管理过程、管理关键指标、管理人..等综合能力。

    尤其是:路径尚不清晰、目标暂不明确、资源尤其稀缺的时候。

    step 2:3个目标

    1)了解倾听者的特点

    职位:不同职级,关注的点线面体都截然不同,话术需要对应职级进行提炼,因为本文干货较多,这里不赘述。

    左右脑:左脑型的人,逻辑控,按顺序推理,分析细节,擅长线性分析;右脑型的人,恰恰相反,感性,不注意细节,喜欢听故事,靠直觉做判断。

    (弱弱举个例子,去年我的晋升汇报PPT ,我分别请了2个左脑思维的同事帮我分析,他们真的是逐字逐句的来帮我论证逻辑是否严谨。后来又请2个右脑思维的朋友帮我分析,她们从如何讲故事来帮我润色,让我强烈感受到人类的两种极致思维模式)

    近日工作重点:会大大加分哦~重点考虑公司战略(帮自己带来资源的倾斜)、考虑到老板的OKR或者KPI(帮老板解决他的核心问题,加分不止一点点哦)

    是否有怪癖:

    (考虑不到,万一踩雷,会大大减分)

    Case1:年前我们去移动总部做合作提案,汇报PPT,唯一一次修改就是在措辞上,考虑到移动公司的习惯,集团的BD提醒我把提成改成了分层。

    2)  不要只分享信息

    切忌不要做信息罗列,不能让决策者去帮你分析结论,不要让决策者去思考要不要做,你需要要自己提炼你的思路、给出合理建议、给出靠谱的结论。

    3)   PPT上只讲70%的内容,30%的内容留在纸上/心里。

    每页1分钟,主干核心内容10分钟讲完,不要给老板太多开放性的思考空间。

    在很多细节上,你可能比老板更专业,但是他万一太发散,给你提各种不靠谱的建议,你是做还是不做呢?不做,对你印象大打折扣,做呢,浪费资源。

    所以,延展和细节补充请放到附录。

    做到:老板提到大问题,有条不紊、对答如流;老板提到细节,能精准回答。

    step 3:内容三要素

     为什么有些人讲PPT ,老板们只顾低头玩手机,看上去不认真听呢。

    绝对不是因为他媳妇在微信上紧急呼唤他,主要有3类原因

    一级高危原因:他听不懂

    这种情况下,决策者往往会没耐心,脾气差的人分分钟质疑你在讲什么?或者,质疑你的表达能力

    二级高危原因:你讲的内容不重要

    这种情况下,很快就会有人通知你,不用来讲了,或者让你快速过一下

    三级高危原因:不是他想听到的内容

    这种情况下,很可能会质疑你的工作能力

    那么你的内容,三要素到底是啥呢?

    1) 讲战略,讲非一般的贡献

    注意,是非一般的贡献。

    敲黑板,划重点。

    我们在工作中,你的日常工作大多数都是【减分工作】,为什么是减分工作,小明同学可能不爽了,我每天认真工作,居然是减分的?

    yes,职场就是这么残酷,减分工作的定义就是:很多工作,你做好了是理所应当的,做不好就是不达标。

    ok,什么是【加分工作】,就是超出预期,或者远远超出预期,也就是非一般的贡献。

    yes,百度的绩效考核,第一档明确指出就是给那些[非一般]的[[非凡影响】的的同学

    如,老板的预期是产品日活500W,你做到了700W。

    管理汇报,就要去讲自己在核心业务中的【加分工作】的非一般的贡献,你才有不可或缺的价值。

    前提是真正做出成绩来,如果实在没有任何加分工作,很抱歉,这次汇报基本上就很平庸了。提醒你日常一定要日积月累做加分工作。

    2) 讲怎么做到的

    可以强化:创新因素、你自己的因素(为什么是你搞定了..,你是怎么搞定的..)

    不要强化:竞品因素、大环境因素(你的用户规模上去了,因为竞品策略失误..这种对你没任何加分左右的因素弱化一下就行)

    3) 讲下一步要做什么,需要什么

    关键词:机会、风险、应对风险的策略、执行计划、短中长期目标

    推荐句式:有机会,有挑战,我们要从**方面…虽然…但是;

    小结一下,内容,需要达到什么样的标准呢?

    ---老板可以直接拿着去向他的老板汇报

    补充:一些常见小技巧

    这些是大家已经耳熟能详的基本功,不赘述

    每一页只能表达1个核心观点(放在标题里)

    每一页的内容要足以支撑核心观点

    每一页最好1分钟可以讲完

    每一页颜色不能超过3个

    数据图本身最好别超过2种颜色

    不要直接粘贴Excel(丑爆了)

    不要用3D图(丑爆炸)

    饼图里的子模块不要超过6个

    (超过部分,统一用others,非要表现出来完,就用柱状图)

    百分比放在饼图里

    数据标注放在左上角…

    以上

    祝你早日成为 听别人 给你汇报PPT的人

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