问:怎么做到又快又好?
每个人基于自己的经验,都会有或多或少的技巧。
我写PPT 的水平,离高手还差很远,不过踩过很多坑,被老板骂过很多次,也有幸见过很多高手的PPT,总结了一些方法论,希望可以帮到有需要的职场朋友。
认知升级:PPT的类型
第一类:日常运营报告PPT,主要用于分享信息。
比如团队周报、部门分享、项目介绍。
第二类:管理报告,主要用于[说服他人,请听众做决策]。
比如晋升答辩、商业计划书、年终汇报。
如果能把第二类PPT写好,第一类通常不在话下。
就好比手动挡开的很牛的老司机,给他换成自动挡,只需要稍加适应,很快就轻车熟路。
咱重点分析下【怎么写好管理类报告】
想要写的快,4个建议
1) 建立优秀PPT素材库
储存大量优秀的PPT ,删掉不必要的page,只保留各种逻辑层级的内容…功夫在平时,见到好的PPT,赶紧右键保存,文件夹要备注好,以备关键时刻快速参考。
2)归纳、储备高度抽象的理论体系
功夫依然在平时,看书、听大佬的深度分析、日常工作要善于深度思考,刨根问底,归纳总结。
3)提前在纸上画提纲、写内容
建议根据PPT的业务目标,在纸上构建好提纲,甚至结构,纸上的成本比PPT要低很多,而且利于思考。举个例子,
4、 强烈推荐使用工具,效率不止加倍!
比如:Islide插件,一键下载,一次购买,从此之后:海量模板、无数图标、配色方案、各种图表、还可以一键优化…
分分钟解放劳动力,再次论证了,能用钱解决的问题,都不是大问题。
类似的办公软件的各类优化工具,有付费的,建议别用免费的,效率提升到超出你的预期。
怎么写的好?---233原理
2个目标、3个原则、内容3要素
step 1:2个目标
1)业务相关的直接目标
比较容易理解,不赘述,要么是说服决策者(同意你的思路)、要么是要资源(人/钱/关键性指导意见等)。
2)证明自己是个管理人才
(经常被忽视的目标)
问:管理类的报告,通常讲给谁听呢?
答:给老板、平行部门的老板、HR的决策者、投资方…
敲黑板!你在他们面前show一把(刷存在感)的机会特别少,但是往往是这批人决定你的项目是要砍还是扶持,他们一起决策你是晋升通过还是需要降级,他们会影响到你是否能被重用。
他们在职场走的是什么路线呢?绝大多数都不是专业技术路线,往往是综合管理路线。
所以,把握好 做管理汇报的机会,尽可能证明自己是管理人才。
管理不是单纯狭隘的指‘管人’,是指管理目标、管理资源、管理过程、管理关键指标、管理人..等综合能力。
尤其是:路径尚不清晰、目标暂不明确、资源尤其稀缺的时候。
step 2:3个目标
1)了解倾听者的特点
职位:不同职级,关注的点线面体都截然不同,话术需要对应职级进行提炼,因为本文干货较多,这里不赘述。
左右脑:左脑型的人,逻辑控,按顺序推理,分析细节,擅长线性分析;右脑型的人,恰恰相反,感性,不注意细节,喜欢听故事,靠直觉做判断。
(弱弱举个例子,去年我的晋升汇报PPT ,我分别请了2个左脑思维的同事帮我分析,他们真的是逐字逐句的来帮我论证逻辑是否严谨。后来又请2个右脑思维的朋友帮我分析,她们从如何讲故事来帮我润色,让我强烈感受到人类的两种极致思维模式)
近日工作重点:会大大加分哦~重点考虑公司战略(帮自己带来资源的倾斜)、考虑到老板的OKR或者KPI(帮老板解决他的核心问题,加分不止一点点哦)
是否有怪癖:
(考虑不到,万一踩雷,会大大减分)
Case1:年前我们去移动总部做合作提案,汇报PPT,唯一一次修改就是在措辞上,考虑到移动公司的习惯,集团的BD提醒我把提成改成了分层。
2) 不要只分享信息
切忌不要做信息罗列,不能让决策者去帮你分析结论,不要让决策者去思考要不要做,你需要要自己提炼你的思路、给出合理建议、给出靠谱的结论。
3) PPT上只讲70%的内容,30%的内容留在纸上/心里。
每页1分钟,主干核心内容10分钟讲完,不要给老板太多开放性的思考空间。
在很多细节上,你可能比老板更专业,但是他万一太发散,给你提各种不靠谱的建议,你是做还是不做呢?不做,对你印象大打折扣,做呢,浪费资源。
所以,延展和细节补充请放到附录。
做到:老板提到大问题,有条不紊、对答如流;老板提到细节,能精准回答。
step 3:内容三要素
为什么有些人讲PPT ,老板们只顾低头玩手机,看上去不认真听呢。
绝对不是因为他媳妇在微信上紧急呼唤他,主要有3类原因
一级高危原因:他听不懂
这种情况下,决策者往往会没耐心,脾气差的人分分钟质疑你在讲什么?或者,质疑你的表达能力
二级高危原因:你讲的内容不重要
这种情况下,很快就会有人通知你,不用来讲了,或者让你快速过一下
三级高危原因:不是他想听到的内容
这种情况下,很可能会质疑你的工作能力
那么你的内容,三要素到底是啥呢?
1) 讲战略,讲非一般的贡献
注意,是非一般的贡献。
敲黑板,划重点。
我们在工作中,你的日常工作大多数都是【减分工作】,为什么是减分工作,小明同学可能不爽了,我每天认真工作,居然是减分的?
yes,职场就是这么残酷,减分工作的定义就是:很多工作,你做好了是理所应当的,做不好就是不达标。
ok,什么是【加分工作】,就是超出预期,或者远远超出预期,也就是非一般的贡献。
yes,百度的绩效考核,第一档明确指出就是给那些[非一般]的[[非凡影响】的的同学
如,老板的预期是产品日活500W,你做到了700W。
管理汇报,就要去讲自己在核心业务中的【加分工作】的非一般的贡献,你才有不可或缺的价值。
前提是真正做出成绩来,如果实在没有任何加分工作,很抱歉,这次汇报基本上就很平庸了。提醒你日常一定要日积月累做加分工作。
2) 讲怎么做到的
可以强化:创新因素、你自己的因素(为什么是你搞定了..,你是怎么搞定的..)
不要强化:竞品因素、大环境因素(你的用户规模上去了,因为竞品策略失误..这种对你没任何加分左右的因素弱化一下就行)
3) 讲下一步要做什么,需要什么
关键词:机会、风险、应对风险的策略、执行计划、短中长期目标
推荐句式:有机会,有挑战,我们要从**方面…虽然…但是;
小结一下,内容,需要达到什么样的标准呢?
---老板可以直接拿着去向他的老板汇报
补充:一些常见小技巧
这些是大家已经耳熟能详的基本功,不赘述
每一页只能表达1个核心观点(放在标题里)
每一页的内容要足以支撑核心观点
每一页最好1分钟可以讲完
每一页颜色不能超过3个
数据图本身最好别超过2种颜色
不要直接粘贴Excel(丑爆了)
不要用3D图(丑爆炸)
饼图里的子模块不要超过6个
(超过部分,统一用others,非要表现出来完,就用柱状图)
百分比放在饼图里
数据标注放在左上角…
以上
祝你早日成为 听别人 给你汇报PPT的人
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