一、会前通知
1.搞清会议基本情况、会议议程，列出参会范围并提交领导审定，搞清会议注意事项，进行会议通知，要求通知会议的人员记清接线人和参会人。注意通知会议时把握住内容、方式、时间，同时要求提供参会人电话，方便迟到时电话通知本人。
2.通知会时，确定参会人员是否可能有其他特殊情况，对应到会的缺额人员是谁来替补？需要哪些人员列席？哪些人员要在会上发言汇报？专题会上所谓的相关部门是哪些？
3.会议通知不宜过早，一般提前一天即可。参会信息要注意反馈，确认能不能来，不来换谁？及时统计后呈送领导。
二、布置会场
1.提前摸清会议室情况，由多少桌子、能坐多少人、谁负责会场管理和钥匙，是否需要提供会议文件，如果是视频会使用的是什么信号。
2.准备会标、签到表、桌牌、茶叶和纸杯。考虑主要领导排位，调试设备，是否有会议资料，提前带好电话本、党徽、座位图、参会人员名单，准备空本和笔以防领导没有带。
三、搞好会务
1.会前提前安排小会议室或贵宾室，方便会议正式开始前嘉宾等候或我方领导小范围会见嘉宾。
2.提前考虑出入和停车问题，和门卫提前沟通好放行与会人员，估算机动车流量，没有停车条件的提前告知参会单位；有停车条件的请门卫引导有序停车。
3.门口要迎宾，打招呼问好，多在会场转一转，看看座签顺序对不对，看桌上摆的材料全不全，看各小组工作人员有没有及时到位。会上要随时注意领导的话筒使用情况，声音太低时及时帮助领导调节。此外要提前多打两壶水，半小时加一次，开会时紧盯领导水杯。
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