美文网首页
细节决定成败,小秘书大宝典

细节决定成败,小秘书大宝典

作者: 一杯江河 | 来源:发表于2022-02-13 20:05 被阅读0次

    网上一则消息震撼了人们的心扉:“中国最贵女秘书朱旭:年薪849万,年终奖1000万”。朱旭是一名秘书,但不是传统意义上的普通私人秘书,而是著名房企万科的董事会秘书。朱旭拥有三个国内外顶尖大学硕士学位,作为董秘,她曾是万科对外最重要的联络窗口,也曾协助董事会作出有利决议,助力万科走向更辉煌。后来朱旭又被任命为万科集团副总裁,可谓秘书中的佼佼者,直达秘书界的天花板。

    秘书是大家经常接触却又难以说清楚的职业。影视剧中有不少带着职业偏见色彩的秘书角色,对秘书职业不熟悉的人或许以为:秘书是长老板面子的“花瓶”,是为领导打杂的跑腿儿。其实,秘书的工作内容可以很丰富,秘书的晋升发展空间也可能很大。

    “总助能量站”的创办人张小文老师将自己的多年经验整理总结成《老秘书工作笔记》一书,为我们全面而详细地介绍了秘书这个职业,告诉大家秘书是什么、需要做什么、怎样才能做好秘书。

    张小文曾在5年内6次调岗调薪,从秘书做到业务负责人。她曾在某大型教育集团任职5年,期间担任院长助理并获得“金牌助理”称号;从事秘书线下培训3年;2020年创办公众号“总助能量站”,专注于秘书线上培训,受到众多学员和用户的欢迎,包括阿里巴巴等知名企业。

    这本书,系统地阐述了秘书工作的方方面面,覆盖秘书的入门、初级、进阶各层次,还提供了很多效率工具。如何成为“千手观音”一样的优秀秘书,我们从三个方面来具体了解这本秘书宝典:应知应会,秘书入门基本功;高能要事,秘书的武功秘籍;向上管理,秘书的内功心法。

    01 应知应会,秘书入门基本功

    秘书无小事,无论什么工作都要做到应知应会。

    秘书小米第一次陪同领导参加商务宴请。席间,小米给客户倒酒,却忘了倒多少才合适,越急越出错,倒了满满一杯红酒。这是一件很小的事情,却弄得双方很是尴尬。所以说,别小瞧了秘书工作,商务礼仪、迎来送往、能说会道,在商务接待中起了很重要的作用。

    办文、办会、办事,是秘书必须学会并做好的基本功,也是秘书工作的核心。秘书往往需要负责又多又杂的事务性和执行性工作,随时接受任务、传达任务、执行任务,要什么有什么,做什么能什么。

    秘书工作的涵盖范围很广:信息管理、商务接待、会议组织、公文写作、文件流转、部门沟通、差旅安排、活动策划,等等。

    做一个合格的秘书,要能对各项工作应对自如、信手拈来、运筹帷幄。领导一个眼神,优秀的秘书就已经知道领导的心思和暗示了。

    02 高能要事,秘书的武功秘籍

    高能要事,是秘书工作必不可少的武功秘籍。

    一位学员小赵在担任总经理秘书初期,常常手忙脚乱,也曾向作者求救:领导要带高管们出差,让小赵订票,她不知是否要临时问询身份证号;在制作公司介绍PPT时,要体现公司人才济济,小赵不知大家的具体学历;领导突然问询高管的平均年龄,她感到难以迅速回答。作者教了小赵一招,平时多留意收集信息并做好记录,提前制作《员工信息表》,以备随时查用。

    以上只是秘书工作中信息管理的一个缩影。信息管理,作为一名合格的秘书,需做到“外来的不乱,外发的不错”。作者指出,“信息管理的本质是任务管理”。秘书每天要从各种途径接收各种信息,信息就是工作任务的载体,信息管理伴随着任务执行的过程。这些信息经过过滤、筛选、处理、再加工、使用等步骤,最终助力我们达成工作目标。

    鉴于秘书工作的繁杂性,如何做好时间管理、工作安排,就显得特别重要。高能要事,就是要知道工作的优先级,能分辨事情的轻重缓急,合理安排,在较少时间内完成更多任务,且优先完成最重要的任务。作者认为,“秘书工作价值的高低取决于为领导节省了多少时间”。优秀的秘书将助力领导最快地进入工作状态,避免领导的时间消耗在低价值工作上。

    每个人都只有24小时,如何在有限的时间内做到高能要事,方法和工具必不可少。我们可以运用GTD等时间管理方法。

    要做到高能要事,秘书要培养三种工作思路:想在前面,善假于物,善假于人。提前准备事事易,后来找补处处难。根据不同公司的具体岗位需求,找准秘书工作的定位,提前理清工作重点。善假于物就是将工作模块化、流程化、标准化、清单化、可视化,善假于人就是要充分做好向上管理和向外管理,人人为我、我为人人,实现双赢甚至多赢。

    本书提供了12个秘书常用清单、72个秘书常用模板,还介绍了各种常用的办公软件,以及高效完成转换、压缩、笔记、协同、检索的工具。相信你一定会爱上这“哆啦A梦的口袋”。

    03 向上管理,秘书的内功心法

    优秀,就是要做超越期待的事情,秘书要学会向上管理。

    有一个经典的商务接待案例,充分向我们展现了什么叫做细节决定成败。在一次商务接待中,有位客户高管因突发情况需在次日早上6点半离开,秘书Selina负责送机。次日4点多Selina已提前到达酒店等待客户出发;在去机场的车上,她备好了多款营养丰富的早餐供客户选择,用保温杯为客户泡上热茶;还为得感冒的客户贴心地准备了口罩和感冒药;在客户毫不知情的情况下准备了当地特产。这位秘书做的每件事,虽然非常琐碎,但细节中见真情,专业又妥帖,打动了客户,最终促成了一单价值1亿元的合作。

    要成为一位优秀的秘书,不能停留在“领导让做什么就做什么”的层面,而要动脑、用心,从更深更广去进行目标管理、任务管理。秘书不要只埋头干自己手头的琐事,还要向上管理、向外管理。获得领导的认可,可能会决定秘书的工作深度和发展空间;获得合作伙伴的配合,可能会事半功倍。

    正如作者所述“主动用优秀来要求自己的人,从来不会离优秀太远”。秘书Selina把小事也做到极致,将秘书的内功心法展现得淋漓尽致,后来她去了美国硅谷一家创业公司做市场工作。

    优秀是有感染力的。秘书工作做好了,就是近水楼先得月,可以获得更多的有用信息,得到更多的锻炼机会,结识更多优秀的人才,秘书也可能成为更优秀的人。秘书的向上管理,是通过成就领导来成就自己。

    秘书的向上管理,首先要熟悉领导的各方面情况,有意识地观察总结,包括个人情况、履历、优缺点、工作习惯、管理风格、工作内容和目标,等等。在秘书的日常工作中,要适时地主动汇报工作,做到“事事有回应”;还要做到“件件有落实”,做一个能兑现承诺的靠谱人。

    写在最后

    在一场活动上,格力董事长董明珠当众宣布,22岁的孟羽童将成为她的秘书,而且要把孟羽童培养成第二个董明珠。

    人生是一场修行,秘书是一种浓缩精华的职业。人生无处不惊喜,小秘书也可以成就大事业!

    相关文章

      网友评论

          本文标题:细节决定成败,小秘书大宝典

          本文链接:https://www.haomeiwen.com/subject/xhkqlrtx.html