今天是GTD工作法的第四个步骤《回顾阶段》：保障系统的有效运行
首先我们简单回顾一下前几天的阶段目标：
- 开始GTD前：你需要预留一整天时间来做准备工作。准备这套系统需要的空间，比如独立的、不被他人打扰的办公区。以及准备必要的工具辅助。
- 收集阶段：这个阶段的目标是：清空你的大脑。把所有的事项都扔进收集箱，不需要立即处理，找一个时间集中处理即可。不要再被大量无助于当前行动的事情抢夺注意力。
- 处理阶段：这个阶段的目标在于：“通过思考一个事情的具体意义，明确下一步行动”。这里面我提供了思考框架，可以按照流程依次处理所有任务。最终使用这些思考清空你的收集箱，进入下一步
- 组织阶段：这个阶段的目标是将上一阶段处理好的信息，妥善安排进我们的个人事务管理系统内，并建立好各种清单，方便在合适的情景去查看。
如果说前面都是在着手建立这套系统，今天的回顾阶段，就是正式开始使用这套系统了。
这里的“回顾”并不是指最终复盘或年度总结之类的，而是一个类似于“检视”的概念。
我们在前面阶段把各种事项都安排进这套系统里，形成了各种清单。
但如果什么都不做，这套系统必然不会自动运转。
我们需要这套系统有效运行的基本操作，就是不停的去回顾这些清单。
它需要你定期检视、回顾之前列好的待办事情，来决定当下究竟该集中精力去做什么。
（1）需要“回顾/检视”哪些内容？
除了参考资料在定期的阅读/回顾清单里单独回顾以外，我们需要去检视和回顾的内容主要是我们在之前收集、处理、组织起来的“所有行动事项”。
那么这些事项在每天该用什么样的优先级去做呢？
a.首先看一看你的日程表
日程表里面记录了所有你在指定时间必须去做的事情，这些事情往往是比较重要的事情，所以在每天的回顾内容里，日程表应该是第一个需要确认当前行动的清单。
b.然后看其他行动类清单
然后检查自己的项目清单，快速浏览，快速判断，找到那些急需完成的事情。
下一步行动清单是每次回顾的重点。因为每天都要在这个清单里挑选当天需要做的事情。
我们的日常清单里都会有一个今日待办和明日待办，回顾过程中可以见缝插针的将一些急需完成的事情安排进这两个清单，然后尽快去做。
对于那些需要他人完成的等待清单，在回顾阶段即可做出跟进动作。比如说花1分钟回顾了等待清单，发现有三个事情当前的进度不明确，那么再花3分钟，分别去简单询问具体的执行者，任务到底完成的程度即可，方便你做出其他决策。
（2）在什么时候进行回顾？
在一开始执行这套流程的时候，往往会把回顾这个非常简单和自然的环节当做一个郑重其事的事情。
其实不然，日常的大多数回顾行为，也许只需要几秒钟的时间就可以完成。也就是说，你只需要浏览一下清单，就是一次不错的回顾了。关键是要养成习惯。
a.根据时间和情景决定，养成习惯
前几年我在一开始执行这套流程的时候，会经常忘了去打开软件，看一下最近的清单。往往是沉浸在工作中，过了几天之后，突然想起来了，才打开软件去看一下，发现有很多遗漏的任务没有处理。
随着对这套系统慢慢深入，后来我养成了一些良好的习惯，大大改善了我使用这套系统的效率。
- 每天早上开始工作的第一时间，我会打开软件做今天的计划，从下一步行动里面选取今日待办的事项，大概需要花5分钟时间。
- 然后在完成早上第一件事情的时候，就习惯性打开软件看今天还需要做什么？当前进度是比预期快了还是慢了？其他事项该先处理哪个等等。
- 中午当我吃完饭有一个小时休息时间的时候，我会打开“休息时间”这个情景清单，找一个之前决定要在休息时间完成的事情，把它完成。一般都是看一些课程或者资料。
- 然后每天晚上固定时间会提醒我回顾当天的任务，预计花的时间，实际花的时间，任务完成率等等，让自己对一整天完成的事情有一个清晰的感知。
类似这样的时间节点和不同情景下做出的习惯性查阅，都是回顾阶段需要做的事情。
b.每周回顾，定期更新
每周的回顾可以让你对于当前所有需要做的事情有一个非常宏观的把控。
在每周回顾的过程中，那些原本已经快要被遗忘的事情重新被唤醒，让你知道这件事情必须得快速完成了。
注意这不是说让所有事情重新回到脑子里打扰你当前在做的事情，而是在专门的回顾时间里，快速的检视那些等待完成的事情，然后快速判断我应该做出哪些调整，这会让你感受到掌控力。
当你对一个已经完成了一半的项目进行回顾的时候，如果这个项目中途有其他变化，可能会需要你更新这个项目的待完成事项，这个时候就是最佳的更新时间。
不要在执行的时候临时去更新这些信息，因为要更新一条信息，势必需要把整个事情的原委重新思考一遍，这个过程会非常耗时间，最好在回顾时间集中处理。
保持每周的回顾时间，花上1小时去浏览过去一周完成的事情和未来将要完成的事情，及时更新这些任务的进度。最终一定会在这个过程里获益良多。
（3）更高维度的回顾
埋头开车的时候，别忘了走对方向。
我们需要定期做更高维度的回顾，明确一下当前的目标，展望一下未来三五年的规划。
从根本上来说，我们的长期目标和使命远景对我们当下的很多选择起决定性作用。各类心理学实验也都证明，有长期目标和规划的人更容易成功。只是可惜的是，有60%的人从来没想过自己的目标。
所以，定期（至少每个月一次）去回顾这些长远的规划，并思考，当前做的是不是就是你真正希望去做的，或者说真正需要去做的呢？
OK，到这里，我们所有行动前的思考和组织流程都在前面这几节里面做了详细说明。
明天的下一个阶段就是执行阶段了。而前面的收集、处理、组织、回顾这几个阶段的最终的目的，以及最大的挑战就是回答下面这个问题：
“现在是周五早上9.07分，你要做些什么呢？”
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