会计账簿概述

会计账簿简称账簿，是以会计凭证为依据，由具有一定格式、相互联系的账页所组成，用来全面、系统、连续、分类地核算和监督一个企业、单位经济业务事项的会计簿籍。

一、会计账簿的基本内容和作用

（一）会计账簿的基本内容

各单位按照会计核算的基本要求和会计准则的有关规定，结合本单位经济业务的特点和经营管理的需要，设置必要的账簿，并认真做好登记工作。在工作中，虽然账簿的类型多种多样，但均应具备如下几项内容。

1．封面

主要表明账簿的名称（如总分类账、现金日记账和银行存款日记账等）和所属会计期

间（如 xx 年～ xx 年）。

2．扉页

注明会计账簿的使用信息，如科目索引、账簿启用表和经营人员一览表等。

3．账页

账页是账簿用来记录经济业务内容的载体，是账簿的主要组成部分，每张账页都包括户的名称（如总账科目、明细科目）、登账日期栏、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏以及总页次栏和分页次栏。

（二）会计账簿的作用

设置和登记会计账簿，是会计核算的基础工作，是连接会计凭证和会计报表的中间环节。做好这项工作，对于加强经济管理具有十分重要的作用。会计账簿的作用主要表现在以下几个方面。

1．记载和储存会计信息

将会计凭证所记录的经济业务记入有关账簿，可以全面反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动，储存所需要的各项会计信息。

2．分类和汇总会计信息

账簿由不同的相互关联的账户构成。通过账簿记录，一方面可以分门别类地反映各项会计信息，提供一定时期内经济活动的详细情况；另一方面可以通过发生额、余额计算，提供各方面所需要的总括会计信息，反映财务状况及经营成果。

3．检查和校正会计信息

账簿记录是会计凭证信息的进一步整理。

4．编表和输出会计信息

为了反映一定日期的财务状况及一定时期的经营成果，应定期进行结账工作，进行有关账簿之间的核对，计算出本期发生额和余额，据以编制会计报表，向有关各方提供所需要的会计信息。

二、会计账簿的种类和使用

不同企业在建账时所需要设置的账簿是不相同的，必须依据企业规模、经济业务的繁简程度、会计人员的多少、采用的账务处理程序等因素来确定。无论何种企业，基本的账簿体系主要包括日记账、总账、明细账和其他辅助性账簿。一般企业会计账簿有三大分类标准，即按用途分类、按账页格式分类、按外形特征分类。

（一）按用途分类

账簿按其用途不同，可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿，有些还会分出一类联合账簿。其中，序时账簿也称日记账，被分为普通日记账和特种日记账；分类账簿概括反映资产、负债、所有者权益、费用成本、收入和利润等的增减变动情况，被分为总账和明细账。

1．序时账簿

序时账簿又称日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。在会计工作发展的早期，就要求必须将每天发生的经济业务逐日登记，以便记录当天业务发生的金额。库存现金日记账和银行存款日记账是企业必须具备的两种账簿，分别专门用来登记库存现金、银行存款增减变动及其结果的日记账，库存现金日记账的日结余额应当与当天的库存现金核对，银行存款日记账也应定期与银行对账单核对，以保证账实相符。

2．分类账簿

分类账簿简称分类账，是对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。分类账簿按其提供核算指标的详细程度不同，又分为总分类账和明细分类账。

(1）总分类账，简称总账，是根据总分类账户（一级账户）开设的，用来提供总括核算资料的账簿。只要是企业涉及的会计科目都要有相应的总账科目与之对应，一般企业只需要设置一本总账即可，因为总账登记的一般都是一级科目，每月只需登记1~3次即可，摘要可以写"1~10日汇总""本月汇总"等。另外，为了登记总账的方便，在设置总账账页时，最好按资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的顺序来分页，在口取纸选择上也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润按不同颜色区分开来，便于登记总账和查找。

(2）明细分类账，简称明细账，是总账下建立的明细记录。它是根据记账凭证进行一笔一笔记录的账簿，是根据总账科目所属的明细科目设置的账簿，每一个总账科目都对应着一个或几个明细分类账科目，各个账户明细账的期末余额之和应与其总账的期末余额相等，总账和明细账登记的原始凭证依据相同，核算内容相同，两者结合起来既总括又详细地反映同一事物。

3．备查账簿

备查账簿又称辅助账簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。例如，反映企业租入固定资产的"租入固定资产登记簿"、委托其他企业加工商品的"委托加工物资登记簿"等。备查账簿的设置应视实际需要而定，而且没有固定格式。

（二）按账页格式分类

账簿按照所使用账页的格式分为两栏式账簿、三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿。企业应根据各项财产物资管理的需要选择账簿的格式。

1．两栏式账簿

两栏式账簿是由只设有借方和贷方两个基本金额栏目的账页所组成的账簿。这种账面很少采用。

2．三栏式账簿

三栏式账簿是由设有借方、贷方和余额三个基本金额栏目的账页所组成的账簿。各种日记账、总账以及往来总账所属的明细账等一般采用三栏式账簿。

3．多栏式账簿

多栏式账簿是由借方或贷方按需要分设若干专栏的账页所组成的账簿。收入、费用类明细账户一般采用多栏式账簿。

4．数量金额式账簿

数量金额式账簿是账簿的借方、贷方和余额三个栏目内都分设数量、单价和金额三小栏，以反映财产物资的实物数量和价值量。它是指采用数量和金额双重记录的账簿。库存商品、原材料等明细分类账一般采用数量金额式账簿。

（三）按外形特征分类

账簿按外表形式可以划分为订本式账簿、活页式账簿、卡片式账簿三种。

1．订本式账簿

简称订本账，是在启用前将编有顺序页码的一定数量账页装订成册的账簿。这种账簿一般适用于重要的和具有统驭性的总分类账、现金日记账和银行存款日记账。

订本式账簿的账面固定、账页的编号事先编好，既可以防止账页散失，也可防止抽换账页。但由于账页固定、编号固定，使用起来灵活性不高，在同一时间内只能由一个人登记账户，不便于分工记账。

2．活页式账簿

简称活页账，是将一定数量的账页置于活页夹内，可根据记账内容的变化而随时增加或减少部分账页的账簿。活页账一般适用于明细分类账。

活页式账簿使用灵活，可以根据需要随时增减账页，可以同时由数人分工记账。但账页容易散失或被抽换。账簿中的账页在使用时需连续编号，并装置在账夹中。使用完结，不再登记时，也要将其装订成册，以便保管。

3．卡片式账簿

简称卡片账，是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中，账页可以根据需要随时增添的账簿。严格来说，卡片账也是一种活页账，只不过它不是装在活页账夹中，而是装在卡片箱内。该种账簿使用完毕，不再登账时，则将卡片穿孔固定保管。在我国，企业一般只对固定资产的核算采用卡片账形式。

三、账簿的设置和启用

为了保证账簿记录的合法性和会计资料的完整性，明确记账责任，在启用会计账簿时，应遵守以下规则：

(1）封面。启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，如总分类账、应收账款明细账、现金日记账等。

(2）扉页。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖其人名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接管人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。

(3）账页。账页是用来记录经济业务事项的载体，反映了企业经济业务的核心内容。总账和明细账可以将账本分页使用，不需要一个科目设置一本账册。在启用账簿时，会计人员应为每一个账户预留一定的页数。

(4）启用订本式账簿，应当按照从第一页到最后一页的顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次，同时将每个账户用口取纸分开，并在口取纸上写明。

（二）会计账簿的使用规则

为了保证账簿的使用合法、合规，企业财会人员应按照相关规定启用账簿，做到相关负责人责任明确。不同账簿的具体使用规则如下所示。

订本式账簿

应填写"账簿使用登记表"或"账簿启用表"，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员的姓名等，并加盖人名章和单位公章。会计人员变动时，应注明交接日期、交接双方和监交人的姓名，三方签字盖章。填写索引目录时，总账要按会计科目的装订顺序填写科目名称和启用页号。

活页式账簿

应制作封面和封底，并在封面上填写单位名称、账簿名称和所属会计年度。装订成册时，应撤去空白账页，并合计出总页数，填写在相应位置。制作索引目录，标明每个账户的名称和页次，并附上填写好的"账簿使用登表"或"账簿启用表"。

对于记录实收资本和资本公积等的营业账簿，要在账簿的右上角粘贴印花税票，同时划线注销，表明已经缴纳了印花税。若使用缴款书缴纳印花税，则无须粘贴印花税票，直接在账簿右上角注明"印花税已缴"字样，同时注明缴款金额。