最近工作上出了一些问题,这才发现自己的工作效率的确很低,有时候甚至是事倍功半。急需学习一些工作方法快速地提高自己的效率了。
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1.学会区分“紧急”和“重要”事项
一件今天紧急的工作,或许到了明天就不重要了。你应该知道,哪些是紧急工作,需要马上着手;哪些工作尽管重要,但还可以顺延至明天处理。为自己制定区分事项优先级的原则。
让别人留个口信,或者明天才回邮件,这都不是什么要紧的事,重要的是让自己集中在真正的紧急工作上。Peter Bregman在他的著作中说过:“高效工作的奥义之一就是,搁置工作和学会专注同样重要。”
切忌三心二用。人总是高估自己的能力,如果能学会调整工作,你就能为自己减负,加班的时间也会减少。
2.为工作划分“优先级”
只有明确自己想要什么,想在工作和日常生活完成什么,你才能获得真正想要的东西。制定计划能助你一臂之力。前美国职棒大联盟的明星捕手Yogi Berra曾说:“做事不分轻重缓急,你会很难实现目标。”成功的人知道什么时候,该用什么方法才能得到自己想要的东西。
因此你要为工作划分优先级,确定最重要的任务,分离紧急事项与重要工作,评估任务价值,按重要程度排序,最后为各项工作安排处理时间与期限。
3.好记性不如烂笔头
不要过分依赖记忆力,你不知道它会不会在关键时刻掉链子。我们应该学会用笔记录事项。
做笔记有许多实用方法——从传统的笔录、便笺到如今的记事软件Evernote等等。
每周开始前,记录下本周需要完成的所有工作。你会对更清楚这周的安排,对划分优先级也有所帮助。
4.单线程工作
专注是一项常被低估的能力。单线程工作其实十分重要,它能让人保持注意力集中。
在没有干扰下,单线程工作的效率可以提高2-5倍。因为这种工作模式没有其它任务的干扰,耗时更短,压力更小。
如果当下你刚好有且只有一项优先事项,那么单线程工作模式就是你最好的选择。
5.掌握自己的时间安排
时间管理也是一笔重金投资。巴菲特曾说:“千万别让别人安排你的时间表。”如果你用20%的时间就能达到目标的80%,那你的工作时间就没有必要强行增加。
每天安排任务时,保证每一项都是可以完成的,还要有时间限制。时间的限制会促使你集中注意力,提高效率。最重要的是,每项任务都应该对你的目标形成推动力。安排好任务,你就知道该关注什么,当你有空闲时间的时候,就不至于无事可做。
“你不理财,财不理你。”同理,你不管时间,时间也不会管你。合理分配时间,让自己有更多空余时间,你就可以用来实现人生目标,与家人朋友相聚,休闲减压,或阅读,或锻炼,以提升自我。
6.如何衡量个人投入与产出?
虽然让人沮丧,但要意识这一点:这个世界上有很多事情花了你很多时间,可结果总是不理想,性价比超高的事情总是少之又少。
但John Maxwell曾经说过:“不要低估每件事的重要性。”定期对工作投入产出进行评估很重要。前提是做到了上面几点后,你真正地拿出了自己最佳的工作状态,这个时候量化才具有意义。
记录下你是如何投入时间的?你得到了你想要的结果吗?
乍一看,这似乎是在浪费时间,但一旦通过量化,看到性能数据对于改善生活有多么重要,您就会将习惯坚持下去。
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