记录【2016.01.17】千里跬步小组第二次讨论会

1 第二次讨论会的发起

1.1 组内交流氛围不浓厚

距离上一次讨论会已经回去1个多月的时间了。在这一个月时间里小组微信群并没有积极的进行交流讨论。主要原因还是自己身为组长没有将小组讨论的氛围带动起来。反而是想着“没有什么话题也就不要在微信群里说话了，不要耽误大家的时间”这些为自己找借口的想法。

1.2 与指南针小组的对比

而指南针小组的讨论会已经到第四次了，讨论会之外的活动也组织的有声有色。比如小组内部成员互相打电话，建立阅读会，建立早起团……。小组互助的能量大大的，特别是组长囡囡，进步非常明显，在如此段的时间内，感觉指南针小组在跑，而我们小组却是在停滞不前。如此反差让我更加自责，主动找囡囡聊天，向囡囡索要经验和小组建设的意见。

了解组员的状况是关键，囡囡说组员的工作、生活、学习的节奏各不相同，需求也不一样。在了解组员的基本情况下再根据实际情况开展小组活动，会更加高效。

1.3 组织第二次讨论会

想想看小组成员马博士、严哥、冒冒、佳琪都是3721组委会成员，都有着超高的能量，我和丽婧刚刚进入掌控每一天的学习。那就要转换一下思路，虽然本月我和丽婧是组长和秘书，但对于成长来说，我们是学习者，站在满足需求的角度上，组织讨论会，我们来学习，他们来分享，共同达到互帮互助的目的。

于是在微信群里发布本周六晚8点的讨论会通知，结果大家都积极反馈。只有佳琪因为期末考试无法参加。

2 第二次讨论会

2.1 仓促开始的讨论会

原计划是想着简单的讨论，在微信群里进行。马博士马上就问我们是进YY的那个语音频道。一下子自己的崩溃了，没有做准备工作，讨论会通知也没有发详细的流程介绍。讨论会的主持、记录、录音都没有分配角色。一切都没有做好准备工作。自己对待讨论会如此不重视，让别人怎么重视呢。即使是一次简单的讨论会，也必须要认真对待，这样是对参与讨论会的组员负责，同时也是对自己负责。

2.2 小组成员1月计划完成情况

讨论会第一项是介绍各自1月计划的完成情况。自己在1月份的前三周完成率不到50%，而最近一周自己精力特别差，月度计划推进的相当困难。后续还有两周，积压的任务特别多，尤其是重点任务推进的缓慢。同时每日还有临时任务加入进来，需要完成的任务越来越多，导致自己给自己的压力越来越大，在崩溃的边缘。

其他小伙伴的完成情况都推进顺利，特别是冒冒的计划完成率已经可以达到90%了。有三人1月份的情景都发生了较大的变化，冒冒放假回家、严哥出差在外，马博回学校。都不同程度的造成了计划推进困难、完成率受到影响。还有丽婧在计划推进的过程中，由于碰到工作岗位的变动，也受到了一点影响。但是1月份总体完成50%的计划要求，小组还是能够完成的。

2.3 计划分解的困惑

讨论会第二项议题是从年目标到月计划，再到周计划、日计划的落地实施步骤和期间碰到的疑问。其实自己对于这个流程上存在着很多的疑问。目前自己只是简单粗暴的一步步分解下去，但是对于整个流程的每个环节的细节都不清楚。导致自己一旦卡壳，就容易崩溃。

首先是制定月计划、周计划。月计划是从年度目标同一层次后的表格中拔下来的，由于没有考虑到时间消耗的因素，导致1月计划制定时，就是随心所欲，凭感觉制定出的1月计划。其实是不太符合实际情况，1月计划制定的数量过多了，共计有36项。周计划是从1月计划表中分解出来，时间跨度短一些，思考的多一些，效果稍微好一点，但是仍然没有考虑时间消耗的因素，导致某些周计划任务完成不了。特别是第三周，精力差，临时事项堆积着。

2.4 计划调整的重要性

再次是调整月计划、周计划。月计划在每周间隔应该回顾跟踪任务完成进度，同时需要调整月计划，周计划应在每天回顾跟踪任务完成进度，同时需要调整周计划。所有计划内任务有调整的，需要修改、完善。计划内没有的任务，需要加入放在计划外的事项中。

这个步骤自己一直都没有做，是因为觉得计划就是月初或者周初制定的计划，如果发生改变了，就不是计划了，那对应的计划完成率也成了摆设。

马博士和严哥立马纠正了我的错误观念。计划表是为我们达成目标而服务的，而不是为了漂亮的计划完成率。计划内任务的调整和计划外任务的增加都是因为计划在期初制定时，并不能将所有的事情都想清楚，条件不满足、情景有变化、精力状态有起伏都会对计划产生影响，因此计划表的调整是客观存在的，而且是有必要的。

2.5 回顾的高度决定成长的速度

我又有疑问了。计划调整事项我都会在doit里面进行调整、增加。为什么一定要在月计划和周计划表中进行调整、增加呢。

马博士解答说调整月计划、周计划表是为了更好的回顾任务完成情况。

我又有疑问了，我的回顾都是基于时间开销记录的，那是不是可以不用使用月计划和周计划表来做回顾呢。

马博士的问答让我震惊了。
使用时间开销记录来回顾，一是成本较高，二是回顾时是站在行动的角度来回顾，层级会比较低。
使用月计划、周计划进行回顾，一是成本会较前者低，二是回顾时是站在任务推进的角度来思考，对于自己的成长帮助会更大。

一语惊醒梦中人啊，自己每天、每周、每月的回顾都是基于时间开销记录来进行的，本来觉着自己的系统很正常，成本自己也能忍受。但从来没有考虑过回顾时所站高度的问题。为了提升自己的视角高度，自己一定要改变周回顾、月回顾的方式，同时周计划、月计划表就要严格按照时间间隔要求进行调整。

收获此观点，本次讨论会简直是太超值了。

2.6 建立资料共享平台

最后询问了严哥关于知识管理系统和信息管理系统的问题，自己完全没有涉猎过，有点跟不上节奏，严哥建议我先阅读老大的相关博文再进行讨论会好一些。

同时严哥提出我们要建立一个共享资料平台，将所有的资料全部都放在里面，方便管理。

于是选择了有道云协作，严哥还教我如何建立分层次的文件夹系统，以及每个文件夹说明。立马协作群里的文件就有层次，清楚了很多。以后我们小组所有的资料都可以放入存档，同享。

同时严哥还提议可以建立问题集锦，收集问题，解答问题，将过程资料都放入共享平台中。

渐渐的发现我们小组已经迈上了康庄大道了。好有希望的感觉啊。

会议结束前，大家讨论了一下关于讨论会的频次问题。最终决定每两周进行一次讨论会，争取全员参加。平时每周的讨论在微信中进行，不要求所有人参加。

3 讨论会的圣诞树回顾

3.1 四个收获

一是收获了关于对周计划和月计划调整的作用和意义。周计划和月计划的调整不仅仅是对计划制定的再次完善，同时也是回顾任务推进时的基础。所以每天对周计划的调整，每周对月计划的调整步骤一定不能省略。

二是收获了关于小组资料共享平台建立的知识和目的。小组在有道云笔记建立了资料共享平台，将所有成员的资料进行共享。可以作为历史资料存档，同时可以方便小组成员互相学习，最后也是小组成员提交作业的途径。

三是收获了规范化完成任务的重要性。马博士和严哥提出了讨论会的流程化需求。本次讨论会进行的仓促，是自己的疏忽，以后在做任何事情时都必须要规范、有流程、认真对待。

四是收获了资料文件夹分层次的方法。在建立资料共享平台时，严哥提出了若干建立文件夹的方法，以及其他问题收集文件夹的建议。非常实用，而且条理清楚。给了我很多启发，可以应用到自己工作、生活、学习的各个方面。

3.2 三个感悟

一是小组能量巨大，一次讨论会就解决了困扰我很久的问题。高能人士的大腿不能放，持续吸收能量中。

二是严哥认真的态度令我感动。在身体不舒服的状态下还积极参与小组讨论分享，给出了非常多有建设性的意见，并解答了小组成员很多的疑问。

三是自己的水平好低，在讨论相关信息管理系统和知识管理系统时，自己完全处于蒙圈状态。要积极提升此方面的能力。

3.3 二个改变

一是自己对周计划、月计划的制定、调整、回顾方法和步骤的改变。从任务推进的角度来考虑问题，对自己成长是有很大帮助的。

二是开始建立自己的信息和知识管理平台，有道云笔记，跟着严哥学习。

3.4 一个行动

下次讨论会一定准备充分，将讨论会前期准备事项、讨论会期间的任务安排、讨论会后的成果提交都提前思考、认真准备。