所有的任务都已经按照精力安排了时间,任务不用颜色又会怎么样呢?
颜色是按照软硬任务分类,按照重要性分类。如果我知道这个事情是我答应别人的,我和别人一起安排好的,那么我就会到点就做。
如果我知道任务重要,就会优先安排,并给更多时间,时间紧急时,我会考虑先做重要任务。任务颜色可以检验任务安排是否合理,全部是绿色,全部是红色或者红色太集中,绿色太集中都不是好的日清单。
可见任务只有时间和精力两个维度界定是不够的。
四色管理是怎么出现的?
之所以会发展出来一日三分法、四色管理法,是因为我们每日的状态,所处的外界环境是不相同的。(以下为我的猜测)
如果一个人每天在家上班不出门,不会被人打扰,且每天精力值变化趋势是固定的,那么只按照精力安排时间就可以了。但有些人经常出差,机动的与人沟通,精力和时间都不固定,那么只从精力和时间两个维度安排就不够了。
所以日清单的三分、四色都是在待办事项和日程表基础上根据人的情况和场景变化而逐步发展和优化而来的。
假设崔律最开始用待办事项清单,后来她发现,每次都要去思考要先做哪一个任务,浪费了很多时间,而且很纠结,所以她索性就把一天所有的事情时间都分配好。这样就把待办事项清单的结束时间改成了开始时间。
后来发现这样做确实比较好,但是一天16个小时要安排这么多事情,想一想都畏难,不如把一天分成三块,上午下午晚上。一拆解之后发现心理上轻松了很多。已经被优化了的日清单用的越来越好了。
但是一旦发现自己出差或者跟客户沟通多了经常被人打扰,再按照之前的做法,时间就不受控了,很多任务被拖延。时间有限的情况下,不想摆烂,这时候就需要去判断哪些事情是重要的,看到还有红色任务就先做起来。
日清单的各种功能的发展,是对不同场景的补充,如果能把所有的功能都用好,那么在各种场景下,我们都可以淡定自如。
我做四色管理时的问题?
1,无视颜色,不设置
2,设置了也不关注,形同虚设
3,没有用颜色检验,看是否单一颜色太集中。
现在我是如何使用四色管理法的?
每个任务都设置颜色,日清单做完后会用颜色检查,是否单一色太集中。
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