做好时间管理，锻造强大的行动力

人的正确思想是从哪里来的？是从天上掉下来的吗？不是。是自己头脑里固有的吗？不是。人的正确思想，只能从社会实践中来，只能从社会的生产斗争、阶级斗争和科学实验这三项实践中来。人们的社会存在，决定人们的思想。而代表先进阶级的正确思想，一旦被群众掌握，就会变成改造社会、改造世界的物质力量。

——毛泽东

• 怎样认识和规划时间，成为时间的朋友？

• 有了做事的想法，怎样把控过程，做到高效执行？

• 怎样避免来自内心和外部的干扰，做到内心平静而又专注？

• 怎样做好身体和情绪管理，保持旺盛的精力？

• 如何提高自己的行动力，避免伪完美主义和拖延症？

这篇复盘总结重点讨论以上实践过程中会遇到的主要问题，并给出解决问题的理论、方法和工具。

一. 与时间做朋友

时间是一种单向的、不可再生的资源，一旦流逝便不再回来。虽然对每个人来说每天都有24个小时，但每个人对时间的认识是不同的。每天都很忙，但每天忙了什么却一脸茫然，于是“我没有时间”变成了很多人挂在嘴边的口头禅。觉得自己“没有时间”的原因主要有三种：没有坚持做时间记录、总是琐事优先以及贪心。

不坚持做时间记录，时间就成了陌生人。于是不知道自己一天有多少可利用时间。也不清楚自己精力最充沛、注意力最集中的时间段是什么时候。不知道自己浪费的时间都去哪里了，因此也不会灵活的根据自己的状态去调整对时间的利用。

总是琐事优先，重要的事情就永远处于饥饿状态，得不到解决。究其原因，主要是我们的大脑喜欢按照熟悉路径行动，喜欢简单的事情，而且巴不得立马得到奖赏。其次是鸵鸟心态导致时间利用低效：规避困难，不愿直面大任务，导致在小事上蹉跎大量时间。

人心不足蛇吞象。过于贪心，想做的事情很多，不分轻重缓急，时间自然会不够用。数量和质量是难以两全的。在项目管理中有一个铁三角定律，说的是时间、范围和质量三者之间的关系。在一定的时间内，如果要追求质量那么数量必须进行控制，而如果要追求数量那么质量一定无法保证，这是客观规律。

1.1 对时间展开分析

按照一切从实际出发的原则，要想规划好时间，必须先了解并分析自己的时间都花在什么事情上了。只有按时记账，搞清自己的钱花在了什么地方，才能做好理财；只有每天记录时间花销，搞清楚自己的时间花在了什么地方，才能做好时间管理。可以通过时间记录清单这个工具来记录时间使用情况，连续记录一周，便能看清自己的时间使用情况了。

时间记录清单.jpg

通过连续一周，每天记录清单，要着重找出两类时间：黄金时间和时间黑洞。黄金时间是指一天之内精力最充沛和状态最好的时间段。时间记录清单中高效产出的最集中的时间段就是黄金时间。要尽量延长黄金时间，比如早上是我效率最高的时间段，那么我就会调整作息习惯，早上早点起床，晚上早点睡觉，然后用黄金时间集中处理核心任务或解决难题。

时间黑洞是指长期吞噬你的宝贵时间的不起眼的事情和个人习惯。比如刷抖音、玩游戏和刷微博，本来想的是随便看看，但越玩越起劲，不知不觉几个小时就过去了。不了解时间，缺乏时间意识，任由大脑做自己喜欢的事，缺乏理性判断，最后就会导致时间黑洞的产生。

而抓住了黄金时间和时间黑洞这两个要点，就可以有的放矢地规划好自己的时间了。

1.2 对时间进行规划

时间管理矩阵是对时间进行规划的有力的武器。它根据重要性和紧急性把事情分为4个象限。是否有时间上的最后期限决定了事情的紧急程度，离deadline越近，事情越紧急；此种行为所带来的回报则决定了事情的重要程度，一是能体现自己的工作能力和态度的事情；二是能够提升个人能力丰富知识储备的事情。于是事情就被划分成了4种情况：

• 使用时间

• 投资时间

• 浪费时间

• 闲耗时间

处理重要且紧急的事情所花费的时间是使用时间。例如每日事务处理、预约事件和重要电话邮件等等。使用时间占据了工作生活的主要部分，但如果占据的比例过大超过了60%，就会让人感到压力和危机。

处理重要不紧急的事情所花费的时间是投资时间。这些事情往往具有长远价值，因此一定要得到保障并长期持有。一定要有计划，并进行任务分解，制定时间表。例如学习知识或钻研新技能，锻炼身体，户外运动放松，改善饮食生活，处理家人、伴侣与朋友关系等。投资时间用得好，就能让使用时间更有价值，重要又紧急的事情不至于总是泰山压顶。

花在紧急但不重要的事情上的时间是浪费时间，特指紧急而不重要，并不是通常所说的浪费时间。例如回复不重要的信息、电话、电邮，纯粹履行义务参加的会议和被横插的任务。特别是被别人横插给你的任务，做之前一定要思考是否有较大价值？是否非你不可？如果不是，就要学会拒绝。坚持踏实做好自己的事，专心提升自己的能力才是最重要的。明确职责边界，确定这件事不是我的，要趁机扔回去或承接少部分。当然在拒绝时要注意沟通方式：明确、坚决而不生硬。如果事情太多，无法兼顾，还可以采取创造性拖延的方式，不立即解决，将不重要的事情尽可能往后拖延，利用自己低效时间去做。当然面对同事或朋友诚恳的请求帮助，在时间能力可控范围内要适当妥协，因为积极的协助可以积累影响力并提升成就感。

在不重要不紧急的事情上花时间，是闲耗时间。例如喝酒蹦迪、每天打游戏和刷微博微信抖音的行为。这样的事情要少做，因为它们会导致时间的贬值。

不要固化自己的时间，学会灵活调整，时间的价值掌握在自己手中。利用时间清单分析自己的时间使用情况后，可以参照时间管理矩阵对自己利用时间的情况进行优化，缩减或转化自己的浪费时间与闲耗时间，以增加投资时间，达到利用投资时间改善使用时间的效果。时间管理矩阵的合理分配比例如下：

• 50%使用时间

• 30%投资时间

• 16%浪费时间

• 4%闲耗时间

时间管理矩阵.jpg

学会延迟满足和判断取舍，才能和时间做朋友。要学会延迟满足，就要为追求更长远目标并获得更大收获而克制欲望和放弃眼前的诱惑。学会判断取舍，要看所做的事情是否对目标（无论长期还是短期）的实现有益。有了对时间管理方法的清醒的认识，我们才能通过使用一些工具来击退某些阻碍自己发展的习惯，使用科技为自己赋能，管理好自己的时间。

二. 做好过程控制

规划好时间只是万里长征走完了第一步，在实际执行的过程中我们一定要重视对过程的控制，保证高效执行。这种活动本质上是一种社会实践，是实践，认识，再实践，再认识的过程，包含了主客观的两个方面，特别需要发挥人的主观能动性。要发挥好人的主观能动性，就要重视质量和效率两个因素。因此，高效执行 = 质量 * 效率。

要保证质量，就要求保持专注，心无旁骛。这样才能进入深度思考状态，产生创新的点子和更优的解决方案。要保证效率，就要有充沛精力，就要重视体能、积极正面的情绪和良好的心态。另外，一定要有边界思维，把控好自己的任务是底线，然后才是在能力范围内影响他人，适当给予支持并扫除目标达成的障碍。

2.1 如何保证质量

保证质量的关键在于保持专注，保持专注的秘诀在于一方面降低外界的他发干扰，另一方面降低来自内心的自发干扰。

2.1.1 屏蔽外部干扰

他发干扰是指由其他人带来的干扰，他人的行为打断了你正在进行的工作，甚至完全转移了你的工作重心。有的他发干扰比较简单，可以使用工具比如降噪耳机来屏蔽，可以延迟回复外界消息，并利用零碎时间来集中回复信息。

但有的他发干扰比较复杂，比如无法拒绝的会议邀请或者外部沟通交流工作，比如又要管理团队，又要解决业务问题的情况。这个时候可以用两种方法来应对，一个是时间分割法，一个是断点记录法。

时间分割法将时间分割为生产者时间和管理者时间。在生产者时间内完成需要长时间专注的工作，例如写作、构思方案和重大决策；在管理者时间内做事务性工作，例如交换想法、委托任务和整理发票。注意生产者任务要分配大块且完整的时间，避免频繁切换和多任务，因为每次切换会损耗20%-40%的生产力。另外，要提前沟通告知他人，将自己生产时间告知所有需要协作的人员，并告知大家遇到特殊情况可以打断。有条件的话可以在单独空间进行生产工作，因为独立空间可以保证进程不被打断并创造一种专注的仪式感。

可以使用断点记录法，在工作被打断后用一两句话记下目前工作的进展，下一步要做什么，然后再记录上时间。等重新回到工作中时，就可以根据记录快速恢复之前的工作状态，并记下开始工作的时间。

2.1.2 保持内心平静

自发干扰是指因为焦虑、浮躁和兴奋导致缺乏专注力的干扰行为。例如事情才做了十分钟就忍不住玩手机或找人聊天，面对难事还没开始做就开始怀疑与否定，或者做甲事想乙事，内心浮躁，无法聚焦。降低自发干扰的秘诀在于进入心流状态。进入心流状态有如下特征：

• 完全投入其中，忘记自己

• 目标清晰，知道做什么以及如何做

• 会有极度兴奋或满足的感觉

• 感觉时间似乎静止了或者过得很快

可以有3种方法帮助自己触发并进入心流状态：“可视化目标法”、“小黄鸭调试法”和“主动平衡技能与挑战”。可视化目标法是通过将需要达成的目标书写后放置显眼处，达到开始做之前想象目标达成的喜悦，带着十足动力开启工作的目的。小黄鸭调试法是一种获取即时反馈的方法，买一个小黄鸭放在书桌边，工作出现卡顿或者心中有疑惑时尝试把问题耐心地讲述给小黄鸭听，在这样自己给自己解释的过程中就会产生灵感，这也是一种自我反馈。

主动平衡技能与挑战是一种更高级的理论。该理论认为心流获取靠的是个人能力水平与接受任务难度之间微妙配比。如果任务太简单会感到无聊，如果任务太难则会感到焦虑。所以如果感到无聊就提升挑战，如果感到焦虑就提升技能。当你开始觉得自己在做重复性工作的时候，就很难有创造性的高质量产出，就应该在此基础上提升工作难度；当你在工作中感到焦虑害怕的时候，说明挑战很大，你的技能已经到了原有水平边界，那么你就要利用各种方式来提升技能。

技能与挑战.png

2.2 如何保证效率

做好日程管理和精力管理是保证效率的两个必不可少的要素。日程管理的核心在于建立效率清单；而精力管理的重点在于对身体和情绪的管理。

2.2.1 日程管理

做日程管理的方法是建立4个效率清单：今日待办、长期待办、立刻去做和临时记录。“今日待办”是指今天之内需要完成的事项，需要每天创建一个新的清单并根据重要紧急程度打SABC标签，可以预估可能花费的时间并在执行时记录开始时间和实际花费时间。“长期待办”是指今天事情做完后还需要做的其他事情。“立刻去做”是指2分钟内可以做完的事，为了避免拖延先记录起来，等集中规划碎片时间去做。注意不要在黄金时间做这些琐碎小事，黄金时间要留给最重要的事，比如需要深度思考的事。“临时记录”是指记录下来的突然冒出的想法，或某个灵感，或碎片记录。

做日程管理的步骤是先罗列待办清单：快速罗列你能想到的事并清空大脑。然后整理待办清单，把所有待办事项整理到各大清单中。最后维护待办清单，记录今日待办清单中事项所花费的时间，事情做完后划掉相应的事项，要注意调整清单中的事项，比如长期待办的事项挪到今日待办中处理，今日待办的事项挪到长期待办中等等。用建立效率清单的方式进行日程管理有很多优点：

• 建立清单非常简单、快速

• 清单的可拓展性强

• 清单让思考更加结构化

• 清单可以减轻大脑负担

2.2.2 精力管理

做好精力管理的关键在于一方面做好身体管理，另一方面做好情绪管理，两个都很重要。身体不好，无法支撑繁重的工作；情绪不佳，则影响做事的效率。所以这两个点一定要注意。

做好身体管理有三个要素。要坚持运动，运动能够让你身体健康、身材健美。最关键的是它能对大脑有益，相关知识可以读一读《大脑健身房》这本书。另外，科学睡眠也很重要，提高睡眠质量，可以参考《睡眠革命》这本书中介绍的“R90方案”：在保证充足、健康的睡眠质量的前提下，尊重内在节律，采取90分钟为一个睡眠周期，每天睡固定睡眠周期单位的时间，能让一个人得到充分睡眠的同时保持精力充沛。一般人每天的睡眠周期为4-6个，也就是360分钟-540分钟。所以具体方法就是固定一个每天起床的时间，然后倒推入睡时间，因为不知道多久能入睡，所以还要提前15分钟，这样先睡5个睡眠周期，如果觉得还可以就尝试减到4个睡眠周期，如果觉得没睡够就加到6个睡眠周期。另外每天中午要睡30分钟或1个睡眠周期的的时间。最后，一定要保持健康饮食，特别是要多喝水，这样经常走动，就可以避免久坐不起。

可以使用身体记录清单这个工具来观察并记录自己的身体状况。身体记录清单分为4个部分：睡眠记录、运动记录、饮食记录和喝水记录。

• 睡眠记录

  • 当天日期

  • 睡觉时间

  • 起床时间

  • 睡眠时长

• 运动记录

  • 当天日期

  • 运动内容

  • 运动时长

• 饮食记录

  • 当天日期

  • 早饭

  • 午饭

  • 晚饭

  • 加餐

• 喝水记录

  • 当天日期

  • 喝水时间

  • 喝水毫升数

做好情绪管理的关键则是通过记录情绪、整理情绪来宣泄情绪。方法是使用情绪管理清单：

• 情绪

  • 我刚经历了一种什么情绪？如何描述它？

• 程度

  • 我给这种情绪的强度打几分？（1-10）

• 情景

  • 我是在什么情景下经历到这种情绪的？

• 想法

  • 这个情景使我产生了什么样的负面想法？

• 生理

  • 当我产生这种情绪时，我的身体有什么感觉？

• 反思

  • 如果是我的朋友遭受到这样的情景，我会对他说什么？

• 再定义

  • 经过思考之后，重新给情绪强度打分（1-10）

• 行动

  • 下次遇到类似的情况，我应该如何去做？

如果想使用电子工具来记录，可以考虑尝试一下“幕布”。

三. 锻炼强大的行动力

行动力这一道坎是最难过的。要做到非常强的行动力，需要推翻两座大山。一座叫伪完美主义大山，另一座叫拖延症大山。只有掌握了一些方法和技巧，克服了这两个植根于人性中的魔鬼，才能做到很强的行动力。

3.1 告别伪完美主义

伪完美主义的两大典型特征一个是过度准备，另一个是喜欢拖延。前者是指一直在写详实的计划、做细致的铺垫和备充足的工具，却迟迟不肯动手；后者是指总是以等待“时机”的垂青为由不停地拖延。本质上还是一种逃避心理：用追求完美去逃避失败，为不努力找借口，为失败找退路。因为对失败的恐惧而不断拖延，然后越发地内疚，内疚又导致进一步的恐惧，形成恶性循环。对完美主义的认知误区在于“为以后做准备”的价值假设，而不是要去“完成某件事情”，并且认为能做对、做好的人都是直接做对、做好的。

追求完美并没错，但千万不要一开始就要求完美。真正的完美主义认为“都准备好”是永远不存在的状态，而由不完美到完美，才是完美主义的精髓。所有值得做的事情都伴随有真实的恐惧。所以要有不抗拒失败，也不期待一切尽如人意的心态，只要开始了就不会放弃改进的机会，让结果变得更好。先去做，再做好；先完成，再完美。

3.2 MVP思维

MVP的意思是最小化可行产品（Minimum Viable Product），是一种应对伪完美主义的分阶段实施思维。它是一种使用最少资源快速制作出来的能被用户使用的试验性产品。其核心是小步快跑，敏捷迭代的低成本快速试错方法。用来应对动态变化、充满不确定的市场环境。可以通过构建个人MVP来快速行动，验证想法，避免伪完美主义。个人MVP是一种产品，要满足三个条件：

• 是结果，不是过程

• 是输出，不是输入

• 能被他人使用，创造正向价值

3.3 克服拖延行为

可以使用MEPS行为干预模型来克服拖延行为。MEPS包含4个环节：心理干预（Mental）、环境准备（Environment）、方案设计（Plan）和监督执行（Supervise）。心理干预是指将想要完成的事件，与对自己而言很重要的人或事情挂钩，以达到将“重要”与“需要”结合起来一起做，不断进行心理暗示的目的，这样就可以找到新的动力点，即使没人催促也会主动完成。环境准备是指塑造驱动的外界环境，提前将要用的东西准备好，消除引发拖延的负面因素，促使自己动起来，因为抵御诱惑需要消耗大量意志力，就没有多余精力做眼前事情，都准备好了，就能减少对意志力的消耗。方案设计是指将抽象的大目标分解成一个个具体的小任务，然后给每个小任务设置一个截止日期，预设的截止日期要比实际截止日期提前，执行过程中以这个日期为目标，才能预留风险处理的缓冲时间。监督执行则是指寻找他人监督，定期检查自己是否做完，可以是家人、朋友、同事甚至是陌生人。并约定一种无论如何都不想承受的惩罚措施来表明决心，提高监督效果。

3.4 提升行动力实践

有心理学家对行动力进行过专门的研究，提出了两大理论，一个是执行意图，另一个是心理对比。执行意图是指如果用“如果……那么……”的句式制定目标，那么就会对实际行为有“中等到巨大”的影响，这里要注意的是前半部分要写清楚时间、地点等情景信息，给出“需要执行某个动作的时刻”，而后半部分则要写下与目标相关的具体行动。心理对比指出让人行动起来的最好的办法，就是让人们心怀梦想，然后立刻把阻碍梦想实现的现实放在他们面前。因为乐观幻想会让我们放松，进入欣喜平静状态，行动力就降低了。且如果缺乏对于困难的评估，就会在行动过程中一遇到难题就轻言放弃。提前考虑实际的困难和障碍，会让你客观面对自己的现状，在实现个人发展目标的路上，保持干劲，全力以赴，即使遇到困难也会越战越勇，努力实现自己的目标。

执行意图和心理对比两大理论结合起来，就衍生出了WOOP工具。WOOP是愿望（Wish）、结果（Outcome）、障碍（Obstacle）和计划（Plan）的缩写。

• 愿望：内心渴望实现的目标；

• 结果：目标或愿望实现后，最佳结果是什么，可以想象一下这个结果能够给你带来的最好成果；

• 障碍：想清楚为了实现这个目标会遇到的困难是什么，或者说阻碍你达成目标的障碍是什么；

• 计划：为了克服这个障碍并实现目标，你的计划是什么？可以使用“如果……那么……”制定行动计划。

制定个人行动计划的步骤是这样的。首先制定目标，可以用MVP的思维制定为期3个月左右的行动目标。注意评估目标的可实现性，越具体越现实越好。然后将目标拆解成OKR，理清为了实现目标所要拿到的关键成果，注意目标和关键结果的描述都要符合SMART原则。OKR要拆解成具体要做的行动任务，行动任务可以用WOOP改写，这样可以明确具体产出。最后，要进行时间排期，可以以周为单位排期，然后各项任务并行。有些任务可以在分散时间定期完成，比如收集案例之类的；有些任务则需要集中一段时间完成，比如学习任务或者需要深度思考的任务。也可以每周安排固定的时间点做特定事情，这样习惯之后可以一到时间就进入状态。要注意执行过程中对行动计划要不断修改调整，以使计划不断的符合客观情况的变化。