番茄工作法操作指南

番茄工作法操作指南

首先给大家介绍一个使用的工具模型叫做PDCA循坏，又称为戴明环。它脱胎于“假设-实验-评估”的科学方法。

我们简单介绍一下戴明环。

计划（Plan）：定义预期的结果，以及达成它所需的流程。

执行（Do）：实施该流程。

评估（Check）：对流程进行衡量，比较实际结果与预期结果的，找出差距。

应用（Act）：对差距进行分析，找出问题的根源，并进行改进。

把一个番茄视为一个工作流程，按照戴明环拆分为四个步骤，分别是计划、执行、评估和应用。 这也是番茄工作法的基本思想。

当我们依照这个思路开始任务时，会有如下的场景应用：

1、每天清晨制定一天要做的工作、跟进的事项。

2、制定我们的活动清单与今日清单；

3、开启一个个番茄钟；

4、在每天结束时，评估常规性与临时性任务的投入产出情况；

5、想想如何改进流程，改造关键环节，去除无效的任务。

这里我们习惯上追求完成番茄钟的数量，而忽视了整个流程的推进，轻视记录与评估。比如今天打了5个番茄，明天目标设立为8个，后天10个，这种盲目的追求数量，虽然产生一种表面的成就感，但是除了提高专注度，可能对于自己的时间管理、能力提升没有太大的帮助。

好比我们看到了海面上冰山，觉得它特别壮美，以为这就是冰山的全貌，但是忘记了冰山下面的体积极其庞大，即只见冰山的一角。

一个标准的番茄践行者每天重复这5个阶段：

1、计划

从一天的开始，从活动清单提取最重要的活动，放入“今日待办”表格中，承诺自己今天一定要完成；

为了填好活动清单，我们需要在早上写下自己收到和想到的任务，这个时候不用考虑优先级和重要程度，直接把任务写下。当然有的人习惯在晚上睡觉前规划，这也可以。

除了提前规划以外，我们在做番茄时也会收到或者想到新任务，也要统统记入活动清单。

写任务时需要注意的是不要文字过长或者侧重描述。而是追求简洁和基本含义完整。通常我们可以采用动词+名词的形式。比如收拾屋子、写工作报告、发送邮件给同事小A等等。如果有的任务有截止期限的，比如汇报PPT要求在下午3点开始，那么在任务上注明时间。

接下来挑出今日必须要做的几件事，放入“今日待办”。

当我们做“今日待办清单”时，不是简单的筛选任务、划分重要等级，更重要的是它是一个仪式，即对自己的郑重的承诺。如果说某件事情我们不打算作，那么不要放到今日清单里。放进去的自己就一定要完成。

但是实际情况下，我们往往会接到一些必须做的事情。

比如我不想写报告，但是领导让我写；或者我不想聚餐，但是今天朋友们要来。面对这种情况，我们不可能不做，但是可以改变看法，从把它们视为一种负担与麻烦，转变为看成一种责任与机会。也就是不要只盯着事情的不好的一面，更要去肯定它积极地一面。虽然跟朋友聚会会影响休息，但是增进了友谊，或者放松了心情等等。既然不得不做，那么与其不情愿的做，还不如高高兴兴的做。

2、跟踪：

扭动25分钟的番茄钟，从当天的第一件重要的事情开始做起。推荐大家使用一些APP，比如番茄土豆（安卓的）、番茄钟（苹果手机的）。在一个番茄里保持专注，全身心投入。当然出现中断时，要客观记录下来，统计完成与中断的次数。

除了完成任务，我们还要注重休息。这就是为什么番茄钟是工作25分钟后要休息5分钟。休息是为了更好的工作，这个道理大家都懂，但是很多人在执行中，特别敌视休息，拼命的去完成任务。

然而，会休息的人才可以让紧张的精神更放松，工作更高效。

其实休息也是讲究方法的，别小看这5分钟。

下面几个你觉得哪种方法最有效呢？

睡觉、溜达、喝水、看窗外、交谈、看新闻、看电视剧、刷朋友圈、回邮件、继续工作。

除了睡觉，最好的休息是溜达，因而很多人说自己在散步时灵感乍现。

3、记录：

在一天结束时，将收集的数据归档，主要指纸质记录。对于使用app的直接进入下一步。

4、处理：

从记录的数据里提取有用的数据，重点分析在不同时段的完成情况、中断情况。分析背后的原因和改善方式。

在每天结束时，把当天的任务跟进结果与最近一段时间作对比，有时还可以横向对比一个月、一年的数据及期望。

分析自己的时间开销，分别找出高效时间、低效时间、无用时间。

5、可视化：

结合上述数据和分析，找出自己的常用工作流程。可以从时间和任务两个维度展开，实践上就是找到自己的高效时间段，优先分配重要事务；任务上是串联自己的工作流程，把同类事务放到一起，重新审视某件事情的执行流程，比如分工是否合理、任务分解是否到位、关键点是否解决、执行流程的先后顺序是否可以调整等等。

通过自己的梳理与反思，把优化后的方法应用到第二天后的时间管理上。

对于刚开始使用番茄的伙伴，我们可以从纸质番茄法入手，不推荐直接上来用app。

好处在于：各个步骤更直观、对比一目了然、看得见自己的成就、便于增加信心。

它的不足：后续整理工作量较大。

建议大家养成打番茄习惯后转入app使用。

最后总结一下：

今天主要介绍都是PDCA循环与番茄钟的流程；

完整番茄步骤：计划、执行、记录、评估、应用；

其中主要关键点在计划时的承诺、执行时的专注与休息、记录。