大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十一）：项目资源管理（五）

大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十）：项目资源管理（四）
大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十二）：项目资源管理（六）

五、建设团队

1. 关于建设团队

• 建设团队是提高工作能力，促进团队成员互动，改善团队整体氛围，以提高项目绩效的过程。
• 主要作用是改进团队协作、增强人际关系技能和胜任力、激励员工、减少摩擦以及提升整体项目绩效。
• 需要在整个项目期间定期开展。
• 团队协作是项目成功的关键因素，而建设高效的项目团队是项目经理的主要职责之一。
• 实现团队的高效运行：

• 使用开放与有效的沟通
• 创造团队建设机遇
• 建立团队成员间的信任
• 以建设性方式管理冲突
• 鼓励合作型的问题解决方法
• 鼓励合作型的决策方法

2. ITTO

输入	工具与技术	输出
1. 项目管理计划 - 资源管理计划 2. 项目文件 - 经验教训登记册 - 项目进度计划 - 项目团队派工单 - 资源日历 - 团队章程 3. 事业环境因素 4. 组织过程资产	1. 集中办公 2. 虚拟团队 3. 沟通技术 4. 人际关系与团队技能 - 冲突管理 - 影响力 - 激励 - 谈判 - 团队建设 5. 认可与奖励 6. 培训 7. 个人和团队评估 8. 会议	1. 团队绩效评价 2. 变更请求 3. 项目管理计划更新 - 资源管理计划 4. 项目文件更新 - 经验教训登记册 - 项目进度计划 - 项目团队派工单 - 资源日历 - 团队章程 5. 事业环境因素 6. 组织过程资产

3. 尊重并利用文化差异

• 发展和维护项目团队
• 促进相互信任
• 促进充分协作

4. 建设团队的目标

• 通过建设项目团队，可以改进人际技巧、技术能力、团队环境和项目绩效。
• 目标：

• 提高团队成员的知识和技能，以提高他们完成项目可交付成果的能力，并降低成本、缩短工期和提高质量。
• 提高团队成员之间的信任和认同感，以提高士气、减少冲突和增进团队协作。
• 创建富有生气、凝聚力和协作性的团队文化，从而：（1）提高个人和团队生产率，振奋团队精神，促进团队合作；（2）促进团队成员之间的交叉培训和辅导，以分享知识和经验。
• 提高团队参与决策的能力，使他们承担起对解决方案的责任，从而提高团队的生产效率，获得更有效和高效的成果。

5. 塔克曼阶梯理论

• 形成阶段：团队成员相互认识，并了解项目情况及他们在项目中的正式角色与职责。
• 震荡阶段：团队开始从事项目工作，制定技术决策和讨论项目管理方法。
• 规范阶段：团队成员开始协同工作，并调整各自的工作习惯和行为来支持团队。
• 成熟阶段：团队就像一个组织有序的单位那样工作。
• 解散阶段：团队完成所有工作，团队成员离开项目。

6. 输入

6.1 项目管理计划

• 资源管理计划为如何通过团队绩效评价和其他形式的团队管理活动，为项目团队成员提供奖励、提出反馈、增加培训或采取惩罚措施提供了指南。
• 资源管理计划可能包括团队绩效评价标准。

6.2 项目文件

• 经验教训登记册：项目早期与团队建设有关的经验教训可以运用到项目后期阶段，以提高团队绩效。
• 项目进度计划：定义了如何以及何时为项目团队提供培训，以培养不同阶段所需的能力，并根据项目执行期间的任何差异识别需要的团队建设策略。
• 项目团队派工单：识别了团队成员的角色与职责。
• 资源日历：定义了项目团队成员何时能参与团队建设活动，有助于说明团队在整个项目期间的可用性。
• 团队章程：包含团队工作指南。团队价值观和工作指南为描述团队的合作方式提供了架构。

6.3 事业环境因素

• 有关雇佣和解雇的人力资源管理政策、员工绩效审查、员工发展与培训记录，以及认可与奖励。
• 团队成员的技能、能力和特定知识。
• 团队成员的地理分布。

6.4 组织过程资产

• 历史信息和经验教训知识库。

7. 工具与技术

7.1 集中办公

• 集中办公是指把许多或全部最活跃的项目团队成员安排在同一物理地点工作，以增强团队工作能力。
• 集中办公既可以是临时的，也可以贯穿整个项目。
• 可借助团队会议室、张贴进度计划的场所，以及其他能增进沟通和集体感的设施。

7.2 虚拟团队

• 虚拟团队是跟集中办公相对立的一种技术，在无法进行集中办公时，可以借助虚拟团队进行团队建设活动。
• 虚拟团队可以利用技术来营造在线团队环境，以供团队存储文件、使用在线对话来讨论问题，以及保存团队日历。

7.3 沟通技术

• 沟通技术有助于为集中办公团队营造一个融洽的环境，促进虚拟团队更好地相互理解。

• 共享门户： 共享信息库（例如网站、写作软件或内部网）对虚拟项目团队很有帮助。
• 视频会议：视频会议是一种可有效地与虚拟团队沟通的重要技术。
• 音频会议：音频会议有助于虚拟团队建立融洽和信任的关系。
• 电子邮件/聊天软件：也是一种有效的方式。

7.4 人际关系与团队技能

• 冲突管理：项目经理应及时地以建设性方式解决冲突，从而创建高绩效团队。
• 影响力：本过程的影响力技能收集相关的关键信息，在维护相互信任的同时，解决重要问题并达成一致意见。
• 激励：激励为某人采取行动提供了理由。提高团队参与决策的能力并鼓励他们独立工作。
• 谈判：团队成员之间的谈判旨在就项目需求达成共识。谈判有助于在团队成员之间建立融洽的相互信任的关系。
• 团队建设：通过举办各种活动，强化团队的社交关系，打造积极合作的工作环境，旨在帮助各团队成员更加有效地协同工作。

• 可以是五分钟议程，也可以专门举办的专业提升活动。
• 虚拟团队特别需要有效的团队建设策略。
• 团队建设在项目前期必不可少，但它更是个持续的过程。

• 非正式的沟通和活动更有助于建立信任和良好的工作关系。

7.5 认可与奖励

• 在建设项目团队过程中，需要对成员的优良行为给予认可与奖励。
• 应该在规划资源故那里过程中考虑奖励计划，只有能满足被奖励者的某个重要需求的奖励，才是有效的奖励。
• 通常，金钱是奖励制度中的有形奖励，然而也存在各种同样有效、甚至更加有效的无形奖励。
• 可以正式或非正式的方式做出奖励决定，但在决定认可与奖励时，应考虑文化差异。
• 应该在整个项目生命周期中尽可能地给与表彰，而不是等到项目完成时。
• 马斯洛的需求层次论：需求就是指人们对某种目标的渴求和欲望，是人们行为积极性的源泉。

• 赫兹伯格的双因素理论：

• 保健因素：是指那些与人们的不满情绪有关的因素，包括公司政策、管理措施、监督、人际关系、物质工作条件、工资、福利等。它只是消除了不满意，并不会导致积极的态度。
• 激励因素：是指那些能带来积极态度、满意和激励作用的因素，包括：成就、赏识、挑战性的工作、增加的工作责任，以及成长和发展的机会。如果这些因素具备了，就能对人们产生更大的激励。

• 麦格雷戈的XY理论：

• X理论可以说是人性恶理论，该理论认为，对人来说，工作是不愉快的，人们缺乏进取心，懒惰而逃避责任。因此要奖惩结合，适用于蓝领工人。
• Y理论是人性善理论，认为人对工作有可能产生兴趣，有自我约束及向上的趋向，并有能力和创意去解决问题。因此要说服教育，用成就和责任来激励，适用于素质较高者。

7.6 培训

• 培训包括旨在提高项目团队成员能力的全部活动，可以是正式或非正式的，方式包括课堂培训、在线培训、计算机辅助培训、在岗培训、辅导及训练。
• 计划内培训：项目经理按资源管理计划中的安排来实施预订的培训。
• 计划外培训：根据管理项目团队过程中的观察、交谈和项目绩效评估的结果，来开展必要的培训。
• 谁出钱：

• 技能只应用于本项目，培训费用纳入项目预算；
• 通用技能，费用由执行组织承担。

• 如果项目团队成员缺乏必要的管理或技术技能，可以把对这种技能的培养作为项目工作的一部分。

7.7 个人和团队评估

• 个人和团队评估工具能让项目经理和项目团队洞察成员的优势和劣势。
• 这些工具可帮助项目经理评估团队成员的偏好和愿望、团队成员如何处理和整理信息、如何制定决策，以及团队成员如何与他人打交道。
• 有各种可用的工具，入态度调查、专项评估、结构化方案、能力测试及焦点小组。
• 这些工具有利于增进团队成员间的理解、信任、承诺和沟通，在整个项目期间不断提高团队成效。

7.8 会议

• 可以用会议来讨论和解决有关团队建设的问题，会议类型包括：

• 项目说明会
• 团队建设会议
• 团队发展会议

8. 输出

8.1 团队绩效评价

• 随着项目团队建设工作（如培训、团队建设和集中办公等）的开展，项目管理团队应该对项目团队的有效性进行正式或非正式的评价。
• 评价团队的有效性指标：

• 技能的改进，从而使成员更有效地完成工作任务。
• 胜任力的改进，使成员作为一个团队更好地开展工作。
• 团队成员离职率的降低。
• 团队凝聚力的加强，从而使团队成员公开分享信息和经验，并互相帮助来提高项目绩效。

• 团队绩效评价：

• 识别所需特殊培训、辅导。
• 识别出合适或所需的资源。

8.2 变更请求

• 如果建设团队过程中出现变更请求，或者推荐的纠正措施或预防措施影响了项目管理计划的任何组成部分或项目文件，项目经理应提交变更请求并遵循实施整体变更控制过程。

8.3 项目管理计划更新

• 项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。
• 可能需要变更的项目故那里计划组成部分包括资源管理计划。

8.4 项目文件更新

• 经验教训登记册：项目中遇到的挑战，本可以规避这些挑战的方法，以及良好的团队建设方式更新经验教训登记册中。
• 项目进度计划：项目团队建设活动可能会导致项目进度的变更。
• 项目团队派工单：如果团队建设导致已商定的派工单出现变更，应对项目团队派工单做出相应的更新。
• 资源日历：更新资源日历，以反映项目资源可用性。
• 团队章程：更新团队章程，以反映因团队建设对团队工作指南做出的变更。

8.5 事业环境因素

• 员工发展计划的记录
• 技能评估

8.6 组织过程资产

• 培训需求
• 人事评测