职场人士,时间管理相当重要。时间决定了你的产出和价值。
对于时间的利用,有四种商业模式:
1.零售时间。例如项目任务,日复一日的机械工作。
2.批发时间。例如写作,视频分享。
3.买卖时间。例如雇佣人。购买课程,自学然后再出售。
4.收时间税。例如平台的抽点,收交易手续费。
时间是什么?本质上人的生命就是一段时间。时间具有复利效应。
1 时间成本
做理性的选择,一个最重要的分析方法,就是计算时间成本。
时间成本,就是这个时间如果用于做别的事情,可以获得的利益。懂得计算时间成本,可以帮我们在很多事情上做出理性决策。时间成本是一种特殊形式的机会成本。
有了这个工具,我们就可以判断,在做一件事的时候,是自己做合算,还是花钱请别人合算。
我的时间成本=5000÷30÷16=10.41元。
场景1:我该开车去公司还是做公交去公司?
开车去公司约1.3小时。座公交约2小时。
开车去公司的时间成本是 10.41*1.3=13.53
座公交去公司的时间成本是 (2-1.5)*10.41=5.2
虽然座公交总体时间更长,但是做公交可以节省大量的浪费时间约1.5小时。座公交的时间成本远低于开车去公司的时间成本。因此做公交去公司划算。
场景2:换什么价位的手机。计算你手机的每日使用成本。
场景3:买房子或车子,车位。计算你每天要赚多少钱才够。
场景4:知识学习。订阅高级付费课程。节省时间。
2 GTD时间管理法
想不因遗忘而焦虑,想不因记住太多的细节而压力山大,最重要的秘诀是给大脑外接一个“移动硬盘”,把待处理的事项从大脑中移除,让大脑用来思考,而不是记事。
遗忘是大脑的一种自我保护机制,通过遗忘,大脑删除一些不必要的信息,腾出空间,让神经系统正常运转。
时间管理达人戴维艾伦在《搞定》一书中,提出了一套“移动硬盘”式的时间管理法:GTD(Get Things Done)。这个方法有三个核心:收集、处理、回顾
第一,收集。
通过手写任务清单或者电子笔记本,把要记录的东西放到那里,例如名片,灵感,阅读笔记,收藏,公号文章等。清空大脑,把所有的事情放入收集篮。
第二,处理。
例如一切零碎的时间来处理收集篮。
1.对于无价值的事情或者文章删除。
2.将有价值的文章或资料归档。
3.有些需要做但不是现在做的,放入到“将来/可能”目录。
4.有些事情需要其他人协助做,就放入“等待”目录。
5.有些事情需要自己独立做而且尽快做的,就放入“下一步行动”目录。
6.有些事情需要多个阶段完成,就放入“项目”目录。
这样就将收集篮清空了。
第三,回顾。
收集,就是把事情从你的大脑中清空。处理,就是把事情从收集篮里清空。最后一步就是回顾。
早上开始,先想:今天要干什么?打开“下一步行动”目录,一件件做就好了。
依次查看:下一步行动》项目》将来/可能》等待》收集篮。随时回顾,每天回顾,每周回顾。
通过清空大脑,把事情放入收集篮。然后归类处理收集篮,最后分类提取要做的事情,行动。及可以消除焦虑,让我们专注于思考和解决问题。
同样的,例如客户管理软件管理跟踪客户,也是这个目的。
3 别让猴子跳回背上
老板或者管理者一个常见的问题就是,总是被下属占用了大量的时间,结果自己的事情没有时间做。很多事情,下属在等待你去做。结果就是老板越来越没时间,而下属没事做。
造成这种事情的根本原因就是责任的错位了。原本由员工承担的责任或任务跑到了你的身上。这就好比猴子跳到了你身上一样。
老板要想避免这只猴子停留在自己身上,就要学会管理,不要主动揽猴子,让猴子待在员工身上。
责任,或者“下一步动作”,好比是猴子。一件事,本来是下属的责任,但是由于每个人都有逃避责任的天性,结果当员工遇到困难时,老想着依赖老板,其实就是把他自己的责任,那只猴子,抱到了老板面前。让老板来照看。
如果你揽上了这只猴子,那结果就是员工每天问你“老板,那件事您想的怎么样了”“老板,这个客户该怎么跟进呢”“老板,这个纠纷怎么处理呢”“老板,那个方案改好了吗”。如果多个员工都这么对你,那么猴子就会爬满你全身,让你焦头烂额,完全没有时间处理自己的事情。
正确的做法是:当下属问“您举得怎么处理好”时,老板可以回答“你举得呢”。反复的练习这句话,形成习惯。帮他们养成“只出选择题,不出问答题”的习惯。
可能有人会担心,下属是找不到解决办法才来找你的。那么可以回答“这样,你先找几个人头脑风暴一下,大家一起想想,我下午5点有时间,到时,你拿出几个方案,我们讨论”。
然后下午5点逐个分析方案就可以了。这样的话,那只猴子就永远停在下属身上。
组织中最基本的心法就是权责利心法。但是很多人喜欢逃避责任,依赖老板帮自己承担决策的责任,而有的老板也很享受这种被依赖的感觉。结果被下属的猴子占据了所以时间和精力,自己焦头烂额,下属也没有成长。
猴子理论,就是让责任待在它的主人身上,不要让别人的猴子爬满你全身。具体在使用的时候,要注意:
1.老板和下属都必须明确猴子,也就是责任、下一步行动的归宿。
2.老板和下属每次的讨论应该控制在5-15分钟。并且控制讨论次数
3.只能在约定的时间内讨论,不耽误老板自身的责任。
4.讨论最好通过电话,面谈形式,而不是邮件。因为面谈、电话是同步沟通。而邮件是异步沟通。如果老板没有回复,猴子仍然在老板身上。
5.每次讨论完,要约定下次沟通的时间。否则,事情可能会因为遇到了困难而不了了之,即猴子被下属抛弃,饿死在路上。
4 你知道一天中的三八理论吗
人生的三八理论就是:8小时工作,8小时休息。8小时自由支配时间。而真正产生差异的地方在这个第三个8小时。
具体应该如何对待这第三个8小时呢?
第一,找到“不被打扰的时间”
你要结合自己的时间来分析,找出不被打扰的2-4个小时。连续的,不被打扰的时间。利用这个时间来学习、写作、思考等。做重要而不紧急的事情。例如每天提前两小时起床等。
第二,分清“交易、消费和投资”
如果你把这个时间用来看电影,玩游戏,购物逛街,那就是消费。
如果用来加班干活,那就是交易。
如果用来看书,学习,这就是投资。
如果时间不够,还可以搬到公司附近住。或者用打车、坐地铁代替开车。
第三,持之以恒,日拱一卒。
什么事情,都需要持之以恒,日拱一卒,才会见效。要避免一时心血来潮的学习、时断时续的练习。
5 番茄工作法
电脑的CPU就是讲时间切成足够小的时间切片,然后快速地轮流使用。所谓的多任务,其实是高速切换的单任务。那么人脑呢,人脑中有一个叫“丘脑网状核”的组织,其作用也和CPU一样。但是人脑的任务切换可没有那么快。
假如一个人正专心致志的工作,突然被电话或其他事情打断,哪怕只打断1分钟,他想要重新集中注意力至少需要几分钟,甚至十几分钟。也就是说,人脑每一次的任务切换,都有可观的时间成本。
那么到底多小是时间切片、多快的切换速度,是人脑最佳的工作频率呢?1992年,弗朗西斯科发明了“番茄工作法”。他将时间以30分钟为单位,每次集中精力工作25分钟,休息5分钟。番茄工作法实质就是用合适的时间颗粒度,来保证注意力的专注度,节省任务切换导致的时间浪费。
在使用番茄工作法的时候,要注意以下几点:
第一,防止被打断。
一次打断会带来两次大脑任务的切换。番茄工作法的关键是防止被打断,全神贯注25分钟。
例如关闭电话,短信,微信消息,app提醒,不要让员工在这个时间找你,自己大脑里面冒出来的事情要果断删除或者用便条简单记下即可。
第二,努力进入心流体验
在心流体验下,半小时就好像只有 几分钟。
第三,要专注,也要休息。
要保证番茄钟之间的休息。专注可能让人限于局部,休息则有助于把人拉回到全局。
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