怎样有效开会？

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@认知

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开会的本质和根本目的是什么？

• 开会，本质上是一个商业模式，和一切商业活动一样，是一个有投入、有产出的经济学游戏。开会的投入，是所有与会者的时间成本；开会的产出，是一组结论，比如说所有人的共识，或者与会者的共创。 开会，是一个用时间，换结论的商业模式。

• 那为什么要开会？为了赚钱！用有效的会议，创造出比时间成本，更大的结论价值。会议价值 = 结论价值 – 时间成本。

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@方法

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怎么开会：增加结论价值，减小时间成本。

• 第一， 增加结论价值。

  • 开会的第一个结论价值，是共识。

    • 领导想统一所有人的思想，这叫员工大会；几个部门在一起各自报告进展，这叫通气会；每天早上沟通当天价格政策，这叫晨会。这些会议都是为了达成共识。

    • 增加“共识会”结论价值的方法是：能不开就不开。开会是一个成本极高的同步沟通方式。试试看，能不能用异步沟通方式，比如邮件、短信、微信等方式，达成共识？如果可以，用异步沟通，取代开会。

• 开会的第二个结论价值，是共创。

  • 一起研究客户方案应该怎么做，这叫研讨会；公司高管闭门几天讨论明年规划，这叫战略会；技术部、市场部激烈碰撞，发散思考下个产品应该长啥样，这叫头脑风暴会。这些会议都是为了促成共创。

  • 增加“共创会”结论价值的办法是：用专业的方法开会，比如六顶思考帽，比如KT法，比如罗伯特议事规则。

• 不管是共识会，还是共创会，有一个共同的原则：跟进。

  • 会议之前，要充分准备达成结论的资料；会议之中，以达成结论为导向专注议题、分配时间；会议之后，发出3W会议纪要：WHO do WHAT by WHEN，谁在什么时间之前完成什么事。

• 第二， 减小时间成本。

  • 会议时间成本 = 每人时间成本 x 参会人数 x 会议时间。

  • 那怎么减小时间成本呢？

    • 限制参会人数。

      • Facebook有一条会议规则：开会时只能定一张比萨饼；苹果拒绝无关者参会；谷歌说，会议人数不要超过8个。这其实都是通过限制参会人数的方法，减小时间成本。

    • 缩短会议时间。

      • 亚马逊的会议，文档资料先读完，不在会上宣讲；柳传志说，联想会议不准迟到，谁迟到谁罚站1分钟；王健林开会讲话，误差不超过5分钟。这其实都是通过缩短会议时间的方法，减小时间成本。

    • 除此之外，还有一些办法，比如给会议室定价，只允许站着开会，开远程会议，在微信群里开会等等，都是减小时间成本的好办法。

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《罗伯特议事规则》12原则六步法

• 第一步，动议。

  • 动议，就是行动的建议，必须包括时间、地点、人员、资源、行动、结果。

    • 比如：我动议：投入50万，调拨12人，3个月内做出独立APP。建议在上海开展，由开发总监牵头。

    • 动议中心原则。先动议后讨论，无动议不讨论。

• 第二步，附议。

  • 只要有一个人说：我附议。就可以进入议事流程。
    • 那如果没有人附议，主持人可以附议吗？不可以。这涉及到主持中立原则。主持人有控场权，必须从讨论中抽离。不得发表意见，不得总结别人发言。即便你是领导。

• 第三步，陈述议题。

  • 主持人清楚陈述一遍议题，让大家明确到底讨论的靶子是什么。

• 第四步，辩论。

  • 主持人宣布，开始。

  • 有人在会议上造势，一种意见一哄而上，就会压制不同声音。怎么办？

  • 启动机会均等原则。任何人发言前，必须得到主持人允许。先举手者优先，未发言者优先。同时，尽量让正反双方轮流发言，保持平衡。

  • 没有观点，无助于结论。你应该启动立场明确原则。发言人要先表明立场，再说明理由。

  • 强调发言完整原则，不能打断别人；和面对主持原则，发言要面对主持人，参会者之间不得直接辩论。

  • 你要提醒一直在说的人限时限次原则。一个议题，每人最多发言3次，每次最多2分钟，这是你的第3次发言，请注意。

  • 一时一件原则。不得跑题。

  • 你要宣布遵守裁判原则。主持人最大，无条件服从。

  • 文明表达原则。不得人身攻击、不得质疑他人动机、习惯或偏好。

  • 在一系列规则下，辩论终于变得有序、交替、高效。

• 第五步，表决。

  • 宣布充分辩论原则。还有发言机会的人，都讲完了吗？讨论充分方可表决。

  • 终于都表达完毕。启动多数裁决原则。赞成，大于反对，即为通过。平局算未通过。

  • 表决时，不要说“同意的跟我一起举手！”并先举手，然后盯着每个人看，不举手的就使劲儿盯，直到够数了就宣布通过。

  • 主持人应该先说“赞成的请举手（等几秒），请放下。”再说“反对的请举手 （等几秒），请放下。”不要请弃权的举手。

  • 主持人必须最后举手。

• 第六步，宣布结果。

  • “我们以15票赞成，对8票反对，2票弃权通过开发APP。”

• 小结：罗伯特议事规则最精华的十二原则六步法。

  
  十二原则六步法

  • 十二原则是：动议中心，主持中立，机会均等，立场明确，发言完整，面对主持，限时限次，一时一件，遵守裁判，文明表达，充分辩论，和多数裁决。

  • 六步法是：动议，附议，陈述议题，辩论，表决，宣布结果。

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提高参会者参与感和积极性的方法：上下阶梯法

上下阶梯法

• 把你的初始议题写在正中间，上、下走几层阶梯，向上连续的追问为什么要开这个会，这个能解决积极性的问题；向下你可以连续追问我们怎么做，这个可以明确在执行中需要提前注意什么，解决那个不知道准备什么的问题。

  
  上下阶梯法

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怎么解决讨论没想法的问题？

• 创意矩阵法。

  
  创意矩阵法

  • 矩阵的上端是一个相对独立，完全穷尽的序列，也就是我们常说的M E C E。，矩阵的左端，是你可以不断变换的探照灯，也就是不同的视角。

    • 当你用M E C E的时候，你要重点关注的是分类逻辑。

      • 怎么找分类逻辑？ M ECE常见的方法可能有四种：

        
        

        • 一种是二分法，就是一切为二，比如，新用户和老用户。

        • 一种是过程法，比如这件事情做完分几步或者几个流程阶段，比如按照终身学习的阶段，分为求学，用户、求职用户等等。

        • 一种是要素法，是把这个问题里的关键要素提出来，看可以从哪些要素去进行突破。

        • 第四个就是矩阵法，最简单的矩阵，就是我们熟悉的“重要不紧急，紧急不重要”等等。矩阵法就是叠加两个维度，让你更全面地思考问题。

      • 如果是流程类的问题，我们就用过程法。如果是多主体的问题，就用要素法。如果是多维度的问题，就用矩阵法。

    • 创意矩阵就是矩阵法和要素法的结合版，在矩阵的上端根据问题的性质做分类。矩阵的左端，也就是解决这个问题的不同视角。

    • 比如可以利用的资源、可以实现的渠道，这就是在换视角，在解题时，换上不同的滤镜去寻找新的解法。

    • 在做矩阵的时候，上端和左端的最后一项都可以标为其他，创意矩阵，让你的思考有结构有方向，但也不要让他限制了你的思路。

    • 如果是大家一起来完成创意矩阵，建议你组织大家来用写的方式，大家一起写，一起贴，同时进行，这样可以避免产生堵塞的情况。

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高级技巧：如何驾驭会议的节奏？

• 你可以影响整个会议过程的场域。场域这个概念是社会心理学上的概念，英文叫Field。他不仅是一个物理上的存在，也是一个感觉上的存在。意思就是每个人的行为会受到发生的场域的影响。

• 你在开会的时候，如果能够构建一个高能量积极向上的场域，人一定会受到影响。本来想围观的人，他会变得积极贡献起来。如果你构建的场域是消极混乱的，那些原本想认真参会的人，可能最后也会变得无所谓。

• 所以在讨论当中，你不仅是一个邀请大家发言的会议主持人，你还有一个更重要的身份，那就是场域的设计者、构建者和维护者。

• 怎样构建一个汇聚能量、传递能量的场域呢？

  • 汇聚能量的三个要点：

    • 第一个要点是来一个目标清晰的开场白，用几句简洁有力的话，将能力迅速聚焦。

      • 用开场来汇聚能量，开场的措辞值得你谨慎思考，轻描淡写的开场是汇聚不了能量的。

    • 第二个要点，一旦观察到有人开始扰乱这股能量的时候，你要尽早干预，千万不要让能量流失掉，注意要角是“尽早”。

      • 比如有人开始聊无关的话题，你应该马上把这个话题写在停车场上，同时问大家这个话题跟我们今天的会议主题无关，我担心会占用大家的时间，现在征求各位的意见，是希望继续讨论这个话题还是回到我咱们的组路线上？

      • 又比如有人口才好高谈阔论收不住，这个时候你立刻给他打一个手势，说不好意思打断一下，谢谢你给我们提供那么多的细节，我需要问一下其他人，他们是不是还需要更多的细节？

      • 又比如有人开小会的时候，你要和善的说，我相信你们的讨论一定会对我们有帮助，能不能介意分享一下呢？

      • 又比如你看到有人起身乱走，这个时候你可以说我看见有人起身了，大家是不是现在需要休息一会儿呢？

    • 第三个方法，制造节奏感，你要娴熟地使用轮流技术，制造出短兵相接的节奏感。

      • 首先，确保大家知道轮流发言的顺序，如果是线上讨论，每个人都应该时间拿到一份名单。你的组织方式可以实现再用5分钟来连续的三轮讨论，每人每次发言时间是10秒，请尽量用动兵短语，比如引进创新课程，比如邀请专家为我们提供援助。如果轮到你发言，你没有新的想法就说过，现在从北京的刘经理开始。

        • 这样的节奏会让人保持高度专注，同时有所准备，他能持续高浓度的做出贡献，尤其是在开线上会议的时候，这种方式可以放在各个环节当中，包括收集问题、列清单、投票、总结发言等等。如果你有为大家争分夺秒的习惯，大家当然也会有意识，尊重彼此的时间。推荐你可以尝试使用一下PPT当中的某些倒计时软件。

  • 有没有方法让能量流动起来，相互激发，形成更大的能量呢？

    • 你最先考虑的就是找到一个便于能量流动的空间，做好空间设计。

      • 比方说有创的房间，自然光能够让人思维敏捷，并且四面靠墙的空间大一点，留下足够的空间让大家行走、逗留，你做出大面积的白板和空墙，这就是我们集体大脑的内存空间，等着大家来填充。空间设计是前期准备，在开会的过程当中，你可以注意一些小细节，比如说用抛纸球来代替发言棒，就会更有趣。纸球就是用一张大白纸揉成一个大纸团，有的人会假装愤怒地跑纸球，有的人会半开玩笑地瞄准对方跑，纸球引起的笑声会传递积极的能量。

    • 你需要做的最重要的事情还是把握节奏，不要停滞，在无谓的争执上。你要记得引导有价值增量的发言，比方说将批评引导为建设性的批评，而不是一剑封喉似的批评。将赞同引导为推进是的赞同，而不是简单地迎合。比如你可以问反对者，他的建议在什么条件下也是可行的呢？或者你可以问赞同者，如果按照这个思路，可能在今后会遇到哪些障碍呢？

    • 同时你要让大家经常站着，而不是坐着，站在哪儿呢？就站在那些白板边、墙面边，让大家对着墙说话，而不是对着人说话。这种姿势暗示着，我反对的是观点，而不是人，这些小技巧能帮助你构建一个高能量的场域。

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摘自：《刘润5分钟商学院》02 罗伯特议事规则：如何用“十二原则六步法”开好一个会；09 如何开会：开会，是一个用时间换结论的商业模式；戴愫《高效开会指南》