第一，从主题上修改。
一般有两种情况，一方面是变动主题，另一方面是深化主题。变动主题主要指对原来不够确切或不够突出的主题做较大的修改、或者原来根本不符合要求，需要推倒重来、重新确定新的主题，这种修改是对通篇文章做较大的改动，几乎是推倒重来，至少要动"大手术"。这种修改是最大的修改，单靠改动那一部分，改一些词句都难以改好。这种情况在起草公文报告中，重要会议领导讲话中经常出现。出现这种情况，主要有两点原因:一是由于撰稿人政治思想水平、认识事物及写作能力的限制，起草的文稿一时难以达到预想的效果，另一方面，起草研究写作思路时，领导或领导班子成员也没考虑成熟，也需要有一个完善提高的过程，对文稿推倒重来的事是常有的。深化主题，是在原来公文主题、总体思路基本可以的情况下进行的。比如一篇稿件看完后，内容、观点、虽没啥大毛病，但就是平平淡淡、毫无新意，这样要经过反复讨论和修改，对大、小标题认真修改，使主题得到深化。
第二，修改观点。
对为主题服务的大小观点进行修改，看观点是否鲜明正确，表达是否准，是否前后自相矛盾等等。
第三，增删材料。
我们常说的文章要言之有物、血肉丰满，用事实去说话，就是说光观点正确不行，还要有能说明观点的材料，材料使用要恰当，选用材料要以十当一，多多益善，使用材料要以一当十，精益求精。对材料运用的要求，一是要真实，二是要典型，三是要精选。使用典型的，能说明问题的材料，对那些可有可无的材料或重复的例证，要毫不吝惜的去掉，对材料不充实、空洞的段落进行充实。
第四，调整结构。
调整公文结构，包括公文总体结构的调整，层次段落位置的改变，过渡、照应的安排等。
第五，推敲语言和修改标点符号。
既要修改不通顺的词句，又要删掉重复、多余的字句，又要注意不同文种的不同语气，还要对语言进行润色。同时，对每个标点都要看其是否准确。
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