会计凭证的管理

一、会计凭证的整理

财务人员的做账工作不仅包括前期的记账、登账，还包括后期的报表编制、资料整理和保管。在资料整理与保管工作中，财务人员必须熟知会计资料整理流程。

分类归集

·将会计凭证按照一定的分类标准进行整理，同时检查凭证的填制日期和编号，根据日期或编号顺序进行排列。如果有的凭证缺号，那么应及时查明缘由，并在规定的位置注明缺号的具体情况，再按月、季或年将各类凭证进行归集，确定装订成册的本数。

整理原始凭证

·先检查原始凭证是否齐全，再使记账凭证的原始凭证大小尽量与记账凭证的大小一致，过大或过小的都要进行折叠或裁剪。如果凭证上有回形针或订书针等金属物件，还要在整理时将其摘除。最后，将原始凭证整齐地粘贴在记账凭证的背面，粘贴时要避开装订线，避免装订时盖住原始凭证上的重要内容。

检查签字和记账符号

·检查记账凭证的最下方，有无会计主管、记账、出纳、审核和制单等相关责任人的查记账凭证是否都已签名或盖章；同时检标识了记账符号，以此确认相关记账凭证是否已登记入账簿。

二、会计凭证的装订

会计凭证的装订工作有很多细节要注意，其具体的装订过程如下所示。

折叠封面

．先将封面需要钻眼的一侧按照预计的装订宽度折叠出一个矩形部分，然后对照当前需要订本的凭证大小，将封面的其他三侧超过凭证大小的部分向里折叠。

．若其他三侧与凭证大小刚好合适，则无须做折叠处理。封面折叠好后，放置在当前需要订本的凭证上。

捆绑凭证

按照一定的捆绑技巧，将折叠好封面的这垒凭证用捆绑线绳捆好，或者用足够大的夹子将这垒凭证夹住，防止凭证散乱。

插入垫条

.手工记账的，由于凭证中央被书写过，可能会出现中间很蓬松的情况，此时需要钻眼的一侧的厚度与凭证中间的厚度可能就会不一样，为了保证凭证在装订成册后看起来整齐美观，就需要利用一些小纸条将钻眼一侧的厚度填起来，使其与凭证中间厚度一致。

同时，利用小纸条填充钻眼一侧的两段，使其与钻眼一侧的中间位置齐平。

钻眼

．再次整理封面和凭证，蹴齐，将需要钻眼的一侧放在钻机上，利用钻机钻3个眼，两段的眼要钻在装订线上，中间位置的眼要钻在装订线以外靠近该侧外边缘的位置，使得这3个眼在同一平面上尽可能形成一个扁扁的等腰三角形，这样在穿线后会使得这本凭证更稳定、牢靠。

穿线

根据装订成册的凭证大小，选取合适长度的专用订本线绳，将线绳穿入已经钻好的眼中，用力系紧线绳并打好结。为了美观，要用合适的工具，如改锥，将打好的结捅入钻好的眼中，同时用斧头之类的工具将装订眼处锤平。

折棱角

为了使凭证看起来方方正正、棱角突出，要对封面再进行一次折叠操作。先将捆绑凭证的线绳解开，然后将封面钻了眼的一侧沿着装订线折叠一下，此时折痕要明显。

抹糨糊

利用专门的刷子在凭证需要钻眼的一侧涂抹一些襁糊。注意：需要粘贴封面的所有面都要涂抹，保证粘贴好后凭证不会随意散落。

粘贴

将折叠好的封面沿着折痕，由里向外逐步粘贴，使其与订好的凭证粘贴在一起。

齐棱角

粘贴好后，准备两把长度合适的尺子，一把与凭证的各个棱角对齐放置，另一把沿着各条棱线划过，在划动尺子时，可稍微加重力道，这样可使凭证的各个棱角更明显，整体看起来更方正。

平轧

将装订好的每本凭证放置在桌面上，同时将厚度相同的摆放在一处，用一块齐平的木板放置在同厚度的几本或十几本凭证上，再将一些书、字典等稍有重量的物件放置在齐平的木板上，轧足一段时间，如24小时，等到涂抹的襁糊彻底风干后，拿走书、字典和木板等物件，一本一本收取凭证。

写封面

按照会计档案的管理规定，在收取的每本凭证上注明本单位名称、凭证装订日期、所含凭证涉及的会计期间、凭证编号范围以及会计机构负责人、会计人员和出纳等相关负责人的姓名等信息，然后将凭证归档保存。

按照上面的过程进行装订，成册的凭证会非常结实、牢固、整齐且美观，既便于日后查阅，又便于存档保管。

三、会计档案的保管期限和销毁工作

对于所有会计档案，其保存工作不仅有特定的保管期限，而且不能随意销毁。

根据会计档案的重要程度，可将保管期限划分为永久保管和定期保管。其中，永久保管的会计档案是需要一直保存的，不可以销毁；而定期保管的会计档案在保管期限届满后，报经相关领导和机构批准后方可销毁。

根据《会计档案管理办法》的规定，无论是企业的档案保管期限，还是事业单位或行政单位的档案保管期限，都指最低保管期限，且各种会计档案的保管期限应从开始保管的第一天起算。不同的会计档案的保管期限如下所示。

永久保存：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他需要永久保管的档案。

30年：原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿和会计档案移交清册。

10年：月度、季度、半年度财务会计报告，银行存款余额调节表，银行对账单以及纳税申报表等。

5年：固定资产报废清理后的固定资产卡片。

会计档案的销毁流程如下所示。

对于保管期限届满的会计资料，保管人员首先要向有关领导和机构提出销毁申请，申请通过后，单位的档案管理机构要编制会计档案销毁清册，列明需要销毁的会计档案的名称、卷号、册数、起讫年度、应保管期限和已保管期限等信息。

其次，单位负责人、档案管理机构负责人、会计机构负责人和档案管理经办人员等在会计档案销毁清册上签字确认。

最后由档案管理机构负责组织销毁工作，先对应销毁的会计资料进行逐项核对，核对无误后，由会计机构派员监销。

注意：并不是所有保管期限届满的会计档案都可以销毁。对于债权债务没有结清的会计凭证，或者涉及其他未了事项的会计凭证，即使其保管期限届满，也不得销毁，应单独抽出立卷，直至债权债务结清或未了事项办理完结时为止，才可以销毁。

凭证的装订需要细心，如果遇到掉页的情况，一定要重新装订！