【R：原文片段】
如何诊断自己的时间
要了解时间是怎样耗用的,从而据以管理时间,我们必须先记录时间。 这个道理其实我们几十年前就已经明白了。 早在20世纪初期的科学管理时代,我们就已经知道了记录工作时间,不过那是以体力工作为对象。时至今天,几乎所有国家在工业管理上都学会这套方法了。
但是这套方法,我们却一直应用在时间因素并不太重要的工作上。在那些工作中,时间的利用和浪费,充其量只会对效率和成本稍有影响而已。而在某些越来越重要的工作领域,我们却没有应用这套方法,尤其是那些时间因素特别重要的知识工作,特别是管理者的工作。须知只有在这些方面,时间的运用和浪费才是直接攸关有效性和成果的。
所以,要提高管理者的有效性,第一步就是记录其时间耗用的实际情形。
时间记录的具体方法,我们在此不必赘述。事实上许多管理者都备有一本小册子,自己记录,也有人请秘书小姐代为记录。重要的是,必须在处理某一工作的 “当时”立即加以记录,而不能事后凭记忆补记。许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录,每月定期食出来检讨。至少,有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录
样本,他们便能自行检讨丁。半年之后,他们都会发现自己的时间耗用得很乱,浪费在种种无谓的小事上。经过练习,他们在时间的利用上必有进步。 但是管理时间必须持之以恒,才能避免再回到浪费的状态上去。
因此,第二个步骤就是要做有系统的时间管理。我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步,可以试问自己下列几个问题。
1.首先要找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间,无助于成果。将时间记录拿出来,逐项逐项地问:“这件事如果不做,会有什么后果?” 如果认为“不会有任何影响”,那么这件事便该立刻取消。然而许多大忙人,天天在做一些他们觉得难以割舍的事,比如应邀讲演、参加宴会、担任委员和列席指导之类,不知占去了他们多少时间。 而这些工作,他们本身既不感兴趣,做得也根本不
够精彩。然而他们得承受这些负担,一年又一年,就像从天而降的灾难一样躲也躲不了。其实,对付这类事情,只要审度一下对于组织有无贡献,对于他本人有无贡献,或是对于对方的组织有无贡献。 如果都没有,只要谢绝就得了。
前文说起的那位天天有应酬的总经理,在经过一番检讨后,发现其中至少1/3的宴请根本没有参加的必要。 有时他甚至有点哭笑不得,因为主人并不真心希望他出席。主人发来邀请,只不过是一番礼貌而已。 其实主人倒真希望他在请帖回执上写个“敬谢”,而他每次敬陪,主人反而不知如何为他安排席次呢。
2.第二个该问的问题是:“时间记录上的哪此活动可以田刀人代为参加而又不影响效果?”
前述总经理还发现,在他参加的宴会中,事实上有1/3安司公司的高级管理人员到场即可,并非每次都要他亲自参加个o主办单位只不过希望把该公司列在请客名单上而已。多年来在管理方面都在研究授权问题。任何一个组织一一企业政府、学校和军事机关,几乎每一位主管人员都接到过上级有关做好授权的指示,而且他们本人也曾屡屡对其下属阐明授权的重要。但是这样的谆谆告诫是否产生效果,实在令人怀疑。原因非常简单:只是因为没有完全明了授权的意义。 如果认为所谓
授权,意思是说:“我的”工作应由别人来做,那就错了;因为你既拿了薪水,就该做你自己的工作。 又有人认为:充分授权之后,最闲散的经理人便应该是最好的经理人。 这样的看法不但荒唐,而且也是不道德的。
但是我却从来没见过一位管理者,在检讨过自己的时间记录后,还不改变自己的习惯,将不必亲自处理的事交给别人。 只要翻阅一下时间记录,他就能立刻发现他的时间全用在不必要的事上了,而对于确属重要的事、他自己希望做的事和他已经承诺过的事,他却没有时间来处理。 其实他如果真想有所作为,只要将可由别人做的事交给别人就得了。
公务旅行就是个例子。帕金森教授(C.Northcote Parkinson)在《帕金森定律》一书中指出:要想尽快摆脱不胜任的上级主官,最好的办法就是让他不断出差旅行。把飞机当做管理工具来用,这实在是过高地估计了飞机的作用。当然出差是必要的，但是派_位资历较浅的人贝也照样可以完成任务。资历较浅的人员通常吉欢出差,同时年轻人在旅馆中也容易睡好。年轻人总更能耐劳,困此往往比经验丰富但易于疲劳的高级人员,更能胜任外出工作。
参加会议也是问题。虽然会议本来并没有什么别人处理不了的大事,但管理者总得出席。在文件的初稿出来之前,管理者往往要花上好几个小时参与讨论。 研究所为了发布研究成果的新闻,得由主持该项研究的高级研究员来撰写新闻稿。研究所里有很多人都知道该项研究的经过,新闻稿如果由别人写,写出来一定文笔流畅、通俗易懂,而高级研究员却只能写出一些高深莫测的数学公式。总而言之,管理者所做的工作,确实有许许多多可由别人去做,而且也应该由别人去做。
“授权” 这个名词,通常都被人误解了,甚至是被人曲解了。这个名词的意义,应该是把可由别人做的事情交付给别人,这样才能做真正应由自己做的事一一这才是有效性的一大改进。3.还有一项时间浪费的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的,这项因素是: 管理者在浪费别人的时间。
这种现象并不明显,但有一个简单方法可以诊断出来: 去问问你的下属。 有效的管理者懂得有系统及诚恳地问他的下属: “请你想想看,我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情?”问这
样的问题,而且问得对方敢说真心话,才是有效管理者的特色。即使管理者处理的都是颇有成效的工作,其处理方式仍可能造成别人时间的浪费。
某一大企业机构的财务经理,深感会议浪费了太多时间。通常不管讨论的是什么,他都通知财务部各单位主管全体前来开会。其结果是会议每次都拖得很长。出席会议的每一位主管,为了表示自己对问题的关切,都得表示意见,而表示的慈见却大多与ゥ题无关,会议时间自然拖长了。
直到有一次这位财务经理诚恳地问了大家,才知道大家也都为会议太浪费时间了。 可是,他又想到:母一个人在组织中都互为重要,都应该了解情况,开会时如果少请几个人,他又担心会使未被邀请的人觉得他们被忽视。
现在这位财务经理终于找到一个两全的办法了。开会前,他先普遍分发一份开会通知:“兹订于星期三下午3时,于四楼会议室,邀请赵钱孙李四君开会讨论下年度资本预算问题。如哪位需了解这个问题或愿参与讨论,亦请届时出席。 如果无法出席,我们将于会后立刻呈送记录,供各位参考并希望提供宝贵意见。”过去每次会议都要12人参加,花费整个下午,而现在只要4人出席,一小时就可以结束了,并且没有一个人有被忽视的感觉。许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间,然而他们却不敢面对这个问题。 他们怕因小失大,造成错误。殊不知即使有了错误,也能很快弥补。能够大量削减不必要的和非生产性的工作,则工作就进行得快多了。
美国总统四年一任,每一位新当选的总统起初总会接到各式各样的邀请。经过一段时间,他才会发现要做的事太多,而接受邀请也大多无补于他的有效性。 于是,他开始谢绝各种邀请,结果又被认为没有人情味了。 于是他就会进行必要的调整,在被人剥夺工作的有效性与利用公开场合开展工作之间寻求一种比较合适的折中方法。
事实上,一位管理者大刀阔斧减少不必要的工作,绝不会有太大的风险。人总有一种倾向,高估自己地位的重要性,认为许多第2章 掌握自己的时间·39事非躬亲不可。 纵然是最有效的管理者,仍然免不了有许多不必要的和非生产性的工作。
大胆减少自己的工作,真会出问题吗?只要看有些管理者虽然身患重病,甚至于身有残疾,仍能干得有声有色,就可知道这种顾虑是多余的。
第二次世界大战期间,罗斯福总统的机要顾问霍普金斯先生就是一个实例。霍普金斯当年已体衰力竭,举步维艰,每隔一天才能办公几个小时。 因此,他不能不把一切事务都撇开,仅处理真正重要的工作。但这丝毫无损于他的有效性。 丘吉尔还对他钦佩备至,赞美他是一位 “盖世奇才”。他完成的任务,当年美国政府无人能出其右。
当然,霍普金斯只是一个特例。 但他的故事,告诉了我们大胆减少无谓的工作,绝对无损于有效性。
【I：用自己的话重述原文】
WHAT：
这个片段告诉我们，通过记录自己把时间花在哪了，经过阶段性的检讨梳理，诊断出自己在时间管理方面存在的问题，采取排除法，能够更加有效的管理时间。
WHY：
每个人的时间都是有限的，每个人也会遇到大大小小、重要或不重要的事情，事情来临的一瞬间，我们来不及思考，特别是遇到紧急的事情的时候，就会因为一些无效的事情占用自己的时间，从而分散了做真正属于自己应做的事情的精力。要解决时间的问题，就得利用一个阶段性的时间，对自己做过的事情进行梳理，才能真正排除那些无效的事情，从而为自己腾出更多的时间和精力。如果不这么做，我们就会受到一些低效、无效事物的影响，让你没办法集中精力解决重要问题。
HOW:
记录时间。以一天为单位，记录自己花在每件事情上的时间。可以利用语音记录、记录本及一些时间记录的APP，记录每件事情的起始时间。持续记录一个月。
诊断时间。以周为单位，进行周总结和分析，查找存在的问题。
有系统的进行时间管理。持续一月后，对自己一个月以来做过的事情进行回顾整理，那些事情完全没有必要做（对自己、对组织、对他人都没有影响的），那些事情可以委托授权给他人去做，那些事情的发生浪费了别人的时间，将这些事情以合理的方式排除出自己的时间表。
持续进行以上循环，不断地优化自己的时间表。
WHERE: 适用于所有的管理者（知识工作者），提升他们将时间有效利用在自己第二象限事务上。
【A1：描述自己的相关经验】
【事件】六月份（时间），我（行为对象）参加了“小文月计划行动营”，每天都对自己当天的工作进行日总结，对第二天的事情进行计划，每周进行周总结，对一周内的工作进行反思，在第二周内进行调整，一个月后，对照自己月初的计划，分析那些事情做完了，那些没做完，计划外做了那些事情，对自己完全没必要做的比如写汇报材料等无效的工作和事务进行了排除，自己的时间管理更加的合理。
【反思】
月行动营的模式虽然细节不太一样，但是还是和以上HOW的方法异曲同工之妙的，因此按照这个方法坚持去做，真正取得了成效。
【A2：目标和行动】
【目标】7月份对自己的时间再次进行诊断，并实现每天至少有三个小时的时间去做合称为三级拆书家有关的事情
【行动】
1.记录时间。记录每一天自己做过的事情，什么时候开始，什么时候结束，都要据实记录。利用以下工具，让记录时间这个动作真正可行：
（1）每天晚上总结当天的工作，利用张萌的《总结笔记》，据实记录每天做过的事情，从什么时候开始，什么时候结束。
（2）每天晚上对第二天的工作进行安排，利用张萌的《人生效率手册笔记》，将能想到的工作以起始时间进行安排。
2.诊断时间。每周回头看这一周内的时间安排，对比实际发生的事情的时间，寻找差异，列出感受、灵感和调整想法，利用张萌的《人生效率手册笔记》，把能想到的都记下来。在第二周工作安排中进行尝试。
3.有系统的进行时间管理。
（1）月底对自己的工作进行复盘，列表对自己一个月所有的事务进行分类。分类如下：与自己人生使命宣言相关的、自己不做没有不良后果的、可以授权（委托）别人做的、造成其他人时间浪费的。
（2）排除。
第一，针对与自己人生使命宣言相关的内容，结合上一个月的实际情况，尽量安排一个每天都能固定的较长时间段，自己经历允许的时间去实施。
第二，对于自己不做没有不良后果的，坚决摒弃。比如：看了内容，但是看了就忘的；不赴约不影响事情的；喝酒、打牌、唱K的。
第三，对于授权（委托）别人做的，采取责任型授权的方式，授权给别人去做。
第四，对于造成其他人时间浪费的，要理出原因，并加以改正。
4.在排除的基础上，重新设置月计划，并按照“确认角色、选择目标、安排进度、每日调整”这四个步骤，做好个人的时间管理。并且重复上一个月的步骤，不断进行完善和提升。
【奖惩】 最终结果以公司的评价为依据，满意则表示达到预期效果，不满意则表示有效性不强。达到预期效果，买跑鞋；达不到，罚跑10公里。
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