拆书训练营06:汇报的秘诀
拆页出处:《向上汇报》作者: [美]瑞克·吉尔伯特
拆书目的:通过RIA学习,对上交流
【R片段】 选自《向上汇报》
在高层管理层会议中,你的汇报最不需要的就是各种花里胡哨的修饰。高层管理者希望你的信息传达能够做到快速、清晰、简洁,这样他们才能以最快的速度做出决定。
开场: 开场先要确认会议主题和时间。解释一下为什么要开这个会议,你们将要讨论的是什么,有多少时间来进行会议。
开门见山直奔主题: “你可以不告诉我你到底想要什么,而只是不停地塞给我数据、数据、数据,要知道我会把你的数据批驳的千疮百孔,因为我不知道你到底要告诉我 什么”金杰· 格雷厄姆说道,“但是如果你一开始就告诉我你的目标是什么,那么我可以在我认为重要的地方专注地倾听,而不是你说什么我都会反对。我们想最先了解你的核心信息,这样我们才能理解你汇报中其他的内容。 ”
把你的结论放在最前面讲: 从常见的“数据灌输”模式转换到“高层汇报”模式。虽然一开始有些让人感觉不自然,但是高级管理层十分喜欢这种方式。
给出解决方案,让Boss做选择题: 当制作汇报时,为你的提议多思考几种替代方案,让高管们有选择的机会。
I·拆书家讲解引导
有没有想过,上级每次在工作会上听员工的汇报,他最想知道的是什么?如果你从来没有想过,恐怕汇报的内容就只是用惯有思路将工作内容,取得成绩,为公司产生的经济效益,社会效益……等等一一列出,赶上脾气好的上级会耐心地听完,而如果遇上急性子的领导,弄不好不让你说完就直接“下一个”了。
那么如何才能做到将汇报做到领导心坎里,使其认真听完并充分了解呢?
1、开场明确汇报源由、主题、预估持续时间等。
2、开篇表明自己报告的目的。比如:“这次汇报,我主要想得到XX支持”“我能为公司提供XX”或者“我建议施行XX”
3、结论先行。不要上来将大量数据堆叠出来,采用更加人性的方式将自己的观点说明。
4、提供几种不同角度的解决方案,让领导做选择题,而不是问答题。
A1·描述自己的相关经验
之前你对上汇报的情形是怎样的?读完这篇拆页以后,有没有发现不足的地方?
在先讲述主题和提供解决方案供选择这两点做的还可以。
在先说结论这一点没有试过。一般都是以这次讲述一个什么主题过目的作为引导,然后拿出数据,再说一下这些数据说明的问题也就是结论。这个时候,领导一般会全部听完再有针对性的问数据中的几个问题。
另外对于先说目的或者主题这一点,做的不是很好,主要是表达不够清晰明确,也没有考虑到大概需要的时间这一项。
A2·以后我怎么用
今后,你打算怎么做可以更好的让领导/客户/沟通对象 能够get到自己想要传达的信息点,达到有效汇报的目的?
1 明确自己的目的,首先自己要明确清晰这次汇报的目的或者主题。以为自己想从这次汇报中获得什么结果,达成什么效果。
2 清晰明了的向领导说明这次汇报的主题,根据用时长短和场合,需要的时候说明所需占用的时间。
3 先说结论,再做陈述。过去我的陈述部分比较多,而且重点不突出。究其原因是自己对此次汇报的目的本身和想达成的结果不是很坚定,会有些为了汇报而汇报。从而造成冗长和一些不必要的陈述。
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