美文网首页
一封令人不“阅”的邮件

一封令人不“阅”的邮件

作者: 日出和飞鸟 | 来源:发表于2018-04-06 22:47 被阅读0次

    最近公司新入职一名员工A,收到她的邮件,很不舒服,邮件中有4份附件即扫描件,附件名称就是扫描时自动保存的scan1、scan2、scan3……,从邮件名称根本无法识别文档内容,于是我一封一封打开,再一封一封另存为对应名称的文档。这让我突然意识到,工作是否职业从任何细微之处都可略见一斑。之后,我又持续观察其他同事发来的邮件,发现邮件里面潜藏着许多有趣之事,于是写了这篇短文。

    个人认为,写一封商务邮件就像做一份PPT,要用受众思维来组织信息,同时电子邮件要和其它沟通方式组合使用,根据发邮件的目的来构建逻辑,完成书面表达。

    Part1:邮件中的受众思维

    公司有位同事B,她需要发一个 Word document 给合作方,为了给对方带来便利,她将文档里的正文用纯文本复制粘贴在邮件结尾。这样,对方在使用手机时无需等待下载打开附件,就可以直接快速浏览正文,若是在使用电脑,也可以打开附件进行修改。

    而刚刚提到的同事A,怎样发送带有多个附件的邮件更好呢?除了在正文里给每个附件一个简短的描述,还应用关键词给每个附件命名,而在每个附件的名字都长的差不多时,为了增加辨识度,则应该将关键词放在附件名的首部,这样就能快速识别和查找。这就叫做受众思维。

    另外,用电子邮件沟通时,它不像面对面沟通那样带有感情,也无法像电话沟通时能听出语气,你若不注意措辞,一封冰冷的邮件发出去不光无助于我们工作的推动,有时甚至会被误解,让对方产生反感。所以你若不同意对方的意见,在反对时请多用“我们”而不是“你”,比如“我们这样做可能不太恰当”vs“你这样做可能不太恰当”,你觉得哪个听起来会让我们更好受些呢?

    Part2:邮件要与其它方式组合使用

    通常情况下,电子邮件相对微信、钉钉、纷享销客等通讯工具而言,效率并不高,且较为封闭。要使邮件提高效率,就要搭配其他方式,产生1+1大于2的效果。

    1、电话配合电子邮件

    当遇到棘手问题,需要协调资源,或是跨部门支持时,使用电子邮件申请,明确需求,沟通必要信息,再加上电话沟通的跟进方式,就能实现协作,把控重要事件进展。而如果单一使用邮件,那你就等吧,人家可能没看邮箱,或者没信号,或者忙着顾不上你,你还想快速解决问题,没戏。

    2、会议配合电子邮件

    通过面对面会议沟通,在会议结束后,使用电子邮件快速将会议纪要发送给参会者不仅可以确认沟通结果,还可以提醒大家工作分工、各自职责及下一步行动计划,这样有节点的完成工作是不是更有节奏?

    3、微信配合电子邮件

    当事件还未确定,我们可以利用微信,QQ等通讯工具进行沟通,后期,再配合电子邮件进行确后和后续跟进。例如:一份合同签订前的确认,用电子邮件阐明细节和要点,以作确认,这样就比电话确认更有实效。

    邮件代替不了面对面的沟通,也无法达到电话沟通的效率,这一点我们都懂,根据信息和事件需求,使用邮件和其它通讯方式组合,就能实现高效办公。有时我们不是不懂,而是懒得拨一通电话,导致事件拖延,所以,要想1+1>2我们必须再做一步。

    Part3:根据目的来构建逻辑

    为什么要写这个邮件?

    这个邮件主要是想让谁看?他对哪点更感兴趣?你想让他了解什么?你最想传达的信息是什么?如何得到受众的理解或支持?

    以目标为导向,一开始就设想最终结果的轮廓,可以明确目标和意义,避免使用模糊语言给对方造成负担和时间上的浪费。尤其对于请求帮助的邮件,为什么需要帮助,需要对方做什么,明确请求,提供充分信息,便于收件人快速决策或给予支持。结论先行,明确目的与需求,传递积极情绪,就能得到较多支持。

    电子邮件职业化还有很多很多需要注意的事项,例如:邮件最好不要表达负面情绪;如无特殊情况,尽量不要越级发送;邮件无法解决充满争议的问题;邮件不能代替面对面沟通;不要把转了N层的邮件发给别人,这会显得有些业余等等。

    以上这些,且不仅这些,都是我们职场中需要注意的小细节,工作就是持续学习,关注细节,不停成长,希望这样的小分享也能对我们的工作有益。

    感谢阅读,周末愉快!

    相关文章

      网友评论

          本文标题:一封令人不“阅”的邮件

          本文链接:https://www.haomeiwen.com/subject/bnqehftx.html