1 两种中断情况
25分钟看似短暂,但是要使你在25分钟里全身心的投入一件事,真的是有一点点困难。
在美国的一份研究显示,员工在办公室上班时,大约每3分钟就会被打断一次,人们在电脑屏幕同时开启的窗口数,平均为8个。这种情况,科学家创造了一个名词“注意缺乏特征”来描述这种恶劣的现代生活方式。滚滚而来的信息洪流,将大脑淹没在其中了。糟糕的是,新发现表明,并行处理和应对干扰的能力都面临同样的瓶颈:工作记忆的容量有限。每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失。当注意力丢失时,找回它要付出昂贵的代价。
可以说,中断是一种常态,毕竟干扰因素太多。概括来说,番茄钟期间的中断有以下两种形式。
第一种是自己造成的“内部中断”。具体地说,是直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。
第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复。
对于这两类中断,番茄工作法都有相应的处理策略。
2 内部中断
专注力不够的人,在做事的时候容易开小差。比方想吃东西了、想起有个电话要打、想去倒水,这些都是来自内部的本能。现在我们来看下出现内部中断时要采取的策略。
首先接受它,然后记录它,立即继续你手头的工作,避免真的被打断。比如说在一个番茄钟内,你突然间想起来要去订票,这是属于计划外紧急事情,我们就可先在今日待办表格当前活动的右边,做个标记,这个是为了追踪。这样子,在一天结束后,我们可以计算标记的数目。至于说喝水,在番茄钟期间想喝多少水都行,但只在番茄钟之间的休息时间去续杯。
要对付内部中断,最佳策略是可视化、接受,然后纳入计划或删除。如果想到一件事情需要去做,那就记录下来,不让这件事占了我们的脑子。稍后,我们可以将这件事安排到下个番茄钟,或者明天。
当然,可能你会说有些内部中断没办法阻止,比如急着上洗手间,这个时候必须作废掉这个番茄钟。因为番茄钟具有原子性,一个番茄钟是不可分割的,只要任务被放下,哪怕只有简短的一两分钟,这个番茄钟也不算数。你要再重新启动一个新的番茄钟。
那能否将几个小段时间加起来算成一个番茄钟?也是不能的。
要是你发现自己25分钟内内部中断次数有些多,那你可以缩短番茄钟,尝试改为15分钟甚至更小。等到发现自己被打扰的次数比较少后,再延长时间。
3 外部中断
除了内部中断外,我们的生活中还会有来自外部的中断。类似被上司叫去做事、各种邮件软件的弹窗提醒等等,如果只是简单粗暴的拒绝,只会让外部中断变成烦恼。毕竟要想在河流里生存,你要学会跟鳄鱼搞好关系。
01 保护番茄钟
外部中断要抢走你的注意力,而你要保护番茄钟,将注意力留给所承诺的工作。但是当别人找你时,你不可能总说自己在番茄钟内。如此一来,我们必须“扭转”番茄钟和中断之间的依赖关系。电子邮件和电话很容易,你可以将其关闭。还有微信QQ之类,尽量不登录或设置成不打扰模式。等到一个番茄钟后,再来处理。
假如有人找你面谈,在不影响结果的前提下,可以请求对方尽量推迟。用稍后的番茄钟重新计划中断事件,而不要在当时直接处理,这样做好处多多。
02 可视化然后强化
跟前面内部中断一样,遇到外部中断,我们也要记录下来。每遇到一次外部中断,就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。如果你今天不打算处理这件新增的活动,就把它写入“活动清单”表格,标上截止时间,以及一个“U”代表“计划外”。否则就把它写入“今日待办”表格下半段的“计划外紧急”区。然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号(一)。
总之,应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称,来跟踪记录每次中断。
处理外部中断的策略,由以下四步组成。
(1)告知:“我手头有事,正忙。”
(2)协商:“周五再帮你做,行吗?"
(3)计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。
(4)答复:按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信任你了。
4 认清界限
无论是外部中断还是内部中断,我们都要去记录下来。记录下来之后,不是置之不管了,重要的是要对这些数据进行分析。在“活动清单”表格中,有多少处计划外(U)标记?“今日待办”表格中的“计划外紧急”区有多少项活动?观察这些指标,可以评价自己的计划能力。
如果有很多“计划外”活动,说明在早晨计划阶段你漏掉了很多事情,考虑不全面,这个“定性预估”误差,会督促你第二天在做计划的时候,要更仔细检查,看看是否把承诺的一切事情考虑在内了。
有些人喜欢在各个番茄钟之间,重新评估排序事情的优先级,这样的做法,会导致你的今日待办表格不起作用,因为我们在做今日待办的表格的时候就已经考虑了事情的优先顺序。如果你一再改变顺序,那可能导致今天完成的任务大部分不是早晨制定好的计划,长期这么做,计划阶段就不会有做出承诺的使命感。如果没有承诺感,那么在做当天总结时,会觉得只有苦劳,没有功劳。更重要的是,这样在“活动清单”和“今日待办”表格之间就没有区别。两张表都包括了一堆事情,都是今天“可能”要做的。
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