接下来，张小龙做的第一件事情，就是成立了一个非常精简的团队，除了后台以外，这个团队也就十个人，这个小团队被张小龙定义为敏捷团队。事实证明，这个精简小团队在之后几年里做的事情，远远超过了以前几十个人的团队做的工作。这个小团队当时用了一个方法，叫敏捷项目管理，就是一种快速地推进项目的方式。
敏捷是对流程的优化。在此之前，他们团队采用的项目推进流程是瀑布式，就是产品经理设计一个产品，首先做好产品需求书，然后把它交给开发人员，开发人员各自分工分头去做，开发人员做好产品后，再交给测试团队测试。
而敏捷项目管理，则是把原来的推进流程横向拆开，从产品、开发、测试抽人组成十人小组，这些人员同时运作这种流程不仅大大地提高了研发速度，而且各个环节同时进行，改变了之前各环节各自为营的状态。以前QQ邮箱团队成员都是分区域办公的，敏捷团队因为人员精简，产品、测试、UI(界面设计)人员都坐在一起，有什么问题大家可以随时交流，“通信基本靠吼”，遇到问题，大家面对面“吼”一声，问题很快就解决了。
敏捷是一种纯粹的实用主义，因为他是目标导向的。研发人员采用一个流程，不是因为这个流程好而采用它，而是因为这个流程能让他快速抵达目标。比如“快速”和“稳定”，如果研发人员看重“快速”，那就采用更轻量的流程，如果更看重“稳定”，那就采用更严密的流程。没有绝对的好方法，一切都取决于你确定的目标。
敏捷团队倡导全方位思维。所谓全方位的思维，就是开发、产品、UI三方面互有对方的角色意识。比如开发同时要有产品经理和UI的意识，产品经理要有开发和UI的意识，而UI也要有产品经理和开发的意识。这样，大家就能更好地沟通和合作，从而提高整体的工作效率。
当时在互联网界，产品每次升级一个新版本几乎都需要两三个月的时间。而因为运用了这种敏捷开发法，QQ邮箱升级新版本的周期缩短到了两周，张小龙和他的团队，也因为这样迅速的研发效果，在整个行业引起了一定的轰动。QQ邮箱两周一个新版本，也让用户有了一个很好的体验，他们能感觉到自己提出的建议被接受被重视，而且还及时地做出了改进。那段时间，张小龙几乎变成了乔布斯那样的“办公室独裁者”。他会穿着短裤在办公室来回巡视，时不时地就会出现在某个程序员的身后看他们敲代码，一旦发现对方的代码有问题，就会毫不留情地指出并勒令其立即改正。
QQ邮箱的技术内核被全部推倒并重写，张小龙要求小团队重新搭建，而且不能借鉴任何产品。QQ邮箱新的方向是快速、简洁，而内在的逻辑是用户需求。
后来张小龙在一次腾讯内部领导人演讲中提到敏捷项目推进时说:“QQ邮箱团队开始进入这样一种敏捷项目推进方法以后，后面几年每年都是一个非常高速地往上发展的过程。这个过程就像一辆汽车有了发动机、有了足够的汽油就会自己一直跑下去，是这么一种感觉。后面几年，我们一直保持快速迭代、快速上线、快速验证想法这样敏捷的方法，团队运转也非常顺畅。”
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