【读书笔记】产品经理应该掌握的Excel技能

最近读了《Excel 最强教科书》，书里介绍了使用Excel的相关技巧和思路。总结了一些产品经理工作过程中可能用到的表格制作思路，在这里和大家分享一下。

产品经理在制作表格的时候，实际也是在做一个产品。在做表格之前，首先需要想想这个Excel的受众是哪些人，需要通过这个Excel传递哪些信息，解决什么问题，这些信息里哪些是重点，拿到Excel的人是否能快速获取到自己想了解的信息。思考完这些问题，下面这个建议就是要贯穿整个表格制作过程的重中之重。

制作容易看的表格

产品经理日常使用EXCEL主要是通过表格对数据进行分析或者展示，那么制作容易看的表格，应该说是最重要的Excel使用思路。所谓容易看，是指不管什么人在拿到Excel表格后，不需要表格制作人的解释和说明都能立刻了解到表格中数据的来源、计算规则、要传达的信息等。这里举个例子，大家可以感受一下什么叫容易看的表格。

表1

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表2

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上面两个表格展示的内容、数据都是一样的，但是很明显第一个表格不能称为“容易看的表格”，其实只需要下面几个很简单的小技巧，就可以制作出易读易看的表格。

1. 制作表格时不要从A1单元格开始，建议整个sheet不使用第一行和第一列，这么做既可以留白，使得视觉上不那么拥挤还可以避免忘记给表格增加边框。

2. 适当调整行高，调整行高也是为了增加留白，提升易读性。

3. 适当调整列宽，对于列宽的调整除了考虑增加留白提升易读性，还有一个实用的技巧是，对于作用相同的列设置统一的列宽，这样既可以提升表格的易看性，同列数据的大小也可以让人一目了然。

4. 适当增加留白，可以参考表2，第B列和第I列，实际都是通过插入列增加了表格的易读性。

5. 文字左对齐，数字右对齐。对同一类数据类型设置同样的对齐方式，有两个好处，一个是数字项纵向排列一目了然，还有一个好处就是如果数字输入的格式有问题，很容易发现，以免影响后续对数据的处理。

6. 如果表格需要展示单位尽量单独一列展示。

7. 数值使用千位分隔符展示。6和7都是关于数值处理的小技巧，通过这两个小技巧可以使表格清晰好读，另外也便于比较数值大小。

8. 设置缩进，表格涉及到汇总数据和明细内容时，可以对于表格内的明细内容设置缩进，让数据从属关系更明确易读。比如表2中展示的单价和销量，就是关于销售额的明细数据。

9. 视实际情况调整网格线，尽量省去多余的线，只在关键位置增加网格线。一般建议表格的表头和结束处设置较粗的网格线来明确表格范围，中间可以使用较细的横向网格线，纵向网格线可以不用展示。

10. 设置背景色，当表格中有特别需要注意的数据或者统计条目等需要强调的数据时，可以设置背景色作为强调，向阅读表格的人传达表格的要点所在。比如表2的4，7，12行。建议使用比较浅的颜色，同时颜色也不宜过多，以免失去重点。

11. 区分使用数值的颜色。这一点放在最后说，是因为在日常工作实践中，这一点是对产品工作最有益处的，不但提升表格易读性还能帮助提升工作效率。Excel表格内的数字有两种类型，一种是手工输入的数字，一种是通过计算获得的结果。建议制作表格时，为这两种数据类型设置不同的字体颜色。这样既可以让读表者一目了然，也方便制表人发现错误。另外还有一个技巧，这两类数字类型不建议混用，也就是说公式中不要混入手工输入的数字，比如如果需要计算借款15天产生的利息 “=B1(本金)8.5%/360（日利率）15(天数)”，建议选择单独的单元格输入日利率和借款天数。如B2=8.5%/360,B3=15,使用公式计算利息输入“=B1B2B3”即可，这样一来如果利率（8.5%/360）或者天数发生变化，我们只要修改B2,B3的数值即可，可以大大提升效率并降低出错几率。

以上就是关于如何“制作容易看的表格”的一些建议和小技巧，实际工作中还是建议大家从工作习惯和具体工作内容出发，像做产品一样制作你的表格。