从工作到现在,大大小小组织和协助组织的会议应该也有几十次了。开始都是会务组的小跟班,领导安排什么就是什么,每次都有办公室的元老运筹帷幄,再加上很多会议都是有当地协办单位的支持,正所谓不当家不知柴米贵,最近一年会议都是我主要来协调会议工作。大大小小的错误和失误接连不断,先总结一下以自勉吧!
- 最严重的一次错误,新疆会议:选的酒店不是政府采购单位。首先和协办单位沟通不到位,没有再三强调,酒店换了三次,最后一次自己也没有确认是否为政府采购信息,更有种被协办单位坑了的感觉,给我发了链接说都在这个链接里找的,我信以为真,谁知道她换的不知政采网上的。后面报销很酸爽,关键领导觉得我办事太马虎。
2.最奇葩的一次:会议请示和会议通知的酒店不是一个酒店,请示是提前一个月提的,通知是提前半个月提的,我记得我改了,领导也说改了,最后出来的定稿没改,可能是领导上传的时候没有清稿,也可能我没改。神奇的是审批的时候居然通过了,由此我得出一个结论,只有自己能对自己发出去的东西负责。从此就纠正了我对公文的重视程度,以前觉得就是个流程,随便写写,现在战战兢兢啊!
3.北京市内的会议:房间没留够,这个会是两个会议套的一起开的,领导说第一个会走的人很多,我们会议二十几个人,订了8单间房,其他人就续住就行了,结果第一个会的人没走我一整天都在协调房间,最后给一个挺事的人调了一个三人房,夜里喝多给领导打电话,领导把责任都推给我。我都把自己的房间让出来了,酒店已经没有房间了。再这么写就成吐槽了,这件事我明白,在自己有限的能力范围内要最大 限度的预测和调整,千万不要只听领导的,他们往往对事情的现实难度完全没有预估。当她说订了8间房的时候就应该敏锐的把具体对接和续住的细节问清楚,甚至找到联系人直接确认清楚。 - 财务最乱的一次,领导和前台交代的是“愿意自己付费的就自己交钱开发票”,我们的会议是不是都很随意。最后的问题是结账走的时候,会务组完全不知道谁结钱,谁没结钱,酒店前台说不清楚。哈哈,对于酒店来说什么样的酒店都有,最后只能给一些可能结钱的人发信息确认。因为没有人盯着大家退房。这件事,让我明白只要涉及到财务、证书等的东西一定要留有自己记录,哪怕只是手写记录。
5.会务最失败的一次,100人的会,我们领导可能觉得我们的能力不足,我们自己三个人,其实可以应付,她找了8个我们基本上都不认识的人来帮忙会务。结果会议签到没弄好,很多来了的人没有签到,因为很多北京室内的不需要住宿。这个会议又都不是熟人,最后导致谁来还是没来都不知道。来帮忙的不知道何方神圣,强势的不行,按着签到表不让我们拿,还有几个不认识的会务组的人不停往包了装吃的。这次会议让我明白,要提前表明身份,占领强势地位,尤其是在很多人帮忙的情况下。不过一般这个时候我们都不喜欢出头,怕领导有授意。但回头出了问题,领导什么事都找你。
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