第一遍:梳理内容。
内容总是第一位的。逻辑结构、用词通顺、无错别字,这些都是语文老师教导的。这一步耗时整个文档的99%。
第二遍:调整所有字体格式。
包括正文,各节标题的字体、字号和行间距。先按正文的字体大小、行间距来排版。这一步比较简单,”ctrl+A”全选,选定字体、字号,并在段落里设置行间距。
第三遍:调整图表中的字体格式。
表格还要考虑边框样式。此步可以分为两小步,先调整表格的标题及其内容的字体、字号、行间距,然后再调整图的标题与图例。
对于图片,有时候会在文档中乱跳,有一个实用的办法是画一个两行的表格,我称之为“辅助表格”,把图放在第一行,把图名和图例放在第二行,调整完字体、字号和行间距之后就可以把这个“辅助表格”的边框全部隐藏。这样就再也不用担心图会随着文字的调整而在文中乱跳了。
第四遍:规范列表编号。
为自动生成目录作准备。按照一定的国家标准去选择从大纲一级到4级的列表编号。比如某一个国家军标(GJB)前四级大纲的标题为:第一章,第一节、一、(一),再往下可以直接是1或1)或(1)或○1等。当1或1)或(1)或○1同时出现时,就按1、1)、(1)、○1的顺序编排。四级以后自行决定是否编设置大纲级别。
第五遍:自动插入目录和页码。
对于自动插入目录、页码,以及图表目录和存在横页的情况,不在本文重点范围,请读者自行查找百度文库的其它资源。
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