一、大原则

写好一封工作邮件，最重要的不是怎么写，而是什么该写，什么不能写。——“三写四不写”
四不写：不想留底的不要写；没有深思熟虑的不要写；负面的东西不要写，特别是气话；一次讲不清，需要反复讨论才能搞清楚的事情不要写。
三写：重要的、需要留底的话；必须写而大家又懒得写的备忘；重要的通知和安排
使用邮件的好处：（1）便于追踪（2）表述精确（3）正式有效
不宜用邮件的情况：（1）不确定（2）太复杂（3）太紧急

序号	场景	接收方	关键词	范例
1	向领导请示工作	BOSS	有主见、给出选择项	客户有如下投诉...，相关部门建议如下，一...、二...。两种做法的优缺点分别是...，请领导给与指示
2	汇报工作	BOSS+同事	突出结果、尊重上级偏好	/
3	发出需求	BOSS/同事/关联部门	态度诚恳、量化工作、给出理由	/
4	任务分工	同事/下属/关联部门	说清任务4W、激发能动性	4W=why、who、when、what；说清做这项任务的原因是什么，由谁在什么时间前做什么；让利益相关方明白，此事对团队或公司的重要性，激发下级及同事发挥最大能动性去完成工作
5	审批回复	下属/关联部门	态度明确、指令清晰	/
6	确认共识	BOSS/同事/关联部门	确认目标一致、留存证据	当你通过口头、电话、会议，与同事或客户交流敲定事情后，你可以再发一封邮件给对方进行确认。

二、写什么

1-重要的、需要留底的话
场景A：boss许诺这个项目做完提拔自己
困境：任务的完成需要时间，可能交给你的任务，等你完成已经过去半年，boss在考虑提拔别人；或当年的提拔名额有限；总之他对你的口头承诺可能因为遗忘或其他情况而泡汤。
写的目的：留证+提醒
如何写：谈话完成后，以感谢的名义写一封邮件
范例：感谢领导对我的信任，把如此重要的任务交给我，而且承诺在完成任务后提拔我。我一定努力完成好任务，不辜负您的期望和栽培。
场景B：求职时谋求比较高的职位，但是offer较低，对方承诺三个月见习期过后会给高一级的职位。
困境：可能真的是公司制度，也可能是公司当前没有诚意
写的目的：留证+确认
如何写：沟通完成后，将沟通确认的点落实到邮件里
范例：根据我们电话里的沟通，我的理解是目前给我的部门经理一职，只是前三个月试用期的职位，三个月后只要我还在单位里，正式的职位是部门总监一职，请确认我的理解是正确的。
重要的谈话，通常以邮件的方式确认并打印保留。工作关系不可能总是在蜜月期，做这样的记录有可能会真的保证你在单位的权益。
2-必须写而大家又懒得写的备忘
场景A：部门开会后应发一份备忘，告诉大家会上讨论了什么内容、有什么结论、哪些议题没有结论等等
困境：这个事情大家通常懒得做，因为毕竟写上千字的备忘录需要花些时间；但是第二次开会前，发现第一次开会的问题都没有解决。
写的目的：让部门里的人关注自己，特别是上级，他们其实需要这样一份留底的书面材料；正在整个部门的角度想问题，可以从这种事情开始学会管理，培养全局观。
3-重要的通知和安排
场景A：上级正式通知下级一件事情（提升、调岗、新的工作安排）；下面的人接收任命和工作安排；同事间也是如此

三、怎么写

1-简要清晰地说明邮件目的
想清楚你用这封邮件做什么？目的是通知、询问意见、寻求支持还是申请审批？
场景A：很多人读邮件通常是扫一眼内容，看不到自己觉得特别重要的事情，很多时候就把它扔到一边回头再看，但可能就再也不会看
2-了解读者的需求
邮件的目的不仅是为了达成你的需要，也要达成读者的需要，想他人之想，告诉他所有他需要知道的
3-邮件发送时间
最好不要在下班前发邮件，那样通常会导致你的邮件在一大堆其他邮件中
从侧面了解下上司看邮件的习惯，然后在他通常看邮件的时间发给他。
4-一封邮件讲一件事
如果是好几件事，就用多封邮件。
场景A：站在主管的角度想，如果一个部门里不少人围绕着某封邮件讨论，那是很花时间的事情，这时要讨论的内容越聚焦越好。
5-主观感受对表达要视收件人而定
场景A：如果收件人是一个人，或者一群利益一致的人，可以谨慎加入主观感受
范例：比如你给部门下属写邮件
亲爱的xx部门同仁们，在过去的三个月里，我们如何通力合作，如何克服各种困难，现在取得了何等的成绩，你是如何喜悦等等。
场景B：如果你在协调两个部门的关系，就应该避免进入主观感受
困境：比如你对A部门的人讲，我们过去合作得很好，你们特别够意思，我一直心存感激等等，说了一大堆客套话，现在也请你像对待我一样对待B部门。A部门的人收到邮件，不会因为过去对你好就需要同样对B部门好；反过来，B部门的人会想，你和A部门的关系那么好，会不会偏向于A部门。
范例：一对多的邮件，就减少引入主观看法，做到客观公正。
6-标题激发行动和兴趣
好邮件两特点：呼唤你、愉悦你
呼唤你：就是让读者感受到邮件的呼唤，从而付诸行动；
（1）强调所需
目的：在标题栏，注明你想要读者所付出的行动，让他意识到，这件事的紧急和重要；
范例：《5月12日》会议纪要→《5月12日会后行动方案，请批示》
（2）重要提示
标题栏，注明“！”、“紧急”或“重要”等字眼引起读者注意，但一定谨慎使用
愉悦你：激发兴趣，可在标题中加入读者感兴趣的元素
7-开头体现温度和重点
开头是开票的前三句话，好的开头是需要暖场的，在开头用一句话写出你的个性，写出你的感性智慧
8-正文展开的四个技巧
（1）金字塔原理搭建清晰结构：塔尖先行、向下想三层
首先抛出一个结论，接着解释背后理由，收集数据、事实去支撑这个理由
（2）用分段标题让内容一目了然最好在段落前加上小标题，作为这段文字的引导。小标题之间要求结构平行
tips：把小标题做成动宾短语 如：确定活动目标、安排活动周期、实施活动宣传
（3）用温和坚定的语言传达诉求
高质量诉求：立场清晰、语气尊重
tips：
A-句子拉长 -如果是给同级人写邮件，希望对方心甘情愿的配合你，我们可以适当拉长句子
（原）希望你能按这个方式去执行，随时联系吧
（改）希望你们能参考这个邮件所提到的方式执行，如果有在执行中遇到困难，随时找我
B-用问句把需求写出去
（原）我周四下午需要和你约个电话会议
（改）请问周四下午你有时间做个电话会议吗？
C-用开放式结尾引发真正行动
（原）如果您有任何问题，请随时和我联系
（改）我会每周和您更新这个项目的进程。周一我会和您联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决
9-格式
所有字体都是一个颜色，一样大小，一种字体，并只用三种方式排版：分段、缩进和加粗
邮件的标题是全文概括，每段的首句是整段概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用长句；用简单的词，不要用复杂的词；能用100个字讲清楚的事，不用101个
10-5个有效调动读者愉悦情绪的技巧
（1）避免使用负面的，命令式的词汇
负面的、否定的、强硬的词汇，会给人带来压迫感，产生抵触情绪；负面的词汇很容易让人把重点放到不好的那一部分，而忽略了真正需要有效传达的意思。
（原）需求没有经过评审，不能进行排期
（改）我们需要在下周一进行需求评审后，才能确定排期，届时给您答复
尤其跨部门的邮件沟通，“必须、立即、赶快”等命令式词汇容易让人产生强烈的不适感和抗拒心理；只写“可以做、应该做的”，不写“不可以做、没有做到的”
（2）为否定添加润滑剂
润滑剂式的句子，其实是在表达对过往成绩的认可；在职场，无论是写作还是说话，都不要急着全盘否定别人；润滑剂式的表达绝对是一种生存智慧。
范例：因为情况有变，目前暂停该项目可以节省多少成本......该项目过往积攒的经验和数据，将有利于下一个项目的开启。
（3）为坏消息制造缓冲
每个人都不爱听坏消息。不得不说的时候，要制造缓冲。首先表示感谢，感谢他对自己工作的支持与关注；接着解释原因，对受到由于哪些客观因素的限制，进行简单解释说明；最后请求理解，表明你对此需求的后续安排，并希望对方能理解。
范例：非常感谢您对业务的支持，我们高度重视您提出的需求，但由于xx等原因，无法在短期内进行排期，后续我们将跟您保持密切沟通，还请谅解。
（4）用共情加深理解
如果你的文字信息含糊不清，对方会自动脑补你的语气、表情、态度等非语言信息。在说出你的意见前，先说“你知道”，让对方感受到共情。
（5）用表情符给文字增温
正式通知、汇报总结、请示等严肃类邮件，不要用

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四、邮件处理

1-区分发送对象
（1）收件人：是和你对接工作的主要责任人，他需要处理或跟进这件事，必须知情
（2）抄送：是这件事的相关人，他不需要有所行动，只要知道这件事就行
（3）密送（尽量不用）：是你暗中抄送的人，你告诉了他这件事，但其他收件人看不到他的名字
（4）人员排序：
A-职位：职位高的在前
B-部门：跨部门发送邮件时，其他部门的人排在前面，本部门的人员排在后面
C-资历：任职时间长的在前
D-主次：工作的主要承接人在前，次要承接人在后
E-核实收件人非常重要：避免重名、群组消息要多次审核收件人
2-创建收发规则
给邮件进行归档、当前无法处理的邮件专门新建一个待处理的邮件文件夹，将邮件手动拖过去，方便日后处理
3-如何设置邮件签名
（1）签名信息保留在4行以内
（2）使用内部和外部两款签名
（3）使用与正文匹配的纯文字
4-撤回错发的邮件
“撤回邮件”、如果撤回失败，要马上补发邮件告知对方
最好的方法是避免错发
5-如何妥善转发邮件
（1）确认邮件内容适合转发
（2）邮件内容需进行删减后转发
（3）重要邮件先征求发件人同意
6-如何发出会议邀请
范例：
各位老师好！
预约各位本周三（7月31日）早上9点到10点的时间，讨论关于全景档案-培训的应用对接，请各位老师拔冗参会，本次会议讨论内容主要有：
1、xxx
2、xxx
7-追踪已发邮件
outlook有请求送达回执、请求已读回执；最好电话或其他方式确认对方收到
五、邮件使用习惯
1-注意邮件编写的顺序
创建新邮件的正确顺序
（1）先添加附件
（2）写正文
（3）写主题
（4）添加收件人
这样的次序才能让你避免误发邮件带来的尴尬
2-必要时设置外出自动答复
当遇到出差、休假时，无法做到及时回复邮件时，可设定邮件自动回复。
3-每封邮件的思考模型
首先，你要用标题来达到“呼呼”、“愉悦”的效果
接下来，你知道了怎样用有温度，有重点的开门三句话，来加深你和读者的缘分
写正文时，要意识到，要提供读者所有必需信息，并用“三个凡是”来安排格式；在诉求部分，你学会了两个文字处理技巧，也就是用长句子和对话式，来写出清晰的立场、尊重的语气
在结尾处，你了解到，积极而开放的结尾，能引发读者真正的行动。