丰田汽车网页
今天开始聊丰田的故事。与其说是故事，其实是聊一聊我们学的东西在丰田是咋做的。今天聊5S，但是写了半天，发现一个S——整理还没弄完。
跟我一起去过丰田现场的人，都会注意到现场悬挂的一块牌子：整理整顿。我们讲5S，不是有5个词吗？为啥丰田只讲整理整顿呢？
丰田的车间里只有“整理整顿”
丰田汽车的名誉会长张富士夫经常说：“丰田生产方式的根基在于画黄线。”丰田的工厂在地面上画着黄色的区划线，实际上，这条线的画法就决定了工厂的安全性、员工的动线、作业的效率等各种各样的事情。
黄线
黄线
所以，你觉得，丰田做的5S是不是就只有“整理整顿”和划黄线？
丰田认为，5个S，一个都不能少。但是他们给分开理解了。复习一下5个S。
整理：（SEIRI）扔！日文中文都是这俩字。这和中文的意思完全不搭杠！你看到整理这个词，完全想不到扔东西的事儿吧？这也是中国企业的员工最难理解、最难记住的之一，通常把它和下面要讲的整顿都揉在一起，理解成摆放整齐。
整顿：(SEITON)，日文中文也都是这俩字。这个词也让我们一脸懵逼。咱们说整顿纪律、整顿风纪。那是要整人的，轻了警告批评，重了要处分、扭送！整顿的含义是，通过物品放置的位置提升使用的时候的效率，从而提升工作效率。不管事车间里的活儿还是办公室的活儿，都一个道理。
清扫：大扫除，清扫、打扫卫生。中国多数企业最后都把5S做成了打扫卫生，成了员工最讨厌的事情。大老板和小老板（管理层）都很头疼、困惑：你说这日本人都说好的这5S，咱们工人咋都不愿意干尼？！是不是咱们工人素质比日本人低？——你才素质低！因为你没懂！
清洁：日语这俩字用繁体字，但是繁体简体都是这俩字。一般的5S的教材对这俩字的解释是，保持干净的状态。没错，但是不完整。还要改善有害健康的环境。
习惯（素养），这个日本人造了个“和制汉字”——躾（mei），现在搜狗输入法真能个儿，日本人造的汉字都能打出来了。身+美，行为举止都美，就是素养、习惯了。不过我讨厌用“素养”这个词，不是这个词不好，而是被用坏了。刚开始推行5S的那些咨询公司不明就里，把他“升华”为员工的素质、品格，搞成精神论了，而且还让它和前面4个S脱钩了。
复习完毕。
足力健的办公室
足力健的办公室
足力健办公室，清爽吧？
足力健财务部
顺便说一句，5S不是日本的原创，这个前一段讲过，是日本企业在明治维新之后工业化的过程中，从1910年代到1940年代期间向英国、德国、美国学习过来的，1950年代日本企业总结成了5个以S为声母的日语汉字词汇。看来我有必要稍微具体地把5S的历史再详细聊一聊。
丰田为啥认为5个S都需要，却现场只讲整理整顿呢？因为，他们把这个又一次区分了一下：整理整顿是“收拾”，清扫、清洁、素养是保持“收拾”的结果。丰田有句话，“不会收拾的人不会干活儿”。大家记住啊，如果丰田老师讲“收拾”，就是整理整顿这俩词，扔、使用效率。张富士夫所讲的黄线，就是整理整顿做彻底了，通过划线进行区域划分，让它得到自然而然的保持。记住，这是最后才能做的，不要觉得划了线了自然就能遵守。
收拾的目的，那就是消除丰田常说的“7个浪费”。可以想象这办公室的工作来理解一下。比如动作的浪费，如果是乱七八糟的办公桌，空间不足，不能把需要的东西放在手头最近的地方。即使是拿真正需要的东西，伸手或者弯腰都是很别扭的姿势。找来找去拿到需要的文件也会花更多时间吧。我们的丰田日本专家 年轻时当课长时有530名下属，虽然管着这么多人，但办公桌上只有一个电话，只有三个文件柜。他说：“如果是你真需要的东西，你应该把它妥善存放在文件柜和电脑中。在桌子上杂乱放置的时候，很有可能是可以扔掉的东西”；“必要的文件在10秒内取出是不用说的规则。”
你能在10秒内拿出你需要的文件吗？做不到，就会有库存的浪费或错误、返工的浪费。存储不要的文件和不要的设备，租金就是“保管费”！租金是由办公室一揽子支付的，所以平常每一个员工可能都不会意识到这一点。但是，不需要的东西堆满了大家办公桌，柜子，浪费的空间在一半以上！那你说每个月要付多少的租金来保管无用的东西？
制造现场和办公室的区别，只有工具和笔的不同。
上海华与华的办公室
2015年时候的改善，华杉老师彻底的率先垂范是最大最根本的动力
在制造现场之前也进行过的5S，在办公室里也行得通吗？有效果吗？怀疑的人、抵触的人，非常多，至少大家一开始都反对。制造现场和办公室。工作内容有很大不同，但没有本质上的区别。不同的是，工具和笔，产品和文件的不同。仅此而已。5S是改善的基础，我们在办公室一样做。在丰田的影响下，日本的不少地方政府为了提高对当地居民的服务而致力于“收拾（整理整顿）”的事例非常多，北海道有个小城市，做这个已经十几年了！成了日本一些企业5S研修的目的地。办公室5S重要的是目标。5S最常被当做“摆摆整齐”，只是将东西整齐排列，实际上本质完全不同。办公室的5S的目标与TPS的两大支柱之一的“JIT准时化”完全一致，创造“在需要要的时候仅仅拿出需要数量的、需要的东西”办公环境。收拾（整理整顿）就是提高工作效率的工作手段。
首先说整理。
对“总有一天要用的东西”，首先要制定“需要的东西”和“不需要的东西”的判断标准。首先，“需要的东西”是指现在大家工作上要的文件资料、每天使用的文具类等。这是理所当然的。“不需要的东西”是指损坏的文具、明显过期不用的文件等，必须立即扔掉。这两个看似很容易理解，其实很难。为什么？得一张一张、一个一个地“审问”，上次什么时候用的？其次，“总有一天要用的东西”是最大的问题。使用频率低，不知道啥时候用的东西，是无法判断扔掉的东西。例如，以每周一次的频率使用的文具类。或者，总觉得会用到却就是没有用过也不知道下次啥时候用。对于这个“总有一天要用的东西”，不是“总有一天”，而是必须设定具体的期限。诀窍是，设定一个尽可能短的期限。例如，“6个月以内”使用的东西也会增加，但如果是“1个月以内”的话，使用的东西也会被缩小。我一般要求的是“观察”2个月，做一个使用履历表，每使用一次就记录一次。如果没有用过，坚决地扔掉！因为从一开始就设定在短时间内阻力很大，所以一点一点地缩短也可以。另外，虽然使用频率低，但对于定期使用的东西，要实现办公室共享而不丢弃，也是个方法。当然，法律规定必须留存一定年限的，必须遵守，但是平时不用，要存在指定的地点如档案室，没必要占用办公室这个好地段。例如，审计资料。个人不需要按人数保管，但是部门内有一个就足够了。
“见不得人的东西藏起来”，这个心理人人都有，所以大家要警惕！实施整理时不能忘记的就是个心理。也就是说，在眼睛和手都“很难到达”的地方放着的东西，可以一口断定隐藏着“不需要的东西”。例如文件柜的深处。我到哪个办公室看到柜子都会要求打开，“真正都是需要的东西？！”实际上很多人都忘记了竟然还有那个东西存在，这肯定是“不需要的东西”了。除了文件柜里，还有文件柜的顶上、最底层、仓库的最里面角落，还有窗帘和墙壁等被遮住视线的地方等。要使整理的效果最大化，这些眼睛难以“到达”的地方，恰恰是要死盯着的地方。
建华模具的财务部
建华模具的财务部
建华模具的财务部
记住胡老师整理的名句：
1， 说不定什么时候会用到的，是永远用不到的。不知道什么时候用，说明业务流程、业务目标不清晰，你不懂自己的工作。
2， 持有是最大的浪费。
3， 办公室里，看得见是最美的，效率是最美的！
整理做彻底了，工作效率就能翻倍。
我们指导的5S，第一阶段制作清扫和整理。这一阶段结束的时候，你去问员工：还想回去原来的状态么？他会很自豪地说，不想啊打死也不想！上海华与华营销咨询的小伙伴们说，现在去看别人家的办公室，实在是受不了，觉得没法儿呆！华与华的办公室，从2016年开始就已经成为客户的样板了。所以说，现场是营销的橱窗，无论什么行业都是。
骄傲一下：竹师安排我们足力健访日研修团去丰田工厂参观，工厂对老上级很热心：办公室要不要看看？他们在做办公室的5S么？竹师回答说：千万别给他们看办公室！足力健的办公室比咱们的好多了！咱们的给他们看了，他们会骄傲的！
办公室的5S做得比丰田工厂好？竹师不会瞎说的。为啥要做到比丰田工厂的还好？矫枉必须过正。形成习惯的过程，可不容易，一不小心就倒退。
晨光文具的生产中心办公室
晨光文具的生产中心办公室
晨光文具总部部门办公室
晨光文具总部办公室，桌子上的挡板都去掉了
今天先聊这么多。
后记：我客户的小伙伴们做的都超级棒，非常好！他们来写的话比我写的还会更好一些。这儿的难点是办公室的5S。还有一个错误的观点，认为这是小日本儿才能做的东西，看不上。昨儿晚上我读铃木敏文的书，就是7-11的日本老大写的7-11的营销，能看出来他读书非常多，对于经济学心理学了解非常的深入，并且能够应用到经营中。5S这些东西对他来讲都是再基础不过的东西了，至少中国的写字楼里的那些公司，在这个方面的理解，和他还差几十年吧。
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