虽然企业 IM 极大程度的减少了不必要的邮件往来，但传递信息最直接和高效的方式依然是面对面的交流。
结构化的战略和方案很难用文字与图表简单概括，语调、手势和即时的互动都降低了理解的成本，会议上更可以头脑风暴，群策群力；下达指令，推动执行；定期回顾，反思总结。理想虽美，现实却并非如此，在召开会议的过程中，总有不尽如人意的情况发生。
• 协调会议费时费力
无论是通过邮件还是企业 IM，会议的时间协调都需要专人统筹，一旦有人没有及时回复，时间就无法确定；碰到有人临时变卦，就要从头来过；直到最后确定会议时间，为了避免群发通知淹没在信息海洋中，可能还需要人工通知。
• 主题不明效率低下
会议规模越大，参与人员越多，议程越难有效传达。发言人长篇大论，听众却很难抓住重点，获取关键信息，导致会议越长效率越低。
• 指令计划落地困难
跨部门会议时间宝贵、机会难得，但会议中碰撞出的灵感和计划会后却很难推进，往往是因为会上没有明确责任人并即时落地，因此降低了执行力。
• 节点会议连续性、及时性差
对于一个项目，根据进度中的重要节点，一般会召开启动、中期回顾和反思总结三次会议。即便有会议记录，大段的文字阅读起来耗时耗力，结构性差，回溯困难。议程的连续性难以体现，导致了中后期会议大量时间浪费在回顾往期议程上；对已经出现的问题也很难做出即时的反应与调整。
在 Teambition，经过反复实践与总结，我们得出了召开会议与交换信息的最佳实践，显著提升内部沟通的质量和效率，加强协作，使团队更具生产力。
一、一键召开会议
在 Teambition 上，每个人都可以关注部门或他人的日历，会议召集者只需同时勾选自己和其他与会者（部门）的日程，所有人的被占用时间一目了然，点击日历的空白处就可以直接创建日程，即时通知所有人；还可以设置会前提醒，再也不用担心大家因为繁忙的工作忘记重要会议。
二、提前分享议程
创建会议日程的同时，组织者会把 Agenda（议程）列在备注中，相关议程的负责人就有充分的时间做好会前准备。发言人还可以把自己负责的内容归纳成要点，添加在议程中，提前与参会人员分享；开会用的 PPT 直接上传在评论中，方便大家随时参阅。有了清晰的议程，发言人和听众都能积极的参与其中，会议再也不会越开越长。
重要会议的记录可以通过「分享」发布，并与日程双向关联，加上「会议记录」的标签，日后随时取用，非常方便。
三、会议内容落地执行
结合「责任分配矩阵」（Responsibility Assignment Matrix，RAM）中的 RACI 模型，我们使用科学的管理框架合理分解任务、分配具体行动、设定不同责任人、监控进程，在实现高效沟通的基础上，将会议内容落地、执行，简化追踪过程。
「责任分配矩阵」把项目的主要成果的责任情况分为 RACI （Responsible, Accountable, Consulted, Informed，即「负责」、「问责」、「咨询」、「通知」）。在会议上确定一个计划之后，首先明确最高责任人（R）：他对整件事的结果直接负责，在相应看板上创建任务并成为执行者；会后，根据具体执行计划将目标拆解为子任务，并任命相应负责人（A）为子任务执行者；信息提供人（C）和知情者（I）均作为任务的参与者，信息提供人（C）可以通过评论和关联的方式提供信息。
四、短、频、快的回顾
比起将一段时间内的工作集体在重要节点会议上回顾，Teambition 的研发团队选择通过短、频、快的每日站会将大量的信息分解，即时沟通，即时调整资源配置。
每天早晨，Scrum Master 打开项目看板，开启「任务演示模式」，将任务板上的工作进程全屏展示，每个人依次简短地与团队成员交流三个问题：
1.昨天我完成了什么？
2.今天我要做什么？
3.在工作过程中遇到了什么阻力？
站立保证了会议的高效，团队成员也能因此养成每日回顾昨天工作并规划今天工作的习惯。15分钟的站会保证了每个成员及时跟进项目进展、认识潜在挑战，每天都带着明确的目标和满满的干劲开始新一天的工作。
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关于 OKRs（目标和关键事件）和 RAM（责任分配矩阵），这里有更多：一站式解决方案-公司管理
原创作者：Teambition 客户成功经理 许田田
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