项目规划

在规划过程组，将任务分解，评估任务持续时间，为各项任务指派负责人，并将所有的任务整合成一个计划。对于各项任务将要花费的时长，以及神秘莫测却总会出现的“未知”任务，充分考虑以往项目的经验教训总结。在新的项目中，为这些情况做好准备。

考虑备选方案对于项目的执行总是值得的。这可能不仅仅解决资源冲突问题，还可能帮助你使项目提前完成或者比原始计划运用更少的资源来完成某件事。

大多数情况下，项目计划当中会出现某些资源过载。在某段指定时间，项目需要某个资源的可用时间超过100%时，资源过载就会发生。资源平衡过程缓解资源过载情况，并确保项目对于资源的可用时间最高达到100%。如果没有将所有的资源过载情况全部平衡掉，那么项目计划就是不切实际的。

当两个或者多个项目竞争资源时，组织需要根据战略来排列优先级。为了筛选项目、为项目组织配备人力资源，一个公认并且清晰沟通过的流程有助于减少项目管理中的政治因素，并且使各个项目与业务战略更好地结合起来。虽然项目发起人和项目管理委员会为指派稀缺资源而最终负责，项目管理者展示未能获得必要资源所带来的对项目交付日期或者质量的影响后果，这是非常重要的。在决策流程中，请让项目管理委员会或者项目发起人参与进来。

分析所有关键的项目干系人，以便得到如下信息。

●　了解他们的需要。

●　建立责任感和绩效期望。

●　识别问题和顾虑。

●　识别推荐的沟通流程。

●　规避潜在冲突。

●　开发协作思维。

分析干系人并且与他们交流是项目计划阶段的关键活动。当我（布丝洛）刚刚开始作为PMI分会会长时，我的分会没有会员活动。我向所在分会的董事会提出，我们来组织一场专业的项目管理活动，他们同意了，并且保证作为一个团队来实施这个想法。我琢磨着，一场专业的活动将会被广为认可，但是我犯了个错误。我的团队和我在规划这场活动时没有征求会员们他们想要什么类型的活动。这场活动办得非常成功，这可能是因为我们非常热情地呈现了活动内容。在活动结尾时，我们做了一个调查问卷，直到那时我们才发现主要干系人的真实需要。现在，我一般都会花时间向我的干系人提问，他们通常都很感激我为发掘他们的兴趣所作出的努力。

干系人分析帮助项目经理了解在项目的整个过程，每个人将对决策产生怎样的影响。干系人矩阵可参考www.englundpmc.com网站上的“可供下载”下的表格。你可以使用这个矩阵来作初始干系人分析。结果图中描述了兴趣水平以及每个干系人的影响力大小。当中还包含干系人矩阵，可用来识别项目中干系人的兴趣和影响，以及和每个干系人打交道的方案。在之后的工作中使用上述信息，可以更好地知悉干系人在项目规划和执行阶段可能给出的回应。

如下是一位我的项目经理学生就干系人矩阵发表的看法。

我认为这个工具是无价之宝。它将帮助我更好地在早期阶段就定义干系人，使我更加深入地了解干系人的需求，并且在规划会议上和沟通时可以树立某种意义上的大局观念，确保无所遗漏。在项目实施阶段，最糟糕的是，我遭到一名被遗漏的干系人的控诉：“这个问题没有任何人问过我的意见！”

过去，我从未想过实施干系人管理策略。回头来看，如果我一早就这样做了的话，很多问题本来是可以避免的，或者至少可以做得更好。对于今后，这将是平衡所有干系人需求的必备信息。当前的情况下，我认为这需要通过干系人登记册来完成；分析并记录他们在项目成果中的利害关系；识别潜在冲突和解决方案；开发例外沟通计划；在整个项目生命周期当中保持高可见度；采用优秀的谈判技能；并且建立双方的信任和尊重。这可以用一个三管齐下的方案来总结：参与、校准和影响。