笔记：小强升职记

声明：本文内容均由本人在阅读图书《小强升职记》凭自己的兴趣摘要纪录，除部分点评外，摘抄原文所有版权归属原书作者所有；现出于知识分享的目的发表在简书，鉴于上述原因，本文禁止任何转载。

文中在"//"后的内容，属于我自己的点评，请注意识别。

本文的笔记是我按照自己的理解挑选的理论，建议对时间管理感兴趣的读者自行购买图书进行细致的阅读。谢谢。

第一部分：寻找种子

• 回头看看你的时间是怎么话费的，是不是有更好的使用时间的方法；
  • 你真的很忙吗？
• 想一想你是否有必要学习“时间管理”；
  • 认识时间黑洞
  • 提高工作效率的方法
• 思考一下自己的价值观。
  • 需要先找到自己的价值观，然后才能根据价值观对人、事、物做出评估，最后才能决定什么事最重要的事，以及它们值得我花费多少时间。
  • 所谓价值观事指一个人对周围的客观事物（包括人、事、物）的意义、重要性的总评价和总看法。

第二部分：让种子发芽

种子要发芽，需要种子的内在力量的努力。这个过程也许艰难，但一定要坚持下去。

一些关键的时间管理方法，包括：

• “四象限法则”——帮助你判断事物的轻重缓急，并告诉你如何做出有针对性的处理。
• 时间投资法——看看你有多少时间资本，怎样让这些时间资本创造最大的价值。
• 衣柜整理法——这是时间管理的绝招，涉及时间管理的全部流程，将告诉你怎样为繁杂的工作事务分类，怎样将新的事务加入自己的工作清淡并有效处理，等等。

一、四象限

改造你的清单：

• 先“轻重”，根据自己的职业价值观；
• 再“缓急”，根据事务的截止日期；
• 最后按照自己的评价给出“高、中、低”的优先级
• 随后放入四象限

第一象限：重要而且紧急。

这些事情必须马上去做，否则后果将会非常严重。但是在你立即去做的同时，你应该思考这样一个问题：真的有那么多重要而且紧急的事情吗？

第一象限的事务应当立即去做！这是工作压力的主要来源，生活危机也是源于此处。这是一片雷区，我们应该尽量避免。80%的第一象限都来自第二象限未能妥善处理的事务。

第二象限：重要但不紧急。

这些事情虽然看起来不紧急，但是我们如果置之不理，它随时都会发展成重要而且紧急的事情。可以思考这样一个问题：如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限？

我们应当有计划的去做第二象限，投入我们的时间。我们应当第一时间进行任务分解，并且制定时间表。每天投入不多的时间，但可以完成一项庞大的任务。同时第二象限的价值体现在处理好后，可以减少第一象限的事务。

** 第二象限工作法是四象限的核心和最终目的。**
对第二象限的事务进行任务的分解和目标的描述：

1. 迫使我们把精力花费在第二象限；
2. 时刻知道下一步改做什么；
3. 明确任务完成的标准；
4. 有了时间的约束。

消除时间管理的三大杀手——拖延、犹豫不决、目标不明确。

第三象限：不重要但紧急。

这个象限的开销是可惜但无可奈何的。我们应该思考：如何尽量减少第三象限的事务？

交给别人去做。第三象限是我们忙碌而盲目的源头。这个象限的事务最少能够交给别人去做，或者通过委婉的拒绝减少此类事务。

猴子法则

主管人员之所以时间不够用,一个很重要的原因在于没有做好授权分责,将 太多本该部属去做的工作招揽到了自己身上,以至于永远在苦苦追赶工作进度。
翁肯教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的‘猴子’,而把他那独特 的时间管理理论称为‘猴子管理艺术’。

我们虽然应该帮助遇到困难的同事,但是也应该避免这样的情况:让他们把你当做他们自己猴子的收容站,你收的愈多,他们给的愈多,到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰,甚至没有时间照顾自己的‘猴子’。你将一些并非自己职责的事情做得很有效率,可这值得你沾沾自喜吗?你自己的事情完成得怎么样呢?

//zhangyaowu:所谓猴子，就是GTD的中的delegate，委派给别人

第四象限：不重要而且不紧急。

打发时间的事情。过多沉迷这个象限，我们的价值就会大打折扣。我们应当思考：我们在工作中是否有必要进入这个象限？

尽量不要做！这是一个缓冲调整的象限。在疲惫和低经历的时候，可以调整一下心态和身体。

二、把时间看成一种投资

巴菲特五大投资原则

• “找到杰出的公司”：时间管理的目的应该是充分利用时间来创造最大的价值。
• “Less is More”：每天首先吃掉当天最大的青蛙。
• “押大赌注于高概率事件上”：要事第一。
• “要有耐心”：投资时间也是这样。
• “不要担心短期价格波动”：集中精力投资第二象限，不要因为一些紧急但不重要的事情没做而感到沮丧，影响心情。

三、脑袋里只装一件事

专注力！
不要把项目当作行动，脑袋里应当只装“下一步行动”。
任何复杂的项目都是由简单的“下一步行动”组成的。

• 动词开头
• 内容清晰
• 描述结果
• 设定时间、周期、期限等详细信息

四、衣柜整理法

收集－处理－组织－回顾－行动

//zhangyaowu：所谓衣柜整理法，这一部分内容就是汉化Allen的GTD理论。《搞定！无压工作的艺术》

第三部分：长出主干和枝桠

所有的方法都是为目标服务的，目标统率人的行为。

• 怎样规划自己的人生
• 怎样树立自己的目标
• 怎样把目标转化成世纪的行动
• 怎样提高自己实现目标的能力

以道御术

一、制定目标让工作忙碌而不盲目

请记住，阻拦你的障碍必有其原因！这道墙并不是为了阻止我们，这道墙让我们有机会展现自己有多想达到这目标。这道墙是为了阻止那些不够渴望的人，是为了阻拦那些不够热爱生活的人而存在的。

达不成目标的原因

• 设定了不可达成的目标
• 没有将目标分解为计划
• 放任偶尔的失败
• 没有写下来
• 没有及时修正目标
• 没有坚持行动

二、实现目标第一步：正确描述目标

S.M.A.R.T.
Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time-based

三、向大树学习目标分解

1. 树根一：写出你的目标（形象化）
2. 树根二：为什么要达成此目标
3. 树根三：我为什么可以达成此目标
4. 树根四：哪些个人、团体、组织对我达成这个目标有帮助
5. 树根五：这个目标要在多长时间内完成（将大目标分解成小目标，然后对小目标进行分解。大树分解法适合1-5年的中长期目标。）
6. 树干；写下实现目标的计划步骤（属于战略和规划性质的计划步骤一定要细化，首先细化到月目标计划，例如1-2月学习xx，3月学习xxx等）
7. 树杈：将月目标计划中的内容细化到每一周

四、提高执行力

一个好的目标应该像浓雾中的灯塔一样，建造它的时间虽然破费功夫，但是它将照亮我们前进的道路。

目标的分解需要的是分析能力，而目标达成需要的是执行力：

1. 找到最大的石头（吃掉那只青蛙）：如果没有搬走“最大的石头”，而是先将时间花在整理学习笔记这样的小石头上，即使笔记再漂亮，计划也难有实质性进展。
2. 写下来
   • 写到才能做到
   • 大脑提供灵感，纸笔细化行动
   • 白纸黑字才是契约
3. 拒绝第一次失败（最终目标的失败，都是从第一次的失败开始的）
   • 连锁反应：计划是环环相扣的，第一次失败（未完成、延误），而后续计划如期而至，带来巨大压力。
   • 麻木：可怕的适应性。
4. 失败也是不可能避免的，毕竟计划没有变化快。需要改变的是自己的心态。
   • 重视失败，分析原因
   • 以变化应对变化：任何一个“树杈级”的失败，我们都应该重新审视自己的目标和计划，如果需要调整，就立即调整；即使没有更改，但我会告诉自己“我的计划很合理，我会顺利完成计划的”。

五、让目标形成一种合力

当你的目标更加系统、更加有层次的适合，你会发现这些目标会形成一种合力，成为你人生的动力源泉。

优秀的人有优秀的系统，普通的人有普通的系统，失败的人没有系统！

• 什么是“六个高度”：原则、愿景、目标、责任范围、任务、下一步行动
• 为什么要按照“六个高度”设定目标：
  • 要设定更加有层次、系统的目标
  • 这样所有的目标可以形成一种合力，形成一条铁链
  • 保持完成每一个目标的兴奋度
• 怎样按照“六个高度”设定一个系统的目标
  • 自上而下
  • 每个目标都从属于某个愿景
  • 某个愿景从属于某个原则
  • 目标层是设定目标（原则、愿景、目标）和制定计划（责任范围、任务、下一步行动）的分水岭
• 设定目标与制定计划的区别是什么？
  • 前者是What，后者是How

小强的人生规划

完成目标的理由越充分、越清晰，我们就越有可能达成它。

不做收藏家，要做建筑工
一个不好的习惯：很完美地从“六个高度”去设定目标，并制定目标，然后经常将自己地目标拿出来欣赏。这些目标就像是墨镜，似乎让你看到了自己今后的生活。

简单地说，我细化设定、分解目标超过了去执行它，很长时间内都在做白日梦，把大量时间花在如何制定一个完美地人生计划上，而恰恰忘了如何去执行。对制定目标很苛刻，而对自己没有按照计划制定很宽容。

对我们来说收藏太多的目标也是没有价值的，只有从一块块砖头开始，构筑起理想的殿堂之后，才会显得意义非凡。

第四部分：绿叶充实枝干

完善自己的时间管理系统。每个人的情况不一样，适合的时间管理方式也不一样。你需要在自己的实践过程中去优化以及个性化自己的时间管理系统。

一、“项目”、“任务”、“下一步行动”的区别

• 项目是一个多元的组合，其中包括任务、成果等；
• 任务是一个由单个行动组成的事件，任务可以嵌套；
• 行动是指单个的步骤，可以具体执行。

二、不要做“便利贴先生”

所谓的时间管理、所谓的高效工作、所谓的无压工作，并不是要让你在单位时间内完成比以前更多的事情，而是能让你把握住重保持平和的心态。

工作只是谋求更好生活的一种途径而已。

“便利贴先生”

• 喜欢把任务随手写在便利贴上，对工作缺乏组织
• 对自己的要求仅仅是完成工作，“便利贴”心态。——应该周期性回顾那些重要的任务，总结自己的得失，看看下一次能不能做得更好。
• 对所有的事情来者不拒。

//zhangyaowu:来者不拒，就是《职场动物进化手册》里的蠢驴！

实践是检验真理的唯一标准：在实践中检验和优化包括时间管理在内的所有知识和技巧。

将任务组织为“任务清单”和“下一步清单”。

1. 列出任务清单
2. 对任务进行分解
3. 管理并执行下一步行动

//zhangyaowu：

//1. 这段类比OmniFocus的Flagged，书的这段内容和之前整理的AsianEfficiency的类似;

//2. 和时间管理的建议类似，例如批量处理等；

//3. 和GTD理论类似：基于情景Context分割清单；

//4. 书中介绍的Bonsai软件，但感觉还是OmniFocus强大。

如何定制清单系统

清单归结的基本类型：

1. 便利贴先生
2. 邮件狂人
3. 交际草
4. 掌柜的

归结的基本依据：

• 角色
• 材料
• 环境

清单类型	角色	材料	环境
便利贴	任务执行者	形形色色，如电话、IM	随任务而定
邮件狂人	项目管理者	主要通过Email沟通	办公室
交际草	市场营销者	各种约会	社交场合
掌柜的	企业决策者	纸质材料，如审批文件等	办公室

三、如果你是一位邮件狂人

//zhangyaowu：这部分和AsianEfficiency关于邮件的内容是很相似的**

电子邮件的好处：

• 非即时性，可以批量处理。
• 方便归档
• 易于查找
• 孵化任务

今日事今日毕

不是说所有的事情都必须今天处理完，那是不可能的。而是说：所有的事情，在当天都必须找到处理的方法。

1. 首先，浏览收件箱的所有邮件，采用主题阅读的方式，删除漏网的垃圾邮件、没有价值的邮件。
2. 再次浏览收件箱，采取略读的方式，掌握邮件的内容和目的，然后分类存储。

根据不同的项目建立不同的文件夹对“下一步行动”是没有任何意义的。可以采取这样的方式：

1. “@行动”文件夹
2. “@委办”文件夹
3. “@将来某时”文件夹
4. “@归档”文件夹

清空收件箱并不意味着所有的事情都已经搞定，它仅仅代表者所有的事情都已经得到了妥善的处理。

四、如果你是一位交际草

日程表＋记事本

日程表适用于：

1. 在某一个确切的时间里采取的行动。
2. 在某一个确切的日期里采取的行动。
3. 在某一个确切的日期里将要获取的信息。

记事本适用于：
任务的孵化、头脑风暴。比如思维导图、任务分解等。

日程表的注意事项：

1. 日程表是“圣地”：要么不要写进去，要么就必须严格按照计划执行。
2. 日程表不需要很满，那样会有太大压力，失去弹性，也失去意义。

五、如果你是一位掌柜的

• 纸质的材料较多
• 回顾的次数较多

43个文件夹：每天一个31+每月一个12＝43

1. 方便浏览标签的文件夹
2. 方便取出和放入

//zhangyaowu：这里提到的文件夹选择及处理方式和GTD里的推荐是类似的，作者自己也坦白承认来自戴维艾伦

第五部分 在开花与结果中成长

1. 习惯有多重要？
2. 如何培养自己的习惯？

时间不是省出来的，而是挣出来的。

人生就像是在雪地里行走，往后看，是自己一路走来的轨迹；往前看，是白茫茫的一片。不要问“该往哪儿走”，只要回答“想往哪走”。自己的双脚就是书写历史的工具。

• 上述说法有点类似笛卡尔《方法论》

我们和杰出人士的差别在哪里

//zhangyaowu:预计本章节内容将源自《高效能人士的七个习惯》，该书思维导图摘节如下：

1. 主动积极（选择的习惯）
2. 以终为始（愿景的习惯）
3. 要事第一（执行的习惯）
4. 双赢思维（互利的习惯－态度）
5. 知彼知己（相互理解的习惯－倾听）
6. 综合综效（互利的习惯－结果）
7. 不断更新（自我更新的习惯－培养心智、锻炼身体、维系情感、放松精神）

老王：我们和杰出人士的差别就在这里，他们能把对自我的训练变成一种习惯，今儿把成功变成一种习惯。

“擅长与自己进行沟通，对自己进行积极的心理暗示：困难是暂时的，成功就在不远的地方 vs 只要我想做的，就一定做得到。”

凡事养成了习惯，就不再构成压力：将目标转化为习惯。

//zhangyaowu：这里的方法和AsiaEfficiency的Morning Ritual很类似。早上的时间是神圣的，不会被打扰，不会有约会，可以做很多美妙的事。思考人生观、规划；整理计划；重新审视目标；思考最困难的事情；回顾；锻炼身体等等

任务清单是需要每天晴空的，习惯不适合。
工作和生活严格区分开。培养习惯应该属于建立生活习惯... 当我把工作任务清单留在办公室的时候，我就把工作时的坏心情、急躁脾气及压力都放在了那里。

培养习惯

步骤一：一次培养一个习惯

三大战役

1. 第一阶段：刚开始的头三天
2. 第二阶段：三天后到一个月内
3. 第三阶段：一个月以后

步骤二：和自己谈谈

学会与潜意识沟通：

1. 告诉潜意识这很重要；
2. 不断重复愿景；

一个人的成功和失败，往往只是一念之差，就像现在这样，如果我选择了放弃，那只能说明我很懦弱。
不要让“想要成长”变成一句空话，我相信坚持就是胜利。

步骤三：循序渐进制定计划

大部分培养习惯的失败来自于制订了过于宏大的计划。

在制订计划时我们应坚持下面几个原则：

1. 写下来。
2. 循序渐进。（分段实现大目标）
3. 简单。
4. 明确、具体。

分析这个习惯可能遇到的最大困难，并有针对的找到应对这些困难的方法。

步骤四：将你的计划公之于众

步骤五：执行计划

第六章 摘下够得着的果实

• 每日回顾：每天的反思和复盘。
• 80/20法则：80%的时间的时间投资在20%的关键性工作上；同时在处理这些关键的大事时用80%的时间思考，20%的时间做事。
• 个性化清单
• 用好不被打扰时间
• 处理临时突发事件

一、先搬走“最大的石头”

健康的心态、务实的态度和坚韧的性格

成长，靠的不是聪明。成功，靠的也不是聪明。其实任何人成长的力量，都来自于自己的内心，别人、书本以及环境，都只能起到启发的作用。所以，你的成长完全去取决于自己对成功的渴望。

日回顾法则：不断完善自己

帮助回顾每日工作（复盘）、帮助建立信心（积极的心理暗示）、帮助找到目标（尚存不足，还需要努力才能达到的更高目标）的“每日三问”：

1. 我觉得今天这几件事情处理得很出色：
2. 我觉得今天这几件事情还可以处理得更好：
3. 我觉得自己还可以在这些方面做得更好：

更多问题：

• 你觉得今天做了哪些可以为自己的人脉加分的事情？
• 你今天微笑了吗？
• 今天有没有控制好自己的情绪？
• 你今天虚度光阴了吗？
• 你今天的计划完成得怎么样？
• 今天有哪些收获？

80/20法则（帕累托法则 Vilfredo Pareto）

如何增加自己搬走“大石头”的动力？

用80%的时间思考，20%的时间做事
做20%的事情，创造80%的产出

时间管理并不是追求在1小时内你能做3件事或者是5件事，时间管理的目的应该是充分利用时间来创造最大的价值。

1. 必须做的事：每天20%的关键任务。高效时段集中精力；
2. 应该做的事：每天的普通任务。学会拒绝，学会“猴子理论（即Delegate）”，最后才是自己择时处理；
3. 能够做的事：附加任务。可以放弃。

//zhangyaowu:即［《吃掉那只青蛙》]（http://www.amazon.cn/Eat-That-Frog-21-Great-Ways-to-Stop-Procrastinating-and-Get-More-Done-in-Less-Time-Tracy-Brian/dp/B00MIIY0TE/ref=sr_1_1?s=books&ie=UTF8&qid=1420956931&sr=1-1&keywords=吃掉那只青蛙）里的MIT，Most Important Three Items最重要的三件事理论。

//在每天必须做的事情里，也要找到最关键的“Boss”项。Boss项是大目标的分解，是建立信心的小里程碑，并且不可顺延，需要每日重点回顾。

二、神奇的Unbroken Time

1. 做好一切准备工作。（身体舒适、放松，准备好需要的工具。）
2. 让自己的心完全静下来。
3. 进行“头脑风暴”。
4. （在不被打扰时间后）一定要重新整理一下思路。

//zhangyaowu:每天早上早起一个小时，用来集中注意力再合适不过了。折合AsianEfficiency 网站的Morning Ritual非常吻合。

不被打扰时间用来做什么？

关掉一切通讯工具。电话要静音，是静音不是振动。

规划、总结和回顾、策划、读书、写作、创意。总而言之：

• 认真地计划自己地将来。
• 系统地考虑整个项目。
• 从某个高度思考人生。
• 高效地完成手头的任务。

三、如何处理临时突发事件

原则一：要事第一。

所有的关于“优先级别”、“要事第一”、“四象限法”等都是需要自己当裁判的。就像Stephen Covey博士说的，“以原则为中心而生活的人最幸福”。别人只会把自己想要你做的事情告诉你，尽管对方身份可能很特殊，但是这些都不是划分优先级别的依据，只能说是影响划分优先级别的一个因素，我们是在为自己而活！

原则二：委婉而坚决拒绝。

原则三：争取下次机会

//zhangyaowu:上述两个原则落实是非常有难度而且要求沟通技巧的，非一遍人士不可轻易尝试。

调整自己遭遇“突袭”时的情绪

心理学家Nandy Nathan的一项研究发现，一般人的一生平均有3/10的时间处于情绪不佳的状态，因此人们常常需要与那些消极的情绪做斗争。生活离不开情绪，它是对外面世界正常的心理反应，我们要做的只是不让自己成为情绪的奴隶，不能让那些消极的心境左右我们的生活。

方式一：立即放松（站起来活动活动；安抚自己的情绪；思考接下来该怎么做——让湖面恢复平静。）

方式二：做好最坏的打算。

方式三：默念口诀。（工作是别人的，身体是自己的，别为了别人的工作伤害了自己的身体...）

方式四：要改变情绪，先改变自己——保持微笑。

方式五：积极乐观。

心理学家Mitchell Hottes说，我们周围的环境从本质上说是中性的，是我们给它们加上了积极活消极的价值，问题的关键是你倾向选择哪一种？

应对临时突发事件的原则

1. 不要让临时突发事件影响你的情绪。（通过锻炼不断提高自己的EQ，管理自己的情绪）
2. 重视“再次放入收集篮”的步骤。
3. 向周围人推荐自己使用的时间管理方法。

应对临时突发事件的具体步骤

应对临时突发事件的流程图

四、建立高效办公区

1. 干净整洁
2. 足够简单
3. 触手可及
4. 功能完备

附录I

略，无意义。

附录II 时间管理经验分享

一、随时清空大脑

坚持一时一事，当有想法和事情干扰时，立即记录在收集篮里，然后按照GTD法则孵化和组织。

二、每天清空收件箱

1. 减少自己的邮箱
2. 减少查看邮件的次数
3. 按照GTD法则，从上到下依次处理邮件。

清空收件箱并不是所有的事情都解决掉，而是所有的邮件都进入了处理系统，你已经知道该如何处理它们。

三、抓住零碎时间

四、将自己的方法告诉身边的人

五、先分解项目，再执行

附录III 浅阅读时代的知识管理系统

简而言之，就是利用数码工具收集和管理自己感兴趣的知识，并周期性地加以回顾，同时不定期地对那些依据被大脑所吸收地知识进行清理。

第一步：有效阅读

1. 带着明确的目标去阅读
   • 浏览这个网页是想从中得到什么？
   • 文字的作者想要告诉我们什么内容？
   • 这篇文字里我感兴趣的内容是什么？
   • 我对这篇文字的观点有什么看法？
2. 解除阅读的焦虑感和麻木感
   • 带着问题来阅读，然后把这些问题的答案和自己感兴趣的知识放入一个收集器中

//zhangyaowu:比如Evernote，这样就不必要求自己在第一次阅读的时候就把重要的信息记到脑子里，而是可以一次次地从收集器中把它们找出来进行回顾。

只收集我们感兴趣的或认为重要的东西，绝不全部收集。

第二步：收集

第三步：回顾

1. 关于回顾的方法
   • 尝试与以前曾获得的知识取得联系，方便记忆。
   • 在头脑风暴后，别忘了随手记下你的点子。
   • 为回顾设置提醒。
2. 关于回顾的频率
   • 每天回顾当天资料
   • 每周回顾一周的收获（weekly ritual）
   • 每月回顾这一个月收获的知识

第四步：清理

每个季度对三个月前收集的东西进行最后一次回顾，然后清理（组织、加工信息）掉。

• 资料堆积和不可预知事项造成的焦虑，浪费精力
• 不留后路，避免“一定做”变成“可能做”

当你认为你依据获得了你需要的东西，就清理掉它们。

http://www.gtdlife.cn

//zhangyaowu：全文总结：

//东拼西凑的各类时间管理大杂烩。但基本上明确指出来最重要的时间管理核心思想。能从很多资料中整理出一条线索、讲述道理的逻辑，是很了不起的能力，也是我应该学习和培养的一个方向。