写在前面的话:小名与知名时间管理博客【褪墨】近期系列文章作者Oceanngirl深入讨论【开关事件】。开关事件这个概念是小名的原创,想看上一篇文章的同学移步这里:开关事件有玄机(点击跳转)。
开关事件最常见的例子是倒垃圾,这样的事情随时会发生,就好像开关一样,开了又关,关了又开。我们遇到的问题是:垃圾满的时点,是我们无法控制的。我们想要实现的效果是:不要每天反复把这个开关事件输入到我们的清单中。我们需要偷懒!
以下是对话部分的精选,尽可能保持原貌,让大家领略到思想碰撞的火花。行文中涉及了很多时间管理的基本词汇和软件的常用功能,列举如下:习惯;提醒;待办事件;项目;任务;重复。不清楚的同学,可以自行百度,或者下载任意一个时间管理软件,把玩一下就很快可以熟悉。这里我们以一款支持全平台操作的软件Doit.im为例。
(小名以下简称W,Oceanngirl以下简称O)
开关事件的替代方案
本段提要:Oceanngirl指出了开关事件的替代方案,比如用小名在瞄定事件里讲过的瞄定方法,又比如用习惯和提醒代替开关事件。小名指出,在习惯没有养成前,可以用开关事件作为一个过渡。
O:那个垃圾桶的例子,我压根就没放to do list里面,因为太琐碎。我是瞄定在饭后。
W:对啊。但问题是,不放进to do(即待办事件,下同),就容易无视这个事件,一直忙,忙着就忘了。比如我之前有瞄定跑步下楼时候倒垃圾,但经常就忘了,因为同时还要穿鞋带钥匙就会分去很多心。
O: 我想问,你把跑步这个事件放到to do里面?
W:跑步已经养成习惯,每天都做,就不需要放to do了
O:那你跑步之前会习惯性去看to do list么? 还是说到时间就去跑步?
我觉得这个例子,把跑鞋放在垃圾桶旁边,或者在鞋箱外贴个小tip比较好,因为正如你说的,已经成为习惯的事情通常都不需要看 to do list,所以把要设置提醒的东西放到里面,反而会疏漏
W:
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现在是,到点就去跑。我懂你的point(观点)。但我是用开关事项做了一个过渡,开始会看to do, 然后养成习惯后,就不看to do
-
对的,我也有把垃圾放门口,来作为提醒
O:我也做过类似的过渡,以前早上都会有个morning ritual(早上例行仪式),记录早上做的事情,不过成为习惯以后就 没去看过,现在我干脆把它删了
判断方案的标准
本段提要:小名对Oceanngirl提出的方案,阐述了自己判断方案的标准,同时比较了开关事件与一般待办事件的区别。这也是为什么小名要发明开关事件这个词。
W:删掉是肯定的。另外我想说方案是很多,但我写开关事项,是想到可能以后还有其他例子,可能开关事项提供的方案更好,在那些场景下你在倒垃圾中用的小聪明方案用不上。这是我判断方案的标准:成量成规模了拓展开去,是不是还适用?
O (提出开关事件的一个缺点):我觉得开关事项有个比较麻烦的地方,就是开了忘记关,关了忘记开,就像平时家里的灯有的时候也会忘记关一样
W(指出开关事件与一般待办事件的区别):
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还好,你看得到,它是变灰在那边的,所以不像一般的to do,勾选就看不见了。 这是与一般to do 最大的区别。
-
我就是意识到一般to do的这个毛病,才憋出变灰 这个效果的。因为我不想进行回顾去查看,比较麻烦
回溯开关事项的本质
本段提要:Oceanngirl对开关事件不同情况下显示的效果存在疑问,小名于是深入解释了开关事件的3个状态以及相应的显示效果。这也是在上一篇开关事件理论篇里没有涉及的内容。
O:那么继续以倒垃圾为例的话,垃圾还没有满的时候 应该是灰色的? 然后满的时候去掉勾,倒完垃圾再打钩,是这个意思么?
W:不对,打钩的时候还是灰色的
O:也就是说,唯一不是灰色的时候,就是你发现垃圾桶满了,决定去倒的时候
W:这里有三种不同的显示效果
- 昨天事件完成后的状态:打钩+灰色 显示
- 你知道有这么一件事存在,点一下:变成空格子,既没有勾也没有灰色。
- 倒完垃圾,点一下,事件完成:打钩,自动又变成灰色显示
W:其中对于第2种情况,可以是今天肯定要倒,也可以是等到看到快满了的时候,关键是存不存在事件。举个例子,如果哪天你不上班,那你根本就完全不用去点,因为不会发生。而且倒垃圾不一定每天发生。
另外,所有过程只需要【点】,比输入大大简单。
O:恩,明白了,也就是不确定什么时候会发生的事件,同时发生后也不一定马上去做,是这样子吧?
W:3个状态:事件是否预期会发生:事件是否到达需要处理的程度 ;事件是否已完成
- 如果第一个Yes,你就点1下,让它激活;
- 如果第2个还是Yes,你看一下to do;
- 如果第3个是Yes,表示事件已完成,再点一下
W:如果第一是no, 则不需要点选,开关事件和今日待办事件分离,好处在于不会让你看到后烦心
形成优化后的方案
本段提要:Oceanngirl针对小名说的3种状态,指出可以把开关事件分解成【垃圾满了】和【倒垃圾】这两个动作,放在同一个项目里,达到一个动作(或任务)完成后启发另一个动作,这里同时运用了重复功能和启发功能。
O:我觉得可以这样,在倒垃圾前面设置一个条件判断。垃圾满了→倒垃圾,设置完成后隔一天重复
W:问题怎么用软件实现?的确是这么个思路。我没想到,可以利用重复这一功能
O:把垃圾满了作为一个任务,但是实际上是条件设置,当垃圾满了的时候,我们勾选这一项,下一个任务“倒垃圾”自动出现了。一般软件都有project这个概念或者checklist这样的概念
W: 你的思路有一个小小的漏洞。
如果是重复的话,就是循环用黑色空格子显示,那么我就不知道我昨天是否倒垃圾了,虽然这个对于倒垃圾来说不是问题。但对于其他事项是个问题,可能我需要知道“昨天我是否做了”这个信息。
对比之下,我的方案,可以看到昨天是打钩的灰色格子,知道昨天做了。
O:那你怎么知道那不是前天做的
W:好吧,那就退一步说,是否过去做了。。
O:一般的to do 软件都有已完成任务的显示啊
W:正确。但就得回顾了。
O:我的意思是把【垃圾满了】和【倒垃圾】这两个动作放在一个project里或者checklist里重复,完成一次后会变成一个新的project的,如果当天不需要,也不要紧,因为是设置成完成后再重复。
而且不需要设置开始或者截止日期,其实和Omnifocus(注:另一款时间管理软件)里【跟踪】的设置原理差不多,列出启发任务的条件。(注:Doit.im的重复功能里是强制要设置开始日期的,不过这个并不是大问题)
W:启发任务。我理解了。但是Doit.im好像没有一个任务完成后 启发另一个任务的功能。
O:Doit.im里面一个项目的第一个任务完成后,第二个任务就翻上来,所以能看到第二个任务,相当于一个启发功能。
W:秒懂。正解。行了,谢谢啊,发现真心每次和你交流都学到很多。
总结
通过小名和Oceanngirl的对话,你可以看到我们为了实现一个开关事件的效果,提出种种可能的方案,又回溯到开关事件的本质,利用现有软件的功能,达成最优的方案。而整个过程,需要对时间管理的流程有非常准确的把握,也需要对软件的功能有深入的了解,我们希望通过分享这次思想碰撞的火花,让许多初入时间管理或者已经进入平台期的时间管理达人们,对时间管理形成更好的感觉,更上一层楼。
(本次讨论涉及软件操作层面的图文手把手解说,将于下周发布,帮助大家更好地理解本文,谢谢!小名的微信号:gtdxsmymd)
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