第二章 无压工作术（衣柜整理法）

1. 准备一个收集蓝：

    把“一切引起我们注意的事情”都收集下来，放到头脑以外的地方，在清空大脑的同时达到“心静如水”的状态。
    用一个可撕便利贴当收集蓝
    每天清空
    将桌面的某个区域定位“捕捉区”

规定：
- 捕捉工具越少越好 （工作时用可撕小本子，生活中用手机备忘录）
- 保证5s钟进入状态 （如果无法在5s内取出来，那应该换一个收集工具）
- 定期清空 （工作中的每天清空，生活中的每周清空，用一个空空如也的收集蓝迎接新的一天的到来）

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2. 给收集蓝里的事情分类

清空收集蓝，明确每一件杂事的意义。先迅速分辨出收集蓝里的杂事，哪些是“可以行动”的，哪些是“不能行动”的。

处理收集蓝的几大原则：

1. 从最上面的一项处理：这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等处理的机会。“明确意义”这个词，并不意味着“立即去执行”，它仅仅是“判断事情的实质，决定下一步地行动方案，然后放到相应的地方去”。无论如何，你必须尽最大可能迅速地突击到工作篮的底部去，而且不逃避任何一件事情的处理。

2. 一次只处理一件事情：处理完一件再去处理下一件。

3. 永远不要再放回收集蓝（被迫中断的事情除外）：当你第一次从收集蓝中取出事情时，立刻判断它的实质以及处理方法，永远不要再把它放回收集蓝内，争取一次就把它处理好。

三类【不能行动】的任务

1. 垃圾：这类事情千万别去做，浪费时间，浪费生命。在捕捉的时候就将它过滤掉，不要放进收集蓝。
2. 将来某时：当某些条件成熟时才会做的事情。比如：旅游、整理办公室等等。
3. 参考资料：对待这类事情的正确方法是——分类归档。

六类【可以行动】的任务

1. 2分钟行动： 2分钟内可以解决的事情——立刻去做。对付繁琐小事的。

2. 项目：需要多个步骤

3. 任务：由多个行动组成，和项目的区别是几乎都是自己要解决的事情，比如制作项目进度计划。

4. 行动：可以直接去做的事。有空的时候就立即搞定它。

5. 指派给别人完成的事：把猴子甩到别人身上。

6. 特定时间做的事：写在日程表里。

大脑是用来分析和创造的，那些需要保存的东西才是写在纸上的。

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3. 脑袋里只装一件事

好处：

• 专注
• 成就感： 将每天要做的事情写在纸上，标上优先级，然后选择一件自己感兴趣的，或者已经准备得比较充分得来做。做完一件，划掉一件。伤齐九指不如断其一指，与其每件事都做到一半，不如将一件事情完全做完，这样做起事情来更开心，更有成就感。
• 摆脱压力
• 更好的结果

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4. 脑袋里只装哪一件事？—— 下一步行动

“行动”：可以直接去做的事情
“下一步行动”：某一件事情的下一个可以行动的事情

每接手一个项目或者从第二象限取出一个任务的时候，问自己一个问题，“下一步行动是什么？”
》在纸上将任务分解成若干“行动” ——> 找到“下一步行动” ——> 执行它 —— 执行“下一个行动” —— ... —— 完成。

任何时候都问自己“下一步行动是什么”。
任何复杂的事情都是由简单的“行动”组成的。就像一个很大的毛线球，只要找到它的线头，顺着线头就会把毛线理顺的。
“下一步行动”驱动着你的人生。

写“行动”的秘诀：

秘诀1： 动词开头。以动词开头才能保证它的执行性。如：准备会议资料、回复Email。
秘诀2： 内容清晰。如”准备会议资料“虽然是动词开头，但是描述不清晰，需要准备哪些资料，几点开会，会议上要提出什么问题等等，还需要再行动前一一落实，所以这样的下一步行动是失败的。我们应该尽量给大脑一个清晰的信号，避免大脑自己“擅自加工”。
秘诀3：描述结果。要在任务开始前就对想要的结果进行描述，描述得越清晰，产生的能量就越大。 如：早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划，说服与会者认同我的营销方案。
秘诀4： 设定开始时间、周期、最后期限。

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5. 行动、任务、项目的区别

行动就是可以直接去做的事情，决定它的下一步行动其实是决定执行时机。不同的时机去做，就会产生完全不同的结果。

任务是由多个行动组成的，项目也一样。
区别：任务下的行动基本由自己独立完成，项目可能由多个人共同完成。
做一个任务关注的重点是事情本身，做一个项目关注的重点是与人的沟通协调。

例如：制作项目进度计划，是一个任务
下一步行动——》确定总工期、成本、干系人、资源
下一步——》设置里程碑
下一步——》在里程碑的基础上分解出每一个任务，并且确定时间期限、落实到人
下一步——》......
就这样一直问下去，直到完全搞清楚，然后再返回来一步步执行，这就是所谓的分解任务和以终为始。

“下一步行动是什么？”这个问题就像自行车带齿轮的踏板，我们踩着它驱动整个系统。

项目。项目不但由多个行动组成，并且需要多人或者多部门协作，所以如果你是项目负责人，那么你的重点就不是分解任务并执行，而是沟通和协调，让团队去做事，自己跟踪进度，把握全局。决定项目的下一步行动是建立框架。

行动关注事情的执行，搞定任务的终点是先想清楚结果图像是什么，然后找出实现这个结果的路径，做项目既要知道怎么搞定人，还要把握好这些人的执行情况。

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6. 组织整理：将分类的衣物重新储存

⊙ 我们有一个”收集蓝“，里面写满了“杂事”。
⊙ 我们明确了每一件杂事的意义，并且知道不同类型的事情，决定下一步行动的方式不同。

接下来：

1. 2分钟内能搞定的，立即去做；
2. 某时去做的，写到日程表，并设置提醒；
3. 行动，写入“行动清单”，有空的时候做；
4. 项目，就地决定它的下一步行动，全部写入“项目清单”；
5. 不知道什么时候去做的（如哪天有空去打羽毛球），写入“将来清单”；
6. 资料，放入合适位置存档；
7. 任务，分解为若干行动，把行动写入“行动清单”。

日程表
存放特定时间要做的事情。

将来清单
使用32开那么大的效率手册来管理所有的清单，将来清单上的内容可能要很长时间才会执行，所以我把它放在最后的位置，每周回顾的时候翻开看看，有没有事情可以孵化成行动了。

行动清单
这是每天的主要清单，排在最前面，我在每天工作的时候把效率手册放到右手边，翻开到行动清单这一页，随时可以再上面记录，当行动完成后，也随时可以从上面划掉。

项目清单
在效率手册上用专门的区域来放和项目相关的一切。

这样就组成了一个工作中的“3+1”清单系统。
每天早晨到公司，浏览一下“3+1”清单，立即就对当天要做的事情心里有数了。
每天下班时，花一点时间写下明天的待办事项。

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7. 深思：对事情做到心中有数

压力是因为焦虑，焦虑是因为缺乏掌控感所造成的。当做事有条理了之后，就不会有压力了。
要解决盲目的问题，还需要深思。

对清单系统深思至少有三个好处：

• 孵化杂事。如果不做深思的话，“将来清单”会越来越庞大，事情会一件一件地堆在那里。因此必须对这个清单进行“修剪”和“孵化”处理，不论是将已经不感兴趣的事情从清单中划掉，还是将时机成熟的事情从清单里挑出来做进一步的思考，都将有利于保持清晰有序的头脑。

• 产生灵感。每天忙于工作的时候，就是在低头赶路，一件事接着一件事，应接不暇。而深思是让我们抬头看路，找一个不被打扰的时间段，重新审视一下过去发生的事情，还有未来要做的事情，很多平时觉得棘手的事情，都会在这个时候找到灵感，总是低头赶路，会撞到电线杆的。

• 提升高度。我们不应该只看到脚下的路，我们要去选择道路，才能走得更远。让别人拿着时钟工作吧，你带着指南针！通过对自己一周工作的重新审视，向自己发问：我的目标是什么？今后遇到类似的事情应当如何取舍？当我们站在一个新的高度去看待现在的人和事，你会有前所未有的发现。

选择一个恰当的时间段也很重要。

• 每天下班。我每天下班后的最后一件事就是问自己四个问题，就像下班前的一个仪式，也是我工作和生活的平衡点，写下回答后，就放下工作。

① 今天做了些什么？
② 对哪些比较满意，哪些不满意？
③ 推进了哪些重要的事？
④ 明天的规划是什么？

将它做成小卡片，摆在桌子上，每天下班前都看一眼，回顾自己的一天。

• 每周回顾。每周日早晨。
  1. 清空收集蓝。
  邮件的收件箱、桌面纸上随手写的东西、整理办公桌或家里的环境，都算作清空收集蓝的动作，目的是为了让我们的大脑和环境清清爽爽。

2. 检视将来清单、行动清单、项目清单

• 将来清单里有没有可以孵化的任务？有的话，就把它从“将来清单”里拽出来，当作任务分解后，放到“行动清单”里。
• 行动清单里有没有已经做过但还没来得及划掉的任务？上周都做了哪些事？下周还要做哪些事？清单上的那些行动具体规划到下周的哪天执行？
• 打开项目清单浏览一下，自己下一步应该做什么？现在项目的完成度是多少？项目需要取得什么样的成果？在项目的分解、人员分配等方面有没有什么需要修正的地方？

3. 检视日程表
根据日程情况适当调整一下行动计划。

4. 本周添加收藏的内容
如网站的收藏夹、印象笔记、为知笔记里的内容，筛选出本周添加进去的内容，再做一次浏览，加深印象。

5. 年度目标
将自己的目标纳入回顾系统，通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成。比如：健康的目标，每天早起锻炼，每周跑三次步；财富的目标，心智的目标，等等。每检视年度目标一次，就被点燃一次。

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8. 行动：选择最佳方案

我们的工作和人生是可以分为六个高度去进行检视和规划的。

1. 原则（五万英尺）：思考一下自己的价值观、原则和目标，这是你工作的灵魂所在。

2. 愿景（四万英尺）：3~5年的工作目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面你需要问自己：

① 我想要什么？
② 哪些人已经做到了？
③ 他们是如何做到的？
④ 那时候我的工作和生活会是什么样的？

这样一来我们就给自己描绘了一幅图画，当我不断地回顾这幅图的时候，我要完成这些目标的愿望也就愈加强烈。

3. 目标（三万英尺）：目标是比愿景更细化的东西，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。

• 每天坚持阅读30分钟，来扩充自己的知识面，并且更深层次地研究自己所在的专属领域。

4. 责任范围（两万英尺）：工作上的角色，生活中的角色，如家庭、个人财务、精神层面等；兴趣爱好上的角色；要把每一个角色扮演好，就需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离。把自己责任范围内的事情做得漂亮，才有可能升职或者有其他进一步的发展。

5. 任务（一万英尺）：这包含了任务和项目。虽然我们已经有了一个“自上而下”的目标系统，但是我们仍然要将注意力放在眼前的一个个项目上。

6. 下一步行动（跑道）：这是最为细枝末节的事件，我们要将它们全部放进行动清单，然后一一消灭。谁更关注细节，谁就能获得更大的成功。只有职业规划清晰的人，才会驾车进入快车道，直奔目标而去。

利用一个月的时间去思考自己的未来发展，然后制定一个“自上而下”的职业规划；当这个规划确定之后，我会“自下而上”地搞定自己的工作，并且在工作的过程中随时修订自己的规划，这是我的工作方式。这样就可以做到忙碌但不盲目了。

我们在选择究竟执行哪一个行动的时候，通常会根据四重标准进行。

• 重要性：决策行动的下一个标准就是相对重要性，即在所有剩余的这些选择中，对我来说，哪一项最重要？职业观，四象限。
• 环境：利用环境将一类事情集中处理，可以大大提高我们的工作效率。
• 时间：时间是决定行动的关键因素。我们必须考虑现在到底有多长时间可以用来处理手头的事情，利用生活中的“时间片”，在3~5分钟内迅速完成一项任务。
• 精力：保持自己的节奏，将繁琐的、难度大的任务用简单的任务连接起来，这样能有效防止疲劳，也有利于集中精力。